Bahia
Decreto Estadual da Bahia nº 6582, de 30 de julho de 1997
Nº 6582/1997
Dispõe sobre a Organização Estrutural e Funcional do Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB.
O GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições, e tendo em vista o disposto na Lei nº 7.016, de 09 de dezembro de 1996 ,
D E C R E T A
Art. 1.
- Fica aprovada a Organização Estrutural e Funcional do Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB, que com este se publica.
Art. 2.
- Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 3.
- Revogam-se as disposições em contrário, especialmente o Decreto nº 688, de 18 de novembro de 1991 .
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA, em 30 de julho de 1997.
PAULO SOUTO
Governador
Paulo Renato Dantas Gaudenzi
Secretário da Cultura e Turismo
ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL E FUNCIONAL DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DA BAHIA - APEB
CAPÍTULO I
FINALIDADE E COMPETÊNCIA
Art. 1.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB, criado por ato do Governador, em 16 de janeiro de 1890, Órgão Central do Sistema Estadual de Arquivos, na forma do disposto na Lei Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983 , é órgão em regime especial da administração direta, integrante da estrutura da Secretaria da Cultura e Turismo, nos termos da Lei nº 6.812, de 18 de janeiro de 1995 , cuja estrutura foi modificada pela Lei nº 7.016, de 09 de dezembro de 1996 , tendo por finalidade executar as atividades referentes ao recolhimento, guarda, preservação e conservação de documentos que evidenciem a memória histórica, geográfica, administrativa, técnica, legislativa e judiciária do Estado da Bahia, competindo-lhe:
Idifundir, entre os organismos públicos e a sociedade em geral, a importância da preservação da memória da Bahia;
IIproceder à classificação e preservação do acervo documental através de modernas técnicas e recursos arquivísticos;
IIIpromover os meios necessários à facilitação do acesso de pesquisadores e da comunidade em geral ao acervo documental sob sua guarda;
IVsupervisionar os trabalhos de seleção e avaliação dos documentos nos arquivos correntes dos três Poderes do Estado, de acordo com as normas técnicas arquivísticas;
Vviabilizar a transferência para o arquivo intermediário dos documentos produzidos pelos organismos públicos, de conformidade com a legislação vigente;
VIpromover articulação com organismos públicos, privados, nacionais ou internacionais, objetivando o cumprimento da finalidade do Órgão;
VIIviabilizar a operacionalização dos convênios e acordos de cooperação técnica ou financeira firmados pelo Estado, através da Secretaria da Cultura e Turismo, com outras entidades nacionais e internacionais.
VIIIassistir tecnicamente os arquivos existentes nos órgãos da administração direta e entidades da administração indireta do Estado, promovendo a sua coordenação e supervisão com vistas a integrá-los ao Sistema Estadual de Arquivos - SEA;
IXexercer outras atividades correlatas.
CAPÍTULO II
ORGANIZAÇÃO
Art. 2.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia tem a seguinte estrutura:
IDiretoria Geral;
IIGerência Administrativa e Financeira - GERAF:
a)Seção de Pessoal e Encargos Gerais;
b)Seção de Material e Patrimônio;
c)Seção Financeira.
IIIGerência Operacional - GEROP:
a)Seção de Preservação Documental;
b)Seção de Microfilmagem;
c)Biblioteca.
IVGerência de Dinamização Técnico-Cultural - GEDIC:
a)Seção de Promoção Cultural.
VGerência de Arquivos Intermediários - GEARI:
a)Seção de Avaliação e Transferência.
VIGerência de Arquivo Permanente - GERAP:
a)Seção de Documentação Colonial e Provincial;
b)Seção de Documentos do Tribunal de Justiça;
c)Seção de Documentos Republicanos e Não Convencionais.
VIIGerência de Arquivos Municipais - GERAM:
a)Seção de Estudos e Divulgação de Arquivos Municipais;
b)Seção de Assistência Técnica aos Arquivos Municipais.
§ 1º- O assessoramento jurídico ao APEB compete à Procuradoria Geral do Estado, na forma da legislação em vigor.
§ 2º- As atividades de assessoramento em comunicação social, no âmbito do APEB, serão executadas pelo Gabinete do Secretário da Cultura e Turismo, conforme previsto na legislação específica do respectivo sistema.
§ 3º- As atividades relativas a planejamento, programação, orçamento e acompanhamento, no âmbito do APEB, serão exercidas pela Assessoria de Planejamento da Secretaria da Cultura e Turismo, na forma da legislação do respectivo Sistema.
§ 4º- As atividades relativas a modernização administrativa, informática e recursos humanos, no âmbito do APEB, serão executadas pelo Núcleo de Desenvolvimento da Administração - NDA da Secretaria da Cultura e Turismo, na forma da legislação do respectivo Sistema.
CAPÍTULO III
COMPETÊNCIA
Art. 3.
- À Diretoria Geral, que tem por finalidade exercer a coordenação e supervisão geral de planos, programas, projetos, estudos e atividades, compete:
Icumprir e fazer cumprir a legislação aplicável ao APEB;
IIdirigir, orientar, coordenar, supervisionar e avaliar as atividades do APEB;
IIIformular as políticas e diretrizes básicas do APEB, a programação anual de trabalho, assim como fixar as suas prioridades;
IVapreciar e aprovar planos, programas e projetos apresentados pelas diversas unidades do Órgão;
Vviabilizar a elaboração das propostas orçamentárias anual e plurianual, o plano especial de aplicação e suas alterações, assim como as solicitações de créditos adicionais, submetendo-os à apreciação do Secretário da Cultura e Turismo;
VIpromover os meios necessários à implantação e implementação dos serviços de informatização do acervo documental do APEB;
VIIcoordenar a supervisão dos serviços de preservação documental, visando assegurar que as técnicas de restauração e microfilmagem não comprometam o valor histórico e probatório dos documentos;
VIIIindicar ao Secretário da Cultura e Turismo a necessidade de celebração de convênios, acordos de cooperação técnica ou financeira pelo Estado com entidades municipais, estaduais, nacionais e internacionais;
IXpropor alterações no Ato de Organização Estrutural e Funcional do Órgão, submetendo-as ao Secretário;
Xapresentar ao Secretário da Cultura e Turismo relatórios de atividades e prestação de contas relativas a cada exercício.
Art. 4.
- À Gerência Administrativa e Financeira, que tem por finalidade executar as atividades de administração geral, financeira e contábil, em articulação com o Serviço de Administração Geral e a Inspetoria Setorial de Finanças da Secretaria da Cultura e Turismo, compete:
Ipela Seção de Pessoal e Encargos Gerais:
a)organizar e manter atualizados os registros relativos a controle de freqüência e de férias do pessoal do APEB;
b)executar e controlar os serviços de expedição, recebimento, distribuição, tramitação e arquivamento de documentos;
c)coordenar, executar e controlar os serviços de mecanografia e reprografia;
d)coordenar e controlar os serviços de portaria, telefonia, copa, zeladoria, vigilância, limpeza, manutenção e conservação do prédio;
e)controlar a utilização, movimentação, manutenção e recolhimento dos veículos sob sua responsabilidade.
IIpela Seção de Material e Patrimônio:
a)identificar as necessidades de material, estabelecendo programas de aquisição, controle e distribuição;
b)organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores e o catálogo de especificações dos materiais de uso do APEB;
c)receber, conferir, guardar e distribuir o material adquirido, efetuando o controle físico e quantitativo;
d)promover o cadastramento e tombamento dos bens móveis e imóveis sob a responsabilidade do APEB, bem como supervisionar suas condições de conservação e uso;
e)realizar inventários periódicos dos bens patrimoniais sob a responsabilidade do APEB.
IIIpela Seção Financeira:
a)exercer o controle das receitas do Órgão;
b)efetuar os registros das receitas e despesas orçamentárias e das operações contábeis e financeiras;
c)elaborar balancetes e balanços, de acordo com as normas legais pertinentes;
d)efetuar a liquidação das despesas e os respectivos registros contábeis;
e)acompanhar e controlar o registro, pagamento e comprovação de adiantamentos e diárias;
f)supervisionar, controlar e acompanhar os atos relativos a convênios e contratos, elaborando demonstrativo orçamentário e financeiro para compor a prestação de contas do exercício;
g)proceder à emissão e ao cancelamento de ordens bancárias e outros instrumentos de pagamentos efetuados ou autorizados, procedendo ao controle de movimentação das respectivas contas e à conciliação bancária;
h)elaborar cronogramas de desembolso e demonstrativos necessários ao controle orçamentário e financeiro;
i)efetuar depósitos bancários dos recolhimentos pertinentes ao Órgão.
Art. 5.
- À Gerência Operacional, que tem por finalidade promover a organização, guarda, preservação e utilização do acervo bibliográfico e documental do APEB, compete:
Ipela Seção de Preservação Documental:
a)executar a restauração de documentos, visando a preservação do acervo do APEB;
b)acompanhar a operacionalização dos convênios e contratos firmados com instituições públicas, privadas, nacionais e internacionais, voltados para a execução de restauração de documentos que guardem valor histórico e cultural;
c)encadernar e gravar livros, impressos da biblioteca e das demais unidades do APEB;
d)indicar a necessidade de aquisição de materiais e equipamentos destinados à manutenção e melhoria dos serviços de restauração.
IIpela Seção de Microfilmagem:
a)realizar a reprodução em microfilmes dos documentos sob a guarda do APEB, organizando e mantendo catálogos;
b)acompanhar a operacionalização dos convênios e contratos firmados com instituições públicas, privadas, nacionais e internacionais visando a reprodução e guarda de microfilmes do acervo documental do APEB;
c)microfilmar documentos ou adquirir microfilmes de outras instituições do Estado, da União ou internacionais, que guardem relação com o Estado da Bahia;
d)manter o controle e guarda dos microfilmes relativos ao acervo documental do APEB, em local fora da sua sede.
IIIpela Biblioteca:
a)classificar, organizar e manter o controle do acervo bibliográfico do APEB;
b)organizar e manter informações atualizadas referentes aos documentos existentes na Biblioteca;
c)indicar e fornecer fontes de pesquisa bibliográfica às demais unidades do APEB;
d)identificar e analisar a necessidade de novas aquisições para o acervo bibliográfico do Órgão;
e)manter intercâmbio com entidades públicas e privadas para aquisição de publicações técnicas, visando a atualização do acervo bibliográfico;
f)manter atualizados os guias, catálogos e demais informativos sobre o acervo documental do APEB;
g)atender aos pesquisadores e à comunidade em geral no que for necessário às suas investigações, enviando as requisições de documentos à unidade correspondente;
h)orientar os pesquisadores quanto à identificação dos documentos de interesse das suas investigações e à forma de utilização destes, visando a preservação do acervo documental;
i)elaborar normas para consulta, reprodução e preservação do acervo documental sob sua responsabilidade.
Art. 6.
- À Gerência de Dinamização Técnico-Cultural, que tem por finalidade desenvolver e promover eventos e outras atividades afins que valorizem e divulguem a memória histórica, geográfica, administrativa, técnica e jurídica da Bahia, como também, o aperfeiçoamento técnico do pessoal do APEB, em articulação com o NDA da Secretaria da Cultura e Turismo, compete:
Ipela Seção de Promoção Cultural:
a)promover eventos que tenham por finalidade difundir a memória histórica, geográfica, administrativa, técnica, legislativa e jurídica do Estado da Bahia;
b)desenvolver atividades que visem à integração do APEB com a comunidade;
c)apoiar e participar de eventos culturais promovidos por instituições congêneres;
d)promover a realização de atividades educativas, em articulação com unidades escolares da rede pública e privada, através do desenvolvimento do Projeto Arquivo - Escola;
e)elaborar e executar a programação editorial do APEB.
Art. 7.
- À Gerência de Arquivos Intermediários, que tem por finalidade executar a política do Sistema Estadual de Arquivos relativa à guarda temporária dos documentos oriundos dos arquivos da administração pública, direta e indireta, até a sua destinação final, bem como o fornecimento de dados e informações às consultas formuladas pela administração pública e o público em geral, compete:
Ipela Seção de Avaliação e Transferência:
a)promover e executar a avaliação e seleção de documentos dos arquivos correntes, no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado;
b)proceder à destinação final dos documentos dos arquivos correntes dos organismos públicos, no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado, conforme indicações das Tabelas de Temporalidade;
c)coordenar o preparo da documentação dos arquivos correntes ou centrais dos organismos públicos, no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado, promovendo sua transferência para o APEB;
d)prestar orientação técnica aos arquivos correntes dos organismos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado, elaborando as normas e instrumentos necessários;
e)manter e preservar o Arquivo Intermediário do APEB, procedendo à destinação final dos documentos, conforme indicações das Tabelas de Temporalidade;
f)atender às consultas dos usuários referentes ao seu acervo e fornecer dados e certidões requeridas, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
g)elaborar instrumentos de pesquisa dos documentos sob sua responsabilidade.
Art. 8.
- À Gerência de Arquivo Permanente - GERAP, que tem por finalidade coordenar o recolhimento, a guarda e a preservação de documentos, bem como o fornecimento de dados e informações às consultas formuladas pela administração pública e o público em geral, compete:
Ipela Seção de Documentação Colonial e Provincial:
a)recolher, registrar, inventariar, classificar, catalogar, guardar e conservar os documentos das épocas colonial e provincial;
b)atender às consultas dos usuários referentes ao seu acervo e fornecer dados e certidões requeridas, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
c)elaborar instrumentos de pesquisa dos documentos sob sua responsabilidade.
IIpela Seção de Documentos do Tribunal de Justiça:
a)recolher, registrar, inventariar, classificar, catalogar, guardar e conservar os documentos históricos, provenientes do Tribunal de Justiça;
b)guardar e conservar os processos eleitorais do Império e da República, que estejam sob a custódia do APEB;
c)atender às consultas dos usuários referentes ao seu acervo e fornecer dados e certidões requeridas, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
d)elaborar instrumentos de pesquisa dos documentos sob sua responsabilidade.
IIIpela Seção de Documentos Republicanos e Não Convencionais:
a)recolher, registrar, inventariar, classificar, catalogar, guardar e conservar os documentos do período republicano;
b)recolher, registrar, inventariar, classificar, catalogar, guardar e conservar documentos audiovisuais, mecanográficos e informatizados;
c)guardar e preservar os arquivos privados que se encontram sob a guarda do APEB;
d)atender às consultas dos usuários referentes ao seu acervo e fornecer dados e certidões requeridas, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
e)elaborar instrumentos de pesquisa dos documentos sob sua responsabilidade.
Art. 9.
- À Gerência de Arquivos Municipais que tem por finalidade executar a política de criação e implementação de arquivos públicos nos Municípios Baianos, compete:
Ipela Seção de Estudos e Divulgação de Arquivos Municipais:
a)realizar estudos de viabilidade técnica nos Municípios Baianos, objetivando a criação de Arquivos Públicos Municipais;
b)articular-se com as Prefeituras Municipais, visando incentivar a criação de Arquivos Públicos;
c)desenvolver programas de implantação de Arquivos Públicos Municipais, em articulação com instituições públicas e privadas locais;
d)manter informações sobre os Arquivos Públicos Municipais, interligados ao Sistema Estadual de Arquivos, divulgando seus acervos.
IIpela Seção de Assistência Técnica aos Arquivos Municipais:
a)coordenar, acompanhar e supervisionar a implantação de Arquivos Públicos Municipais;
b)prestar o apoio técnico às atividades dos Arquivos Públicos Municipais, articulando-se, quando necessário, com as demais unidades do APEB e instituições locais;
c)promover e desenvolver ações de treinamento e aperfeiçoamento para os técnicos que atuam nos Arquivos Públicos Municipais;
d)promover o intercâmbio entre os Arquivos Municipais integrantes do Sistema Estadual de Arquivos e destes com os Arquivos Municipais dos demais Estados da Federação.
Art. 10.
- As unidades referidas neste Capítulo exercerão outras competências correlatas e necessárias ao cumprimento da finalidade do Órgão.
CAPÍTULO IV
ATRIBUIÇÕES DOS TITULARES DE CARGOS DE PROVIMENTO TEMPORÁRIO
Art. 11.
- São atribuições do Diretor Geral:
Idirigir, coordenar, supervisionar e controlar as atividades do APEB;
IIencaminhar ao Secretário da Cultura e Turismo relatórios e balancetes mensais das atividades do APEB;
IIIautorizar a abertura, movimentação e encerramento das contas bancárias, sempre com a assinatura conjunta do Gerente Administrativo e Financeiro;
IVassinar e endossar, em conjunto e solidariamente com o Gerente Administrativo e Financeiro, cheques, ordens bancárias e outros documentos de pagamento;
Vpromover e controlar a aplicação de recursos destinados às atividades do APEB, de acordo com as normas legais e regulamentares pertinentes;
VIindicar à Comissão de Licitação da Secretaria da Cultura e Turismo a necessidade de abertura de processos licitatórios.
Art. 12.
- Aos titulares dos cargos de Gerente, além do desempenho das atividades decorrentes da competência específica das respectivas unidades, cabe:
Iprogramar, coordenar, supervisionar, dirigir, controlar e avaliar os trabalhos a cargo da respectiva unidade;
IIcumprir e fazer cumprir as diretrizes, normas e procedimentos técnicos, administrativos e financeiros adotados pelo APEB;
IIIpropor ao Diretor Geral as medidas que julgar conveniente para maior eficiência e aperfeiçoamento dos programas, projetos e atividades sob sua responsabilidade;
IVplanejar, programar e disciplinar a utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros necessários ao bom andamento dos trabalhos sob sua responsabilidade;
Velaborar e encaminhar ao Diretor Geral, periodicamente ou quando solicitado, os relatórios sobre as atividades da respectiva unidade.
Art. 13.
- Aos Chefes de Seção, além do desempenho das atribuições decorrentes da competência específica da respectiva unidade, cabe:
Icoordenar, controlar e avaliar a execução das atividades a cargo da respectiva Seção;
IIpromover, no âmbito da respectiva Seção, o cumprimento das normas e procedimentos técnicos e administrativos adotados pelo APEB;
IIIpropor ao superior imediato medidas que julgar convenientes para maior eficiência e aperfeiçoamento na execução das atividades da respectiva Seção;
IVelaborar e encaminhar ao superior imediato relatórios semestrais e anuais, ou quando solicitado, referentes às atividades da respectiva Seção.
Art. 14.
- Ao Assessor Administrativo cabe a coordenação, execução e controle das atividades específicas que lhe sejam cometidas pelo Diretor Geral.
Art. 15.
- Ao Secretário Administrativo compete o atendimento às partes, preparação e organização de expedientes e correspondências e a execução de tarefas que lhe sejam cometidas pelo seu superior imediato.
Art. 16.
- Os ocupantes de cargos em comissão referidos neste Capítulo desempenharão outras atribuições necessárias ao cumprimento da finalidade das respectivas unidades.
CAPÍTULO V
SUBSTITUIÇÃO
Art. 17.
- A substituição dos titulares dos cargos em comissão do APEB, em suas faltas e impedimentos eventuais, far-se-á da seguinte forma:
Io Diretor Geral, por um dos Gerentes;
IIo Gerente, por um dos Chefes de Seção que lhe sejam subordinados;
IIIo Chefe de Seção, por um servidor que lhe seja diretamente subordinado.
§ 1º- Haverá sempre um servidor previamente indicado pelo Diretor Geral do APEB, designado pelo Secretário da Cultura e Turismo, para os casos de substituição de que trata este artigo e demais cargos constantes do Quadro de Cargos em Comissão.
§ 2º- Em caso de ausências e impedimentos eventuais por um período superior a 30(trinta) dias, o substituto do Diretor Geral será designado pelo Governador do Estado, em observância ao disposto no art. 5º, da Lei nº 6.932, de 19 de janeiro de 1996 .
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 18.
- As certidões requeridas por pesquisadores e demais usuários serão fornecidas mediante pagamento, cujo valor será fixado pela direção do APEB, tendo como base de cálculo as taxas cartoriais definidas pela Secretaria da Fazenda.
Art. 20.
- Os casos omissos neste Ato de Organização serão decididos pelo Secretário da Cultura e Turismo.
Citada por 1 norma
Normas do acervo que mencionam esta.