Ao Departamento Administrativo - DA - compete:Isupervisionar e coordenar o planejamento, a organização e a execução das atividades relacionadas à administração de pessoal, de orçamento, de finanças, de material, de patrimônio, de serviços gerais, de protocolo e de arquivo;
IIprestar assessoramento ao Diretor Geral e ao Secretário de Estado nas questões concernentes às atividades administrativas do órgão central;
IIIelaborar e coordenar as políticas de gestão de pessoas, financeira, contábil, de compras, de serviços, de transporte, de protocolo, de patrimônio, de contratos e demais atividades referentes ao apoio administrativo da Secretaria, adotando as providências pertinentes, e
IVorientar as demais unidades organizacionais nos assuntos pertinentes a sua área.
§ 1ºÀ Divisão de Pessoal compete:
Isupervisionar, coordenar, acompanhar, organizar e executar as atividades de administração de pessoal no âmbito da Secretaria;
IIestudar processos relativos ao pessoal das unidades organizacionais da Secretaria e elaborar informações pertinentes;
IIImanter atualizada a coletânea de leis e de decretos referente a pessoal;
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IVelaborar atos referentes à nomeação, à designação, à exoneração, à dispensa e todos os demais relativos a pessoal, no âmbito da Secretaria;
Vmanter atualizado o controle de provimento e de vacância de cargos efetivos, de cargos de confiança e de funções gratificadas da Secretaria;
VIatender às exigências do Ministério do Trabalho e Emprego, da Previdência Social, do Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PIS/PASEP, dos Conselhos Profissionais e dos demais órgãos relacionados com o pessoal regido pela Consolidação das Leis do Trabalho;
VIIorganizar os dados para as relações de promoções dos servidores lotados e em exercício no órgão central, de acordo com a legislação de cada quadro;
VIIIcoordenar e controlar a efetividade dos estagiários da Secretaria;
IXcontrolar a expedição e a devolução de crachás funcionais dos servidores e dos estagiários do órgão central, e
Xanalisar e instruir os processos relativos a afastamentos, sem ônus para o Estado, de servidores lotados na Secretaria, para fora do Estado ou do País.
§ 2ºÀ Divisão de Finanças compete:
Iparticipar da elaboração de propostas relativas ao orçamento anual e das programações periódicas, bem como coordenar e acompanhar a execução orçamentária da Secretaria, realizando os registros contábeis nos Sistemas de Administração Financeira do Estado - AFE - e de Finanças Públicas do Estado - FPE;
IIelaborar a programação financeira e a tomada de contas anual da Secretaria;
IIIemitir autorizações, distribuições e estornos de empenhos, propor abertura de créditos adicionais e fornecer elementos necessários ao controle do sistema orçamentário e financeiro da Secretaria;
IVconfeccionar e controlar as Solicitações de Recursos Orçamentários - SRO - de custeio, com a finalidade de atender às despesas programadas da Secretaria;
Vreservar dotação orçamentária para a execução dos contratos;
VImanter atualizado o registro dos ordenadores de despesas da Secretaria;
VIIprestar informações e apresentar aos órgãos de fiscalização e de controle interno e externo os elementos necessários ao acompanhamento da execução contábil e da prestação de contas da execução financeira da Secretaria;
VIIIanalisar e instruir os processos relativos a afastamentos, com ônus para o Estado, de servidores lotados na Secretaria, para fora do Estado ou do País;
IXcalcular e preencher requisições de pagamento de diárias, requisitar passagens aéreas e processar a comprovação de despesas de viagens dos servidores lotados no órgão central;
Xemitir relatórios das faturas em aberto e dos débitos da Secretaria;
XIprovidenciar processos de adiantamento de numerários dos órgãos da Secretaria;
XIIrealizar a análise das planilhas de custos referentes às solicitações de repactuações, de revisões,de reajustes e de acréscimos nos valores contratuais; e
XIIIreceber, conferir e autuar as notas fiscais relativas aos contratos da Secretaria, bem como manter atualizado, em arquivo digital, o controle dos pagamentos.
§ 3ºÀ Divisão de Material e Patrimônio compete:
Isupervisionar, organizar e executar as atividades relacionadas à aquisição, ao recebimento, à guarda, à distribuição, ao registro, ao inventário, ao estoque físico e financeiro dos materiais de consumo e de bens permanentes da Secretaria;
IIinstruir processos de compra de material e manter atualizado o cadastro de fornecedores;
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IIIpromover a conservação e a recuperação de bens, recolhendo os ociosos, os antieconômicos e os inservíveis, providenciando a sua destinação, em conformidade com a legislação aplicável, no âmbito da Secretaria;
IVcoordenar, fiscalizar e executar as atividades relacionadas à prestação de serviços de telefonia móvel e de reprografia no âmbito da Secretaria, e
Vexaminar, controlar e gerenciar os inventários dos bens móveis com a antecedência necessária para a elaboração do relatório anual da Secretaria.
§ 4ºÀ Divisão de Serviços Gerais, Protocolo e Arquivo compete:
Iexecutar, coordenar e fiscalizar as atividades relativas aos contratos de prestação de serviços terceirizados, de manutenção e de conservação do complexo predial, dos transportes, do protocolo, do arquivo e das demais atividades auxiliares da Secretaria;
IIcontrolar a conservação, a manutenção e o abastecimento dos veículos da Secretaria, bem como fiscalizar os diários de bordo, verificando a quilometragem e os respectivos deslocamentos realizados;
IIIcontrolar as autuações de trânsito envolvendo viaturas, providenciando a identificação do condutor ao órgão autuador no prazo legal, bem como a cobrança do valor da multa ao servidor infrator ou a apresentação de defesa administrativa, quando for o caso;
IVefetuar o cadastro dos veículos dos servidores, dos estagiários e dos terceirizados que efetivamente exerçam suas funções no edifício-sede da Secretaria, para fins de controle de acesso à área interna de estacionamento;
Vdar início e instruir processos de compra de materiais e de contratação de serviços terceirizados necessários à rotina dos imóveis vinculados à Secretaria;
VIfiscalizar e controlar o consumo de água, de luz e o descarte de resíduos da Secretaria, adotando medidas voltadas ao seu uso racional e adequado à legislação, sobretudo ambiental;
VIIcoordenar e executar os serviços de protocolo, de expedição de documentos e de arquivo da administração da Secretaria;
VIIIreceber documentos para autuação em expedientes no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA - e, excepcionalmente, no Sistema de Protocolo Integrado - SPI, mediante ordem expressa da direção do departamento;
IXcoordenar os grupos de trabalho e as comissões internas constituídas com a finalidade de implantar e de atualizar os instrumentos de gestão documental em parceria com os demais órgãos do Sistema de Arquivo do Estado - SIARQ/RS;
Xtransferir, recolher e gerir documentos das unidades administrativas para a Unidade de Gestão Documental, prevista no Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015, providenciando, quando cabível, a elaboração de editais, de listagens e de termos de eliminação para publicação; XIcoordenar, no âmbito da Secretaria, a implantação do Plano de Classificação de Documentos - PCD, em suporte físico e digital;
XIIaplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, proceder aos registros de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS e providenciar o descarte necessário, e
XIIIcadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos - AAP - os documentos permanentes produzidos pelo órgão central, acondicionando-os e identificando-os para preservação e recolhimento ao Arquivo Público do Estado - APERGS.
§ 5ºÀ Divisão de Contratos compete:
Ianalisar as minutas de contrato dos editais de licitação a serem publicados;
IIIrealizar a publicação dos atos tendentes à formalização dos contratos administrativos;
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IVcontrolar os prazos estabelecidos nos editais e nos contratos pertinentes à administração central da Secretaria
Vmanter atualizado o banco de dados dos contratos vigentes e a relação nominal dos respectivos fiscais;
VIprovidenciar o cadastramento dos contratos no Sistema de Finanças Públicas do Estado - FPE - e publicação no Sistema de Gerenciamento de Matérias - SGM;
VIIauxiliar a Divisão de Finanças na análise das planilhas de custos referentes às solicitações de repactuações, de revisões, de reajustes e de acréscimos nos valores contratuais, controlando e acompanhando o regular andamento do processo;
VIIIauxiliar e acompanhar a fiscalização de contratos celebrados pela Secretaria, sugerindo a aplicação de penalidades em caso de descumprimento contratual;
IXexecutar as atividades administrativas relacionadas aos procedimentos de formalização dos contratos, de alterações, de prorrogação, de repactuação, de reajuste, de revisão, de aplicação de sanções e de rescisão contratual, bem como solicitar e controlar as garantias exigidas nos contratos;
Xorientar os métodos e os procedimentos a serem adotados pelos fiscais no cumprimento das obrigações contidas nos editais e nos contratos firmados com a administração central da Secretaria;
XIauxiliar, acompanhar e fiscalizar a atuação dos fiscais no cumprimento das obrigações contidas nos editais e nos contratos firmados com a administração central da Secretaria, informando à administração superior a desídia ou a irregularidade praticada pelo fiscal, com vista a apurar responsabilidades;
XIIacompanhar os procedimentos adotados pelos fiscais para aplicação de sanções relativas ao descumprimento das cláusulas contratuais, auxiliando e providenciando notificação de aplicação de penalidade por descumprimento contratual, e
XIIIincluir e cadastrar os credores no Sistema de Administração Financeira do Estado.