Decreto Estadual de São Paulo nº 18848, de 10 de maio de 1982

Artigo 2.º - O Instituto Paulista de Adoção fica organizado nos termos deste Decreto.

SEÇÃO II

Da Estrutura

Artigo 3.º - O Instituto Paulista de Adoção tem a seguinte estrutura:

I - Diretoria com Seção de Expediente;

II - Conselho Consultivo;

III - Grupo de Relações com a Comunidade;

IV - Grupo de Relações com o Judiciário;

V - Grupo de Relações com Instituições e Profissionais;

VI - Divisão de Administração, com:

a) Diretoria;

b) Seção de Finanças;

c) Seção de Apoio Administrativo;

d) Seção de Atividades Complementares.

Artigo 7.º - A Seção de Expediente da Diretoria do Instituto tem por atribuição preparar o expediente da Diretora do Instituto, do Conselho Consultivo e o dos Grupos desempenhando, entre outras, as seguintes atividades:

I - executar e conferir serviços de datilografia;

II - providenciar cópias de textos;

III - providenciar a requisição de papéis e processos;

IV - manter arquivo das cópias dos textos datilografados.

Artigo 6.° deste Decreto, as seguintes atribuições:

I - promover a sensibilização da comunidade para a problemática da adoção;

II - promover o recrutamento de voluntários e estagiários;

III - oriental a comunidade na execução de atividades de busca de famílias para adoção e de recrutamento formal dessas famílias,

IV - promover a realização de programas de treinamento de monitores para o preparo de pais e famílias;

V - transmitir a comunidade informações a respeito das necessidades de adoção e dos serviços de adoção.

Artigo 9.º - O Grupo de Relações com o Judiciário tem, com vistas ao cumprimento do disposto no Artigo 6° deste Decreto, as seguintes atribuições:

I - colaborar para a agilização dos procedimentos que dependam do Poder Judiciário e/ou da aplicação de normas legais;

II - acompanhar, junto a Cartórios, o andamento de processos;

III - supervisionar em integração com o Grupo de Relações com Instituições e Profissionais, os casos em tramitação.

Artigo 10 - O Grupo de Relações com Instituições e Profissionais tem, com vistas ao cumprimento do disposto no

Artigo 6.° deste Decreto, as seguintes atribuições:

I - orientar os órgãos e entidades públicos e particulares nos procedimentos de triagem, atendimento e orientação técnica, bem como em outros

pertinentes;

II - promover a realização de programas de treinamento para profissionais;

III - promover a sensibilização de dirigentes de entidades de classe e de órgãos e entidades de assistência social para a problemática da adoção.

Artigo 11 - A Divisão de Administração tem as seguintes atribuições:

I - por meio da Seção de Finanças:

a) propor normas, atendendo à orientação dos órgãos centrais, relativas a:

1 - elaboração e execução orçamentária;

2 - programação financeira;

b) elaborar a proposta orçamentária;

c) manter registros necessários à apuração dos custos;

d) analisar os custos da unidade de despesa e atender às solicitações dos órgãos centrais sobre a matéria;

e) processar a distribuição das dotações da unidade orçamentária para a de despesa;

f) controlar a execução orçamentária segundo as normas estabelecidas;

g) elaborar a programação financeira da unidade orçamentária e a da unidade de despesa;

h) analisar a execução financeira da unidade de despesa;

i) verificar se foram atendidas as exigências legais e regulamentares para que as despesas possam ser empenhadas;

j) emitir empenhos e subempenhos;

l) atender às requisições de recursos financeiros;

m) examinar os documentos comprobatórios da despesa e providenciar os respectivos pagamentos dentro dos prazos estabelecidos, segundo a programação financeira;

n) proceder à tomada de contas de adiantamentos concedidos e de outras formas de entrega de recursos financeiros;

o) emitir cheques, ordens de pagamento e de transferência de fundos e outros tipos de documentos adotados para a realização de pagamentos;

p) manter registros necessários a demonstração das disponibilidades e dos recursos financeiros utilizados;

II - por meio da Seção de Apoio Administrativo:

a) em relação à administração de pessoal:

1 - controlar os prazos para início de exercício dos funcionários e servidores;

2 - registrar a frequência mensal;

3 - preparar atestados e certidões relacionados com a frequência de funcionários e servidores;

4 - informar processos que versem sobre assuntos de pessoal;

5 - comunicar aos órgãos e entidades competentes o falecimento de funcionários e servidores;

b) em relação ao protocolo e arquivo:

1 - receber, registrar, classificar, autuar, controlar a distribuição e expedir papéis e processos;

2 - informar sobre a localização de papéis e processos;

3 - arquivar papéis e processos;

4 - preparar certidões de papéis e processos arquivados;

c) em relação à administração de material:

1 - organizar e manter atualizado cadastro de fornecedores de materiais e serviços;

2 - colher informações de outros órgãos sobre a idoneidade das empresas, para fins de cadastramento;

3 - preparar os expedientes referentes a aquisições de materiais ou a prestação de serviços;

4 - analisar as propostas de fornecimentos e as de prestação de serviços;

5 - elaborar os contratos relativos à compra de materiais ou à prestação de serviços;

6 - analisar a composição dos estoques com o objetivo de verificar sua correspondência às necessidades efetivas;

7 - fixar níveis de estoque;

8 - efetuar pedidos de compra para formação ou reposição de seu estoque;

9 - controlar o atendimento pelos fornecedores, das encomendas efetuadas, comunicando ao órgão responsável pela aquisição e ao órgão requisitante os atrasos e outras irregularidades cometidas;

10 - receber, conferir, guardar e distribuir, mediante requisição, os materiais adquiridos;

11 - manter atualizados os registros de entrada e saída e de valores dos materiais em estoque;

12 - realizar balancetes mensais e inventários físicos e de valor do material estocado;

13 - elaborar levantamento estatístico de consumo anual para orientar a elaboração do Orçamento-Programa;

14 - elaborar relação de materiais considerados excedentes ou em desuso;

d) em relação à administração patrimonial:

1 - cadastrar e chapear o material permanente recebido;

2 - registrar a movimentação dos bens móveis;

3 - providenciar a baixa patrimonial e o seguro de bens móveis e imóveis;

4 - proceder, periodicamente, ao inventário de todos os bens móveis constantes do cadastro;

5 - providenciar e controlar as locações de imóveis que se fizerem necessárias;

6 - promover medidas administrativas necessárias à defesa dos bens

III - por meio da Seção de Atividades Complementares:

a) executar os serviços de telefonia;

b) manter a vigilância do edifício e instalações:

c) em relação ao Sistema de Administração dos Transportes Internos Motorizados:

1 - elaborar estudos sobre a distribuição dos veículos oficiais e em convênio pelos usuários;

2 - guardar os veículos;

3 - promover o emplacamento e o licenciamento;

4 - elaborar escalas de serviço;

5 - providenciar a manutenção de veículos oficiais e se for o caso, de veículos em convênio;

6 - executar os serviços de transporte interno;

7 - realizar o controle do uso e das condições do veículo;

d) em relação à portaria e limpeza:

1 - atender e prestar informações ao público em geral;

2 - receber e distribuir a correspondência de funcionários e servidores;

3 - executar os serviços de limpeza e arrumação das dependências e zelar pela guarda e uso dos materiais;

e) em relação à manutenção:

1 - verificar, periodicamente, o estado do prédio, instalações, móveis, objetos, equipamentos, inclusive os de escritório, aparelhos e das instalações hidráulicas e elétricas, tomando as providências necessárias para sua manutenção ou substituição;

2 - providenciar a execução dos serviços de marcenaria, carpintaria, tapeçaria, serralharia e pintura em geral;

f) em relação à copa:

1 - executar os serviços de copa;

2 - zelar pela correta utilização dos mantimentos, bem como dos aparelhos e utensílios;

3 - executar os serviços de limpeza dos aparelhos e utensílios, bem como dos locais de trabalho.