Ao Departamento Administrativo compete:Iatuar como unidade de apoio administrativo ao Gabinete do Secretário, com atuação transversal em nível hierárquico dos demais Departamentos;
IIcoordenar a gestão dos processos, físicos e eletrônicos, originários da Secretaria ou por ela recebidos, promovendo seu registro, distribuição e monitoramento;
IIIcoordenar a gestão documental e a publicação dos atos da Secretaria;
IVplanejar, coordenar e executar as ações orçamentária e financeira da Secretaria e monitorar o orçamento, visando assegurar o melhor dispêndio dos recursos;
Vplanejar, coordenar e executar as ações nas áreas de contratos e congêneres;
VIplanejar, coordenar e executar as ações nas áreas de logística, patrimônio, recursos materias e compras;
VIIplanejar, coordenar e executar a gestão de pessoas da Secretaria;
VIIIplanejar, coordenar e executar as ações nas áreas de informática e tecnologia da informação;
IXinstruir os processos de afastamento, de diárias e de deslocamentos terrestres dos servidores da Secretaria, bem como tomar as providências necessárias para a emissão das passagens, para a ordenação das despesas e pagamentos decorrentes desses processos;
Xacompanhar as alterações legislativas e os expedientes administrativos que possam impactar a Secretaria;
XIcoordenar e orientar a elaboração de propostas e de projetos que levem à melhoria do desenvolvimento das atividades administrativas da Secretaria;
XIIsubsidiar tecnicamente o Secretário de Estado nas questões relacionadas à gestão das atividades administrativas da Pasta; e
XIIIexecutar outras atividades correlatas ou que lhe venham a ser atribuídas pelo Secretário de Estado da Reconstrução Gaúcha.
§ 1ºÀ Divisão de Tecnologia da Informação e Apoio Administrativo:
Iplanejar, organizar e gerenciar os serviços da área de tecnologia da informação e comunicação visando à otimização dos serviços e utilização dos recursos sob sua responsabilidade;
IIsupervisionar as atividades da área de suporte técnico aos usuários, compreendendo hardwares, softwares e sistemas operacionais de rede;
15
IIIelaborar as políticas, normas e procedimentos relativos à tecnologia da informação e comunicação zelando pelo seu cumprimento;
IVpropor planos de investimentos visando à atualização tecnológica;
Vadministrar a rede de computadores e supervisionar a manutenção dos programas e sistemas implantados;
VIzelar pela segurança da informação, elaborando, implantando e gerenciando a aplicação de normas e políticas de proteção aos ativos e sistemas;
VIImonitorar o desempenho dos sistemas implantados e recursos técnicos instalados;
VIIIpropor, modelar, especificar, implementar e testar soluções informatizadas, bem como capacitar usuários para sua utilização;
IXcoordenar equipes de desenvolvimento de sistemas orientado em soluções mais complexas, aplicando conhecimentos técnicos e utilizando novas ferramentas e tecnologias da internet;
Xelaborar e realizar levantamentos sobre informações e dados para estudo e implantação de sistemas;
XIexecutar a gestão dos processos, físicos e eletrônicos, originários da Secretaria ou por ela recebidos, promovendo seu registro, distribuição, arquivamento e monitoramento;
XIIexecutar a gestão documental e a publicação dos atos da Secretaria;
XIIIcontrolar e manter organizado o arquivo de Expedientes Administrativos;
XIVefetuar a transferência de Expediente Administrativo para o Arquivo Público;
XVrepresentar a Secretaria nos órgãos estaduais nas áreas relacionadas com as atividades da Divisão;
XVIrelacionar-se com órgãos externos à Secretaria no âmbito de suas competências; e
XVIIatender as demais atividades atribuídas ou delegadas pelo Diretor Administrativo.
§ 2ºÀ Divisão de Orçamento e Finanças compete:
Ielaborar e encaminhar a proposta orçamentária anual da Secretaria, após aprovação do Secretário;
IIexecutar o controle dos recursos orçamentários da Secretaria;
IIIcontrolar os recursos provenientes de convênios ou outras fontes orçamentárias da Secretaria;
IVexecutar, controlar e orientar, internamente, as atividades referentes ao sistema de administração financeira do Estado do Rio Grande do Sul;
Vcontrolar, prever e providenciar abertura de créditos adicionais e liberação de verbas;
VIorientar na preparação da Tomada de Contas dos ordenadores de despesa responsáveis pelos órgãos da Secretaria e manter registro dos pareceres emitidos pela Contadoria e Auditoria-Geral do Estado;
VIIefetuar a programação das liberações mensais dos recursos oriundos do Tesouro do Estado;
VIIIencaminhar Expedientes Administrativos à Secretaria da Fazenda e à Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão solicitando orçamentos, liberação de recursos, bem como os créditos suplementares;
IXcontrolar o fluxo financeiro das contas da Secretaria;
Xexecutar e controlar todos os procedimentos relativos a empenho, liquidação e pagamentos dos processos sob sua responsabilidade;
16
XImanter registro dos ordenadores de despesas de cada atividade da Secretaria;
XIIrevisar os Expedientes Administrativos encaminhados para pagamento;
XIIIcontrolar e encaminhar os empenhos à Seccional da Contadoria e Auditoria-Geral do Estado - CAGE, para liquidação;
XIVelaborar e conferir cálculos relativos aos registros dos contratos firmados pela Secretaria;
XVmanter cópia dos documentos fiscais de convênios para elaboração de prestações de contas;
XVIelaborar prestações de contas com recursos de convênios conforme normas estabelecidas pelas entidades financiadoras;
XVIIprovidenciar a elaboração de autorização de empenhos, bem como a assinatura pelos respectivos ordenadores;
XVIII - examinar, registrar e encaminhar à CAGE, os processos administrativos de prestação de contas de adiantamentos para exame e parecer;
XIXcontrolar, conferir e arquivar processos de prestação de contas de diárias dos servidores da Secretaria, após a homologação pelo Ordenador de Despesas;
XXrelacionar-se com órgãos externos à Secretaria no âmbito de suas competências; e
XXIatender as demais atividades atribuídas ou delegadas pelo Diretor Administrativo.
§ 3ºÀ Divisão de Compras, Materiais e Contratos compete:
Ipromover as condições para a aquisição dos materiais necessários ao desenvolvimento das atividades da Secretaria;
IIreceber, examinar, controlar e encaminhar as solicitações de compra de material;
IIIprovidenciar o suprimento dos materiais necessários ao almoxarifado;
IVrelacionar-se com órgãos externos à Secretaria no âmbito de suas competências;
Vexecutar, orientar e examinar os inventários de bens patrimoniais da Secretaria;
VImanter atualizados os registros quanto a qualquer movimentação referente aos bens patrimoniais da Secretaria;
VIIexaminar e emitir parecer sobre a alienação e/ou baixa de bens patrimoniais da Secretaria;
VIIIencarregar-se da guarda, fiscalização, armazenamento e gerenciamento do material estocado adquirido para a Secretaria, bem como a sua distribuição, registrando as entradas e saídas;
IXprogramar, coordenar e promover a execução e a fiscalização das atividades relativas à administração de material e patrimônio no âmbito da Secretaria;
Xfiscalizar a execução de obras nas dependências da Secretaria;
XIprovidenciar a conservação e o conserto de móveis e equipamentos;
XIIfiscalizar os serviços de copa, limpeza, conservação e segurança das áreas da Secretaria;
XIIIelaborar minutas de contratos, convênios, cessão de uso, cedências de bens, doações e outros da Secretaria;
XIVanalisar os processos de aquisição de bens e execução de serviços, enquadrandoos na legislação vigente;
XVmanter o controle cadastral sobre todos os documentos inerentes a sua área de atuação;
17
XVImanter histórico do cumprimento dos contratos, convênios e outros termos, subsidiando os interessados quanto ao cumprimento.
XVIIcontrolar e fiscalizar deslocamentos com veículos de frota e despesas relacionadas; e
XVIII - atender as demais atividades atribuídas ou delegadas pelo Diretor Administrativo.
§ 4ºÀ Divisão de Logística compete:
Ielaborar documentos e instruir processos de afastamento da sede, diárias e deslocamento terrestre;
IIprovidenciar transporte aéreo e terrestre, assim como itinerários de deslocamento;
IIIprovidenciar a compra e emissão de passagens aéreas;
IVoperar o sistema de gerenciamento do estacionamento no Centro Adminisrativo Fernando Ferrari - CAFF;
Vfiscalizar contratos de fornecimento de passagens aéreas;
VIfiscalizar contratos de aluguel de veículo;
VIIreceber, analisar e emitir informação sobre notas fiscais e faturas para liquidação de serviços logísticos;
VIIIgerenciar a manutenção, abastecimento e diário de bordo dos veículos; IX providenciar as solicitações de diárias dos motoristas;
Xmanter registro permanente das atividades da área, efetuando o controle;
XIrelacionar-se com órgãos externos à Secretaria no âmbito de suas competências; e
XIIatender as demais atividades atribuídas ou delegadas pelo Diretor Administrativo.