Bahia
Decreto Estadual da Bahia nº 688, de 18 de novembro de 1991
Nº 688/1991
Revogado pelo art. 3º do Decreto nº 6.582, de 30 de julho de 1997 .
Aprova a organização do Arquivo Público do Estado da Bahia.
O GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições e atendo em vista o disposto no artigo 37, inciso II, da Lei nº 6.704 de 22 de maio de 1991 ,
D E C R E T A
Art. 1.
- Fica aprovada a organização do Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB que com este se publica.
Art. 2.
- Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA, em 18 de novembro de 1991.
ANTONIO CARLOS MAGALHÃES
Governador
Dirlene Matos Mendonça
Secretário da Educação e Cultura
Edilson Souto Freire
Secretário da Administração
CAPÍTULO I
FINALIDADE E COMPETÊNCIA
Art. 1.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB, órgão em regime especial da administração direta, integrante da estrutura da Secretaria da Educação e Cultura, criado pela Lei Delegada nº 67, de 1º de junho de 1983 , é órgão central do Sistema Estadual de Arquivos - SEA, de acordo com a Lei Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983 regido pela disposição da Lei nº 2.321, de 11 de abril de 1966 , tem por finalidade estabelecer a política estadual de arquivos, competindo-lhe:
Idifundir entre os órgãos públicos e a sociedade em geral, sobre a importância da preservação da memória da Bahia;
IIclassificar o acervo documental de acordo com as modernas técnicas arquivísticas adotadas mundialmente;
IIIfacilitar o acesso de pesquisadores, historiadores, e a comunidade em geral;
IVpreservar a massa documental através de recursos técnicos modernos;
Vsupervisionar a administração dos documentos nos arquivos intermediários dos três poderes do Estado, a fim de evitar a perda de documentos probatórios e para que o encaminhamento dos papéis do intermediário ao permanente ocorra de acordo com as normas arquivísticas;
VIrecolher como depósito os documentos produzidos pelo Estado com mais de 50 anos. Bem como outros tipos de papéis com as características de arquivo permanente, como arquivos empresariais e mesmo não convencionais;
VIIarticular com os demais órgãos estaduais e municipais a criação de novos arquivos;
VIIIpromover intercâmbio com instituições públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, visando adquirir contribuições de serviços profissionais especializados, objetivando o desenvolvimento e aperfeiçoamento das ações de suas competência;
IXexecutar convênios, acordos de cooperação técnica ou financeira firmados pelo Estado, através da Secretaria da Educação e Cultura com outras entidades especializadas nacionais ou estrangeiras;
Xassistir, coordenar e supervisionar os arquivos dos órgãos da administração centralizada e descentralizada, a fim de integrá-los ao Sistema Estadual de Arquivos - SEA;
XIprestar assistência técnica a outros Arquivos, na área de sua competência;
XIIexercer outras atividades correlatas.
CAPÍTULO II
ORGANIZAÇÃO
Art. 2.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia, tem a seguinte estrutura:
IDiretoria Geral
IIGerência Administrativa e Financeira
1. Seção Financeira
2. Seção de Administração Geral
IIIGerência Operacional
1. Seção de Preservação Documental
2. Biblioteca
IVGerência e Técnica em Arquivos
1. Seção de Promoção
2. Seção de Oficina e Estudos Históricos
VGerência de Arquivo Intermediários
1. Seção de Arquivos Municipais
VIGerência de Arquivos Permanente
1. Seção de Arquivos Coloniais e Provinciais
2. Seção de Arquivos Republicanos e Não Convencionais
3. Seção de Documentos do Tribunal de Relação
§ 1º- O assessoramento jurídico ao APEB compete à Procuradoria Geral do Estado, na forma da legislação em vigor.
§ 2º- As atividades de assessoramento em comunicação social, no âmbito do APEB serão executadas pelo Gabinete do Secretário da Educação e Cultura.
§ 3º- As atividades relativas a planejamento, programação, orçamento e acompanhamento no âmbito do APEB serão exercidas pela Assessoria de Planejamento da Secretaria da Educação e Cultura, na forma da legislação do respectivo sistema.
§ 4º- As atividades relativas a modernização administrativa e informática no âmbito do APEB, serão executadas pelo Núcleo de Desenvolvimento da Administração da Secretaria da Educação e Cultura - NDA, na forma da legislação do respectivo sistema.
CAPÍTULO III
COMPETÊNCIA
Art. 3.
- À Diretoria Geral que tem por finalidade a coordenação e supervisão geral de planos, projetos, estudos e atividades, compete:
Icumprir e fazer cumprir a legislação aplicável ao APEB;
IIdirigir, coordenar, supervisionar, avaliar e orientar as atividades do APEB;
IIIformular as políticas e diretrizes básicas do APEB, o programa anual de trabalho e fixar as suas prioridades;
IVapreciar e aprovar planos, programas e projetos apresentados pelas diversas unidades;
Vpromover a articulação do órgão com entidades estaduais, nacionais, estrangeiras e internacionais, objetivando o cumprimento da finalidade do APEB;
VIviabilizar a elaboração das propostas orçamentárias anual e plurianual, o plano especial de aplicação e suas alterações, assim como as solicitações de créditos adicionais, submetendo-as ao Secretário de Educação e Cultura;
VIIpropor alterações no presente ato, submetendo-os ao Secretário da Educação e Cultura;
VIIIapresentar ao Secretário da Educação e Cultura, relatórios de atividades e prestação de contas relativas a cada exercício.
Art. 4.
- À Gerência Administrativa Financeira, que executa as atividades de administração geral, financeira e contábil, em articulação com o Serviço de Administração Geral e a Inspetoria Setorial de Finanças da Secretaria da Educação e Cultura, compete:
- Pela Seção de Administração Geral:
a)elaborar normas e instruções, submetendo-as à apreciação do NDA da Secretaria;
b)estabelecer as necessidades de material, determinando programas de aquisição, controle e fornecimento;
c)organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores e o catálogo de especificações do material de uso comum;
d)receber, conferir, controlar e guardar o material adquirido, efetuando o controle físico-financeiro dos materiais estocados;
e)executar os serviços de tombamento e inventário anual, balancetes mensais, controle e reparo de bens patrimoniais;
f)executar e controlar os serviços de expedição, recebimento, distribuição, tramitação e arquivamento de documentos;
g)coordenar, executar e controlar os serviços de mecanografia e reprografia;
h)coordenar e controlar os serviços de portaria, telefonia, copa, zeladoria, vigilância, limpeza, manutenção e conservação do prédio;
i)controlar a utilização e manutenção dos veículos utilizados pelo APEB;
j)planejar, programar e acompanhar os projetos juntamente com a ASPLAN-SEC;
- Pela Seção Financeira:
a)controlar as contas bancárias;
b)efetuar os registros das receitas e despesas orçamentárias e das operações contábeis-financeiras;
c)elaborar balancetes e balanços e demais peças administrativas de acordo com as normas pertinentes;
d)efetuar a liquidação da despesa e os respectivos registros contábeis;
e)controlar o registro, pagamento e comprovação de adiantamento;
f)efetuar registros orçamentários dos atos relativos a convênios e contratos;
g)efetuar depósitos bancários dos recolhimentos pertinentes ao órgão;
h)proceder à emissão e cancelamento de cheques e ordens bancárias, de pagamentos efetuados ou autorizados, procedendo ao controle de movimentação das contas bancárias;
i)elaborar boletins e demonstrativos de disponibilidade de caixa;
Art. 5.
- A Gerência Operacional que tem por finalidade promover a organização, a guarda e utilização do acervo bibliográfico e dos periódicos, e a preservação documental do APEB, compete:
- Pela Seção de Preservação Documental:
a)viabilizar a indexação e a reprodução em microfilme do acervo do APEB;
b)microfilmar ou adquirir microfilmes de outras instituições, no Estado, no País ou no estrangeiro que guardem relação com o Estado da Bahia, mediante expressa autorização do Diretor Geral;
c)organizar e manter catálogo dos microfilmes sob a sua guarda;
d)guardar em local fora do APEB os microfilmes relativos ao acervo documental;
e)proceder a reprografia de documentos e promover outras formas de reprodução;
f)viabilizar a preservação do acervo do APEB, mediante a restauração de documentos;
g)restaurar mapas, quando necessário, e a documentação constante do arquivo permanente, incluindo arquivos intermediários;
h)encadernar e gravar livros, documentos manuscritos das demais unidades e os impressos da Biblioteca;
i)restaurar documentos para outros órgãos públicos ou privados, mediante determinação do Diretor Geral.
- Pela Biblioteca:
a)processar as informações, objetivando a classificação arquivística;
b)reconstituir o passado histórico definindo as competências e atribuições dos órgãos cujos documentos já foram recolhidos ao Arquivo Permanente;
c)elaborar instrumentos de pesquisa dos arquivos permanentes;
d)organizar e manter atualizado um Banco de Dados com todas as informações referentes aos documentos catalogados existentes no APEB;
e)organizar e manter o acervo bibliográfico de apoio à pesquisa do órgão e aperfeiçoamento das técnicas de arquivo;
f)indicar e fornecer fontes de pesquisa bibliográfica às demais Seções, Gerências e Direção do APEB;
g)levantar e analisar a documentação necessária ao órgão, sugerindo sua aquisição;
h)manter, classificar e organizar uma Biblioteca especializada em assuntos pertinentes ao Estado da Bahia;
i)conservar e classificar os periódicos existentes no acervo do APEB, providenciando a sua microfilmagem;
j)atender aos usuários enviando material sob sua guarda à sala de pesquisa;
Art. 6.
- A Gerência de Arquivo intermediários, que tem por finalidade formular e executar a política do Sistema Estadual de Arquivos, relativa a guarda temporária dos documentos até a destinação final, nos arquivos da administração pública centralizada e descentralizada, compete:
a)promover e executar os critérios de avaliação e seleção de documentos nos arquivos correntes no âmbito dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado, através de convênios constitucionais;
b)preparar a documentação dos arquivos correntes ou centrais para a transferência ao Arquivo Intermediário;
c)executar e viabilizar as atividades de apoio administrativo necessários ao funcionamento do Arquivo Intermediário;
d)proceder a determinação da destinação final dos documentos obedecendo os prazos fixados na Tabela de Temporalidade para eliminação ou recolhimento;
e)preservar os documentos probatórios, a fim de recolhê-los ao Arquivo Permanente, para a pesquisa cultural e consulta pelo Governo Estadual.
- Pela Seção de Arquivos Municipais:
a)manter contatos com Prefeituras do Interior do Estado, a fim de incentivá-las na criação de Arquivos Municipais, juntamente com os Arquivos Judiciários locais;
b)coordenar e supervisionar a organização e as atividades dos Arquivos Municipais;
c)assessorar de forma técnica os Arquivos Municipais
Art. 7.
- A Gerência de Arquivo Permanente - GERAF, que tem por finalidade coordenar o recolhimento, a guarda e a preservação de documentos, bem como o fornecimento de dados e elementos às consultas promovidas pela administração pública e o público em geral compete:
- Pela Seção de Arquivos Coloniais e Provinciais
a)recolher, registrar, inventariar, classificar e catalogar os documentos das épocas Colonial e Provincial;
b)fornecer ao protocolo certidões requeridas que estejam contidas nos documentos sob sua guarda;
c)atender às consultas dos usuários, referentes ao acervo permanente, enviando o material sob sua guarda à Sala de Pesquisa, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
- Pela Seção de Documentos do Tribunal da Relação:
a)recolher, registar, inventariar, classificar, catalogar, guardar e conservar os documentos históricos, provenientes do Tribunal da Relação;
b)recolher, classificar, guardar e conservar os processos eleitorais do Império e da República até a promulgação da Constituição de 1889.
- Pela Seção de Arquivos Republicanos e Não Convencionais
a)recolher, registrar, inventariar, classificar, catalogar os documentos textuais, audiovisuais, mecanográficos, ou informatizados do período republicano;
b)fornecer ao protocolo certidões requeridas que estejam contidas nos documentos sob a sua guarda;
c)atender às consultas dos usuários, referentes ao acervo permanente, enviando o material sob a sua guarda, inclusive os microfilmes à Sala de Pesquisa, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
d)atender aos pesquisadores estranhos ao quadro de pessoal do Arquivo, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
e)elaborar instrumentos de pesquisa dos documentos sob sua responsabilidade;
f)registrar os arquivos privados;
g)elaborar instrumentos de pesquisa dos acervos provenientes de arquivos doados ao APEB.
Art. 8.
- As unidades referidas neste capítulo exercerão outras competências correlatas e necessárias ao cumprimento da finalidade do órgão.
CAPÍITULO IV -
ATRIBUIÇÕES DOS TITULARES DE CARGOS DE PROVIMENTO TEMPORÁRIO
Art. 9.
- São atribuições do Diretor Geral;
Idirigir, coordenar, supervisionar e controlar as atividades do APEB;
IIencaminhar ao Secretário Relatórios e balancetes mensais do APEB;
IIIautorizar a abertura, movimentação e encerramento das contas bancárias, sempre com a assinatura conjunta do Gerente Administrativo Financeiro;
IVassinar e endossar, em conjunto com o Gerente Administrativo Financeiro, cheques e ordens bancárias;
Vindicar as comissões de licitação, submetendo seus pareceres à homologação final do Secretário;
VIpromover e controlar a aplicação de recursos destinados às atividades do APEB, de acordo com as normas legais e regulamentares pertinentes.
Art. 10.
- Aos titulares dos Cargos de Gerente, além do desempenho das atividades decorrentes da competência específica das respectivas unidades, cabe:
Iprogramar, orientar, dirigir, coordenar, supervisionar, controlar e avaliar os trabalhos a cargo da respectiva unidade;
IIcumprir e fazer cumprir as diretrizes, normas e procedimentos técnicos, administrativos e financeiros adotados pelo APEB;
IIIpropor ao Diretor Geral as medidas que julgar convenientes para maior eficiência e aperfeiçoamento dos programas, projetos e atividades sob a sua responsabilidade;
IVplanejar, programar e disciplinar a utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros necessários ao bom andamento dos trabalhos sob sua responsabilidade;
Velaborar e encaminhar ao Diretor Geral relatórios periódicos, ou quando solicitados, sobre as atividades da respectiva unidade.
Art. 11.
- Aos Chefes de Seção, além do desempenho das atribuições decorrentes da competência específica da respectiva unidade, cabe:
Icoordenar, controlar e avaliar a execução das atividades a cargo da respectiva unidade:
IIpromover, no âmbito da respectiva unidade, o cumprimento das normas e procedimentos técnicos e administrativos adotados pelo órgão;
IIIpropor ao superior imediato medidas que julgar convenientes para maior eficiência e aperfeiçoamento na execução das atividades da respectiva unidade;
IVelaborar e encaminhar ao superior imediato relatórios semestrais e anuais, ou quando solicitado, referentes às atividades da respectiva unidade.
Art. 12.
- Ao Secretário Administrativo cabe o atendimento de partes, preparação de expediente e correspondência e a coordenação e execução de tarefas que lhe sejam cometidas pelo seu superior imediato.
Art. 13.
- Os ocupantes de cargos de provimento temporário referidos neste capítulo, desempenharão outras atribuições necessárias ao cumprimento da finalidade das respectivas unidades.
CAPÍTULO V
SUBSTITUIÇÃO
Art. 14.
- A substituição dos titulares dos cargos de provimento temporário do APEB, em suas faltas e impedimentos eventuais, far-se-á da seguinte forma:
Io Diretor Geral por um dos Gerentes;
IIo Gerente por um dos Chefes de Seção que lhe seja subordinado;
IIIo Chefe de Seção por um dos funcionários que lhe seja subordinado.
§ 1º- Haverá sempre um servidor previamente designado pelo Diretor Geral para os casos de substituição de que trata este artigo.
§ 2º- Em caso de ausências e impedimentos eventuais por um período superior a 30 (trinta) dias, o substituto do Diretor Geral será designado pelo Governador do Estado.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 16.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia, desenvolverá suas ações de forma regionalizada, através da implantação de arquivos intermediários e permanentes nas diversas regiões do Estado.
Art. 17.
- Fornecer aos pesquisadores e usuários certidões requeridas que estejam contidas nos documentos sob sua guarda, mediante pagamento fixado pela Direção do APEB, tendo como base Taxas Cartoriais de Portarias do Senhor Secretário da Fazenda.
Art. 18.
- Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Citada por 1 norma
Normas do acervo que mencionam esta.