Rio Grande do Sul
Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 52808, de 18 de dezembro de 2015
Nº 52.808/2015
Art. 1.
O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, criado conforme os termos do Decreto nº 20.818, de 26 de dezembro de 1970, passa a ter por objetivos:
Izelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos documentos arquivísticos públicos;
IIracionalizar e padronizar a produção de documentos arquivísticos públicos;
IIIassegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder Executivo Estadual;
IVregular o acesso aos documentos arquivísticos públicos, de acordo com a legislação vigente;
Vnormatizar o uso de tecnologias no que tange a gestão de documentos arquivísticos; e
VIpromover o inter-relacionamento entre os poderes, entes municipais e arquivos privados.
Parágrafo únicoIntegram o patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração do Estado do Rio Grande do Sul e que se distribuem em:
IArquivos Correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos com efeitos administrativos e legais plenos e que aguardam o cumprimento das finalidades que determinaram sua produção;
IIArquivos Intermediários: os conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que passaram dos efeitos em curso e não constituam objeto de consultas frequentes e devem aguardar a destinação para eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e
IIIArquivos Permanentes, constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor histórico, probatório e informativo, extrapolando a finalidade específica de sua criação e que devem ser definitivamente preservados e acessíveis ao público.
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Gabinete de Consultoria Legislativa
Reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado, e
considerando a necessidade de atualizar a legislação existente referente à gestão de documentos arquivísticos do Estado,
considerando a Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências e o Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que a regulamenta e institui o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;
considerando a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
considerando o Decreto nº 49.111, de 16 de maio de 2012 que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Estadual, a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações;
considerando que o patrimônio arquivístico é um bem público e que cabe ao Estado assegurar a sua proteção, tendo em vista o seu valor administrativo, histórico e de interesse público e social;
considerando que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração Pública e à História; e
considerando, ainda, que as atividades de administração dos documentos arquivísticos se compõem de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmônico e integrado, respeitando a especialidade de cada órgão gerador de documentação,
DECRETA:
Art. 2.
Integram o SIARQ/RS, todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.
Parágrafo únicoAos Municípios do Estado é facultada a adesão ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS - por meio da assinatura de Termo de Adesão pelo respectivo titular do orgão ou entidade.
Art. 3.
O SIARQ/RS fica vinculado à Secretaria da Modernização Administrativa e Recursos Humanos, com a seguinte composição:
IPresidência, que será exercida pelo Secretário de Estado da Modernização Administrativa e Recursos Humanos;
IIComitê Gestor:
a)Diretor do Arquivo Público do Estado - APERS, que o presidirá;
b)um representante da Secretaria da Casa Civil;
c)um Procurador do Estado, da Procuradoria-Geral do Estado - PGE;
d)um historiador da Secretaria da Cultura;
e)um representante dos Órgãos de Segurança do Estado;
f)um Auditor Fiscal da Receita Estadual, da Secretaria da Fazenda - SEFAZ;
g)dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado;
h)um representante do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul;
i)um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul - PROCERGS; e
j)um Auditor Público Externo, do Tribunal de Contas do Estado - TCE, na qualidade de convidado.
IIIÓrgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul - APERS;
IVÓrgãos Executivos:
a)Órgãos do Poder Executivo Estadual; e
b)Municípios que aderirem ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.
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Parágrafo únicoO funcionamento do Comitê Gestor será estabelecido em Regulamento.
Art. 4.
Compete à Presidência:
Iexpedir atos normativos com vista à regulamentação das ações do SIARQ/RS;
IIrepresentar o SIARQ/RS perante os demais órgãos que o compõem;
IIIassinar os Termos de Adesão ao SIARQ/RS; e
IVpropor ao Governador do Estado que sejam declarados de interesse público e social os arquivos privados, indicados pelo Comitê Gestor, que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento do Estado.
Art. 5.
Compete ao Comitê Gestor:
Iapreciar alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental do Estado;
IIavaliar e aprovar as diretrizes e os instrumentos de Gestão Documental e Preservação propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS;
IIIconvocar especialistas de outras áreas para auxiliar na plena execução das atribuições do Comitê por meio de Grupos de Trabalho - GT's - para estudos técnicos, quando necessário;
IVpropor medidas para a concretização das políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS;
Vrecomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Estado;
VIestimular os órgãos a disponibilizarem recursos financeiros e humanos necessários à implantação das políticas de Gestão Documental;
VIIemitir parecer sobre a declaração de interesse público aos arquivos privados que contenham fontes para a pesquisa, a história, a cultura e o desenvolvimento do Estado, nos termos do art. 12, da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e
VIIIzelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/RS.
Art. 6.
Compete ao Órgão Gestor:
Ielaborar, segundo princípios arquivísticos, as diretrizes e os instrumentos para implantação da Gestão Documental e Preservação de documentos arquivísticos, independente do suporte dos mesmos;
IIelaborar estudos e diagnósticos para subsidiar as ações do SIARQ/RS;
IIIorientar e capacitar os Órgãos Executivos para a implantação das diretrizes e dos instrumentos de Gestão Documental;
IVexercer a orientação técnica dos grupos de trabalho e comissões internas quanto à gestão documental e à preservação dos documentos de arquivo;
Vaprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos;
VIparticipar do planejamento, da elaboração e da implantação de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;
VIIparticipar da elaboração de projetos que envolvam migração de suportes de documentos arquivísticos, como microfilmagem e digitalização;
VIIIdefinir padrões de tipologias documentais;
IXestimular e auxiliar os Municípios na implantação de políticas de gestão documental e preservação;
Xdifundir o patrimônio documental dos integrantes do SIARQ/RS por meio de seu portal institucional;
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XIpromover eventos culturais com objetivo de difundir as políticas públicas de arquivo no RS; e
XIIpromover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados para intercâmbio das atividades arquivísticas.
Art. 7.
Compete aos Órgãos Executivos:
Ipromover a gestão, a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas arquivísticas emanadas pelo SIARQ/RS;
IIcriar grupos de trabalho e/ou comissões internas para definir, implantar e atualizar os instrumentos de gestão documental, com orientação técnica do Órgão Gestor do SIARQ/RS;
IIIaplicar o Plano de Classificação de Documentos - PCD - na documentação, independente do seu suporte;
IVaplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD - e proceder aos registros necessários de acordo com Instrução Normativa definida pelo SIARQ/RS,
Vencaminhar a Listagem de Eliminação de Documentos para a apreciação e a aprovação pelo Órgão Gestor, com exceção dos Municípios que possuírem instituição arquivística devidamente regulamentada;
VIproceder ao recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado acondicionando e identificando os documentos de acordo com Instrução Normativa do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS em vigência, com exceção dos Municípios;
VIIfornecer informações sobre a gestão da documentação de sua esfera de competência ao SIARQ/RS como subsídios para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política estadual de arquivos públicos; e
VIIIproporcionar aperfeiçoamento e reciclagem dos servidores atuantes na área de arquivo, garantindo constante atualização.
Art. 8.
Os casos omissos e as dúvidas surgidas em decorrência da aplicação deste Decreto, serão solucionados pelo Comitê Gestor.
Art. 9.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogado o Decreto nº 47.022, de 25 de fevereiro de 2010.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 18 de dezembro de 2015.
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Citada por 6 normas
Normas do acervo que mencionam esta.
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 58613, de 6 de fevereiro de 2026
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 58461, de 14 de novembro de 2025
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 56155, de 25 de outubro de 2021
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 55987, de 7 de julho de 2021
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 54230, de 18 de setembro de 2018
- Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 53164, de 10 de agosto de 2016 · 3 menções