Bahia
Decreto Estadual da Bahia nº 10208, de 29 de dezembro de 2006
Nº 10208/2006
Art. 1.
- A gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, deverá ser executada em conformidade com a legislação vigente, observando-se o disposto neste Decreto.
Disciplina a Gestão de Documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.
O GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto na Lei Estadual nº 8.538, de 20.12.2002, e considerando a necessidade de:
racionalizar e otimizar a gestão de documentos, com a adoção de novas tecnologias no tratamento e gerenciamento da informação, auxiliando o dirigente na tomada de decisão;
permitir e facilitar o compartilhamento da informação entre os diversos usuários e o gerenciamento do seu ciclo de vida, desde a sua criação até o seu arquivamento; e
estabelecer padrões de arquivamento de documentos, evitando a perda da informação e/ou multiplicidade de controle,
D E C R E T A
Art. 2.
- Considera-se arquivo o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituição pública ou privada, em decorrência do exercício de atividade específica, de valor histórico, artístico, literário, científico e administrativo, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento.
Art. 3.
- São arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por:
Iinstituições governamentais no âmbito federal, estadual e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, judiciárias e legislativas;
IIagentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função;
IIIpessoas físicas e jurídicas que, embora se submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas por força de lei;
IVempresas públicas, sociedades de economia mista, fundações privadas instituídas por entes políticos territoriais, concessionárias e permissionárias de serviços públicos.
Parágrafo únicoCompete às pessoas físicas e jurídicas mencionadas nos incisos deste artigo a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 4.
- Os arquivos públicos são classificados como arquivos em fases corrente, intermediária e permanente.
§ 1º- Considera-se arquivo em fase corrente o conjunto de documentos em curso que constituam objeto de consultas freqüentes, cabendo sua administração ao organismo que integram.
§ 2º- Arquivo em fase intermediária é o conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, constituindo-se em objeto de consultas esporádicas, para efeito administrativo e legal, e que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, mas cujo direito de propriedade ainda pertence ao organismo que os originou.
§ 3º- Arquivo em fase permanente é o conjunto de documentos de valor probatório, histórico e informativo que devem ser preservados e custodiados pela Administração Pública, que os tornará disponível para a pesquisa e a garantia dos direitos públicos.
Art. 5.
- Os documentos integrantes dos arquivos em fase corrente, efetuadas as operações de avaliação e seleção, serão, periodicamente, transferidos para os arquivos em fase intermediária.
Parágrafo único- Desde que se verifiquem as condições previstas no § 2º do art. 4º deste Decreto, os arquivos em fase intermediária, de âmbito estadual, serão recolhidos, periodicamente, pela Fundação Pedro Calmon Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia FPC da Secretaria da Cultura e Turismo SCT, para fins de arquivamento permanente.
Art. 6.
- O tempo de permanência dos documentos nos arquivos, nas suas fases corrente e intermediária, e o recolhimento para a guarda permanente ou eliminação será definido de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos a serem aplicadas pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.
Parágrafo único- Quando da eliminação dos documentos, em consonância com a Tabela de Temporalidade de Documentos, deverá ser publicado no Diário Oficial do Estado o Aviso de Eliminação de Documentos, atendendo o prazo de 30 (trinta) dias para manifestação do interessado.
Art. 7.
- As atividades de administração, recolhimento, seleção, conservação e acesso aos documentos de arquivo estão integradas no Sistema Estadual de Arquivo, instituído pela Lei Delegada Estadual nº 52, de 31 de maio de 1983.
Art. 8.
- A gestão de documentos no Poder Executivo Estadual tem por finalidade sistematizar os procedimentos técnicos e operacionais relativos à produção, fluxo, ciclo de vida, classificação, organização, avaliação, acesso e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Parágrafo único- A gestão de documentos, objetivando a eficácia do gerenciamento da informação, qualquer que seja seu suporte de registro, será operacionalizada:
Ipela Secretaria da Cultura e Turismo SCT, através da Fundação Pedro Calmon Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia - órgão central do Sistema Estadual de Arquivo;
IIpela Secretaria da Administração SAEB, através da Superintendência de Serviços Administrativos SSA, órgão central do Sistema Estadual de Administração;
IIIpelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, órgãos setoriais e seccionais do Sistema Estadual de Administração e do Sistema Estadual de Arquivo.
Art. 9.
- Os documentos públicos que integram o acervo documental das instituições públicas em processo, parcial ou total, de desestatização ou publicização serão de responsabilidade da própria instituição, que procederá à sua guarda temporária até a eliminação ou recolhimento, em conformidade com a legislação vigente.
§ 1º- A cessação de atividades ou a extinção de instituições públicas implica a transferência de sua documentação à instituição sucessora.
§ 2º- A transferência e o recolhimento de que trata este artigo constituirão cláusula específica nos respectivos processos de desestatização, publicização, extinção ou cessação de atividades.
§ 3º- Para efeito do disposto neste artigo, as instituições providenciarão, em conformidade com as normas emanadas da SCT e da SAEB, em suas respectivas áreas de competência, a identificação, avaliação e organização do acervo documental.
Art. 10.
- São arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas.
Art. 11.
- Os arquivos privados, cuja localização e valor tenham sido identificados pelo Poder Público, poderão ser classificados como arquivos de interesse público, desde que consideradas fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico estadual ou nacional.
Art. 12.
- A Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, de aplicação no âmbito do Poder Executivo Estadual, será aprovada mediante Instrução Conjunta da SCT e SAEB.
Parágrafo único- As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades finalísticas dos órgãos e entidades serão aprovadas e atualizadas mediante Portaria dos seus dirigentes.
Art. 13.
- A gestão de documentos observará o disposto na legislação federal, relativa à política nacional de arquivos, especialmente a Lei Estadual nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 14.
- Poderão participar da gestão de documentos de que trata este Decreto instituições públicas ou privadas, responsáveis pela gestão e recolhimento de documentos de arquivos públicos e privados, observado o disposto no art. 4º, deste Decreto.
Art. 15.
- A Secretaria da Cultura e Turismo SCT, por intermédio da Fundação Pedro Calmon - Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, e a Secretaria da Administração SAEB, ficam autorizadas a estabelecer as normas complementares necessárias ao cumprimento do disposto neste Decreto.
Art. 16.
- Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.
Art. 17.
- Revogam-se as disposições em contrário.
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA, em 29 de dezembro de 2006.
PAULO SOUTO
Governador
Ruy Tourinho
Secretário de Governo
Ana Lúcia Barbosa Castelo Branco
Secretária da Administração
Paulo Renato Dantas Gaudenzi
Secretário da Cultura e Turismo
Citada por 3 normas
Normas do acervo que mencionam esta.