São Paulo
Decreto Estadual de São Paulo nº 64355, de 31 de julho de 2019
Nº 64355/2019
Art. 1.
- Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Programa SP Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
§ 1º- A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública dar-se-á gradualmente, observado cronograma de datas aprovado por resolução do Secretário de Governo.
§ 2º- A partir da data de implantação, prevista no cronograma a que se refere o § 1º deste artigo, junto a cada órgão ou entidade da Administração Pública, todos os documentos deverão ser produzidos digitalmente no respectivo âmbito.
Artigo 2º. - Para os fins deste decreto, consideram-se:
Iassinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
IIassinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
IIIautenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IVcaptura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
Vcertificação digital: atividade de reconhecimento de documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por autoridade certificadora;
VIdisponibilidade: razão entre período de tempo em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;
VIIdocumento arquivístico: documento de arquivo a que se refere o inciso IX do artigo 3º do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012;
VIIIdocumento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
IXdocumento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
Xdocumento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a)nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
b)capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento;
XIformato de arquivo: regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário ou padronizado;
XIIgestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução racional e eficiente de arquivos;
XIIIintegridade: propriedade do documento completo e inalterado;
XIVlegibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
XVmetadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais no tempo;
XVIpreservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
XVIIprocesso eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XVIII - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Artigo 3º. - São objetivos do Programa SP Sem Papel:
Iproduzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
IIimprimir maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
IIIassegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IVassegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
JOÃO DORIA, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
Considerando a necessidade de racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior eficiência na execução de políticas públicas, programas e ações de governo, com a qualificação do gasto público;
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, assegurada a integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais; e
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital,
Decreta:
Art. 4.
- A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012, e das demais normas aplicáveis.
Art. 5.
- A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§ 1º- O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 2º- Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 6.
- Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º- Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º- Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3º- Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento.
Art. 7.
- O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, bem como os critérios técnicos definidos pelo Comitê de Governança Digital a que alude o artigo 13 deste decreto, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
§ 1º- A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.
§ 2º- A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.
§ 3º- Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
1. os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;
2. os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente;
3. os resultantes de cópia simples serão assim considerados.
§ 4º- O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.
§ 5º- Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão ou entidade da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Art. 8.
- O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§ 1º- O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2º- Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º- A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 9º e 10 deste decreto.
Art. 9.
- A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração Pública, procedimento para verificação.
Art. 10.
- Os órgãos e entidades da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 11.
- Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 7º deste decreto.
Parágrafo único- Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no “caput” deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Art. 12.
- No ambiente digital de gestão documental, os documentos serão avaliados e classificados de acordo com os Planos de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim, a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
§ 1º- Os documentos digitais serão associados a metadados descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade.
§ 2º- O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as normas e os padrões definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado.
§ 3º- Os documentos digitais serão eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e atividades-fim, a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 13 . - Fica instituído, junto à Secretaria de Governo, o Comitê de Governança Digital do Programa SP Sem Papel, com as seguintes atribuições:
Ipropor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
IIassegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
IIIcontrolar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IVfixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa SP Sem Papel;
Vpromover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa SP Sem Papel, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão documental;
VIanalisar propostas apresentadas por órgãos e entidades da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VIIdisciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIIImanifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo único- O Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, da Unidade do Arquivo Público do Estado, fornecerá o apoio necessário ao Comitê de Governança Digital para desempenho de suas atribuições.
Artigo 14 . - O Comitê de Governança Digital será integrado por representantes e respectivos suplentes designados pelo Secretário de Governo, na seguinte conformidade:
I3 (três) da Secretaria de Governo, sendo:
a)1 (um) do Gabinete do Secretário, que coordenará os trabalhos;
b)o Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;
c)1 (um) da Coordenação de Tecnologia da Informação e Comunicação - CTIC;
II1 (um) da Secretaria da Fazenda e Planejamento, indicado pelo Titular da Pasta;
III1 (um) da Procuradoria Geral do Estado, indicado pelo Procurador Geral do Estado;
IV1 (um) da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP.
§ 1º- O regimento interno do Comitê de Governança Digital será aprovado mediante resolução do Secretário de Governo.
§ 2º- O Comitê de Governança Digital poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.
§ 3º- O representante ou suplente a que se refere o inciso IV deste artigo participará das deliberações do Comitê de Governança Digital nas hipóteses em que não houver conflito de interesses, observado o disposto no artigo 18 deste decreto.
§ 4º- A participação no Comitê de que trata este artigo não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.
Artigo 15 . - À Unidade do Arquivo Público do Estado de São Paulo cabe:
Isecretariar as atividades do Comitê de Governança Digital;
IIassessorar o Comitê de Governança Digital na fixação de diretrizes e parâmetros de implementação e manutenção do ambiente digital de gestão documental, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão documental;
IIIpromover a modelagem e a padronização da produção de documentos digitais, de forma coordenada com os órgãos e as entidades da Administração Pública;
IVauxiliar e orientar os órgãos e as entidades da Administração Pública na implantação, execução e manutenção do Programa SP Sem Papel, observadas as deliberações do Comitê de Governança Digital;
Vpromover estudos e propor critérios para a migração de dados, a interoperabilidade ou a integração com sistemas legados;
VIorientar a identificação, análise tipológica, padronização do fluxo e modelagem de documentos digitais.
§ 1º- O Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado editará, no prazo de 30 (trinta) dias contados da publicação deste decreto, portaria veiculando os requisitos arquivísticos e respectivos metadados a serem observados no ambiente digital de gestão documental.
§ 2º- A inclusão de modelos de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental será solicitada, por meio do sistema eletrônico, à Unidade do Arquivo Público do Estado, devendo observar o disposto no artigo 18 do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
Artigo 16 . - Às Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADAs dos órgãos e entidades da Administração Pública, observadas as disposições dos Decretos nº 29.838, de 18 de abril de 1989, nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, e nº 58.052, de 16 de maio de 2012, nos seus respectivos âmbitos de atuação, cabe:
Ia gestão de documentos digitais;
IIo acompanhamento da implantação, da execução e da manutenção do ambiente digital de gestão documental;
IIIa modelagem de documentos digitais, observado o disposto nos §§ 1º e 2º do artigo 15 deste decreto.
Art. 17.
- Às unidades de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública cabe monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.
Art. 18.
- À Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessários para o Programa SP Sem Papel, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos e às entidades da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Art. 19.
- A manutenção e o constante aprimoramento do ambiente digital de gestão documental observarão as diretrizes, as normas e os procedimentos definidos na política estadual de arquivos e de gestão documental.
Parágrafo único- Caberá aos órgãos e entidades da Administração Pública, no âmbito de suas atribuições, estabelecer programas, estratégias e ações para acompanhar as mudanças tecnológicas e prevenir a fragilidade dos suportes, conforme definido pelo Comitê de Governança Digital.
Art. 20.
- O representante da Fazenda do Estado perante empresas por este controladas adotará providências visando à aplicação do disposto neste decreto, no que couber, a essas entidades.
Art. 21.
- A Corregedoria Geral da Administração, da Secretaria de Governo, dentro de suas atribuições, acompanhará o cumprimento do disposto neste decreto.
Art. 22.
- As universidades públicas estaduais poderão, mediante celebração de instrumentos específicos, aderir ao ambiente digital de gestão documental.
Art. 23.
- O Secretário de Governo poderá, mediante resolução, editar normas complementares necessárias ao cumprimento deste decreto.
Artigo 24 . - A alínea “c” do inciso IV do artigo 6º do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009, passa a vigorar com a seguinte redação:
“c) do Centro de Processamento de Informações Digitais, o Núcleo de Suporte de Imagens Digitais e o Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados;”. (NR)
Artigo 25 . - Ficam acrescidos os seguintes dispositivos ao Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009:
Iao artigo 3º:
a)a alínea “c” do inciso III:
“c) Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados;”;
b)a alínea “e” do inciso IV:
“e) Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais;”;
IIao artigo 10, o inciso IV:
“IV - por meio do Núcleo de Desenvolvimento e Evolução de Sistemas Informatizados:
a)propor o uso de novas tecnologias para implantação da política estadual de arquivos e gestão documental;
b)promover ações de desenvolvimento, implantação, aprimoramento e manutenção de sistemas informatizados;
c)colaborar na definição de requisitos que garantam a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos digitais, visando à implantação de repositório digital confiável;
d)colaborar com ações de capacitação e orientação técnica permanente no processo de implantação e operação de sistemas informatizados.”;
IIIo artigo 16-A:
“
Artigo 16-A . - O Centro de Gestão e Preservação de Documentos Digitais tem, por meio do seu Corpo Técnico, as seguintes atribuições:
Ipromover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas;
IIpropor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental;
IIIpropor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;
IVpropor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções;
Vapoiar as atividades e organizar o expediente do Comitê de Governança Digital.”.
Art. 26.
- Ficam extintos, no Quadro de Pessoal da Secretaria de Governo, 7 (sete) cargos vagos de Oficial Operacional.
Parágrafo único- O Departamento de Recursos Humanos, da Secretaria de Governo, providenciará, no prazo de 15 (quinze) dias contados a partir da data da publicação deste decreto, a relação dos cargos extintos por este artigo, com indicação do último ocupante e motivo da vacância.
Art. 27.
- Após a entrada em vigor deste decreto, fica vedado aos órgãos e entidades da Administração Pública a contratação, o desenvolvimento ou a adoção de sistemas informatizados que tenham o mesmo escopo dos sistemas integrantes do ambiente digital de gestão documental.
Artigo 28 . - Este decreto e suas disposições transitórias entram em vigor na data da sua publicação, observados, em especial, os §§ 1º e 2º de seu artigo 1º, ficando revogados:
IIo Decreto nº 57.285, de 26 de agosto de 2011;
IIIo Decreto nº 57.286, de 26 de agosto de 2011;
Art. 1.
- A partir da data da implantação do Programa SP Sem Papel junto aos órgãos e entidades da Administração Pública, documentos e processos em curso deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados, até o seu encerramento definitivo.
Parágrafo único- A produção de documentos ou processos híbridos será disciplinada pelo Comitê de Governança Digital.
Art. 2.
- No prazo de até 3 (três) anos contados da data da publicação deste decreto, os órgãos e as entidades da Administração Pública deverão providenciar a adequação de sistemas informatizados em operação aos requisitos arquivísticos definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado, bem como a migração, a integração ou a interoperabilidade de sistemas legados com o ambiente digital de gestão documental.
Artigo 3º. - Eventuais projetos em desenvolvimento visando à produção digital ou à gestão eletrônica de documentos digitais deverão ser encaminhados ao Comitê de Governança Digital, para avaliação de sua conformidade com os requisitos arquivísticos obrigatórios e a política estadual de gestão documental.
Palácio dos Bandeirantes, 31 de julho de 2019
JOÃO DORIA
Gustavo Diniz Junqueira
Secretário de Agricultura e Abastecimento
Patrícia Ellen da Silva
Secretária de Desenvolvimento Econômico
Sergio Henrique Sá Leitão Filho
Secretário da Cultura e Economia Criativa
Rossieli Soares da Silva
Secretário da Educação
Henrique de Campos Meirelles
Secretário da Fazenda e Planejamento
Flavio Augusto Ayres Amary
Secretário da Habitação
João Octaviano Machado Neto
Secretário de Logística e Transportes
Paulo Dimas Debellis Mascaretti
Secretário da Justiça e Cidadania
Marcos Rodrigues Penido
Secretário de Infraestrutura e Meio Ambiente
Celia Kochen Parnes
Secretária de Desenvolvimento Social
Marco Antonio Scarasati Vinholi
Secretário de Desenvolvimento Regional
José Henrique Germann Ferreira
Secretário da Saúde
João Camilo Pires de Campos
Secretário da Segurança Pública
Nivaldo Cesar Restivo
Secretário da Administração Penitenciária
Alexandre Baldy de Sant’Anna Braga
Secretário dos Transportes Metropolitanos
Aildo Rodrigues Ferreira
Secretário de Esportes
Vinicius Rene Lummertz Silva
Secretário de Turismo
Celia Camargo Leão Edelmuth
Secretária dos Direitos da Pessoa com Deficiência
Julio Serson
Secretário de Relações Internacionais
Antonio Carlos Rizeque Malufe
Secretário Executivo, Respondendo pelo Expediente da Casa Civil
Rodrigo Garcia
Secretário de Governo
Publicado na Secretaria de Governo, aos 31 de julho de 2019.
Citada por 8 normas
Normas do acervo que mencionam esta.
- Decreto Estadual de São Paulo nº 67641, de 10 de abril de 2023
- Decreto Estadual de São Paulo nº 67301, de 24 de novembro de 2022
- Decreto Estadual de São Paulo nº 66509, de 15 de fevereiro de 2022 · 2 menções
- Decreto Estadual de São Paulo nº 66426, de 10 de janeiro de 2022
- Decreto Estadual de São Paulo nº 66417, de 30 de dezembro de 2021
- Decreto Estadual de São Paulo nº 66017, de 15 de setembro de 2021
- Decreto Estadual de São Paulo nº 66016, de 15 de setembro de 2021
- Decreto Estadual de São Paulo nº 65347, de 9 de dezembro de 2020 · 2 menções