Rio Grande do Sul
Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 58613, de 6 de fevereiro de 2026
Nº 58.613/2026
Art. 1.
Fica instituída a Política de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais do Estado do Rio Grande do Sul - PGPD-RS, com a finalidade de estabelecer princípios, objetivos gerais e competências para a preservação de documentos arquivísticos digitais produzidos e acumulados no âmbito da administração pública estadual, em conformidade com o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto nº 52.808, de 18 de dezembro de 2015.
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Gabinete de Consultoria Legislativa
Institui a Política de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais do Estado do Rio Grande do Sul - PGPD-RS.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 82, incisos, II, V e VII, da Constituição do Estado,
DECRETA:
Art. 2.
A PGPD-RS integra as políticas do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS, e será coordenada pela Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão, por intermédio do Departamento de Arquivo Público do Estado - APERS, sendo executada por meio do Programa de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais - ArqDigital.
Parágrafo únicoOs objetivos específicos, as metas e o cronograma do ArqDigital serão publicados pelo APERS em ato normativo próprio, o qual deverá prever mecanismos de revisão periódica de seu conteúdo.
Art. 3.
Para fins deste Decreto, considera-se:
Iautenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser - identidade - e estar livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção - integridade;
IIacessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um documento arquivístico digital;
IIIconfiabilidade: qualidade de um documento de sustentar o fato ao qual se refere, estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção;
IVconfidencialidade: propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização;
Vdestinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou para a eliminação;
VIdocumentos arquivísticos digitais: documentos nato-digitais ou digitalizados, produzidos ou acumulados em decorrência das atividades da administração pública estadual;
VIIgestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, com vista à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente;
VIIImetadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;
IXpreservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário; e
Xtemporalidade: prazo de guarda estabelecido conforme Tabela de Temporalidade de Documentos, durante o qual os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente e intermediário, com vistas à sua destinação final, seja a eliminação, seja a guarda permanente.
Art. 4.
A PGPD-RS tem como princípios norteadores:
Ia autenticidade, a confiabilidade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos digitais preservados;
IIa transparência da gestão pública e o direito de acesso à informação;
IIIa preservação da memória e da cultura do Estado;
IVa conformidade com a legislação e com as normas arquivísticas, de acesso à informação e de proteção de dados pessoais;
Va busca pela aderência às melhores práticas nacionais e internacionais de preservação digital;
VIa imprescritibilidade do compromisso com a preservação dos documentos arquivísticos digitais de temporalidade permanente;
VIIa garantia de preservação adequada dos documentos arquivísticos digitais de temporalidade intermediária, até sua destinação final; e
VIIIa sustentabilidade das soluções implementadas para a preservação dos documentos arquivísticos digitais.
Art. 5.
Os objetivos gerais da PGPD-RS são:
Igarantir a gestão, a preservação e o acesso aos documentos arquivísticos digitais produzidos e acumulados pela administração pública estadual;
IIestabelecer princípios e competências para a gestão e a preservação dos documentos arquivísticos digitais, possibilitando a operacionalização desses princípios no âmbito da administração pública estadual;
IIIimplementar e promover práticas e soluções em conformidade com modelos e padrões de gestão e preservação digital consolidados nacional e internacionalmente, de forma sistêmica e sustentável;
IVtornar público o compromisso institucional com a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais e com a sua melhoria contínua;
Vregulamentar procedimentos de digitalização de documentos arquivísticos, em conformidade com a legislação vigente;
VIpromover a capacitação contínua de servidores públicos estaduais quanto à gestão e à preservação de documentos arquivísticos digitais;
VIIimplementar processos de gestão e de preservação de documentos arquivísticos digitais que incrementem a eficiência da administração pública estadual;
2
VIIIpossibilitar a publicação de mecanismos de acompanhamento, avaliação e melhoria contínua da PGPD-RS, por meio de objetivos específicos, metas e cronogramas atualizados e revisados periodicamente; e
IXpreservar a memória e o patrimônio arquivístico digital do Estado.
Art. 6.
Compete ao APERS, órgão gestor do SIARQ/RS:
Iimplementar a PGPD-RS;
IIestabelecer requisitos técnicos, padrões de metadados e modelos de referência para a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais, a fim de assegurar a autenticidade, a confiabilidade, a confidencialidade e a acessibilidade dos documentos;
IIIorientar tecnicamente os órgãos e entidades da administração pública estadual nas ações de implementação da PGPD-RS;
IVacompanhar, avaliar e fiscalizar a aplicação da PGPD-RS; e
Vpromover capacitações, estudos e ações integradas de gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais.
Art. 7.
Compete aos órgãos e entidades da administração pública estadual:
Iimplementar procedimentos de gestão de documentos arquivísticos digitais em conformidade com a PGPD/RS e o ArqDigital;
IIadotar sistemas de informação compatíveis com os requisitos técnicos desenvolvidos no âmbito do ArqDigital;
IIIdestinar recursos humanos, tecnológicos e financeiros à execução da PGPD-RS; e
IVencaminhar relatórios periódicos de conformidade com a PGPD-RS ao APERS, nos termos de normativa complementar.
Art. 8.
A Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão poderá editar atos normativos complementares necessários à execução deste Decreto.
Art. 9.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 6 de fevereiro de 2026.
3