Decreto Estadual do Amazonas nº 37899, de 23 de maio de 2017

I - assegurar o controle e a organização dos documentos produzidos, expedidos ou recebidos pelos vários órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta do Poder Executivo, no desempenho de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;

II - integrar, coordenar e padronizar os procedimentos de gestão de documentos e processos, buscando garantir, ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública estadual, de forma ágil e segura, informações a respeito do andamento dos mesmos, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

III - assegurar a proteção e a preservação dos documentos de arquivo do Poder Executivo Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo, legal, histórico e cultural;

IV - racionalizar e reduzir custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivísitica pública;

V - assegurar o acesso à documentação de arquivos públicos, de acordo com o interesse e as necessidades da sociedade; e

VI - estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos nas suas esferas de competência, atendendo às peculiaridades dos órgãos geradores da documentação.

I - Órgão Central - a Secretaria de Administração e Gestão - SEAD;

II - Órgãos Setoriais - as unidades organizacionais dos órgãos da Administração Direta e das entidades da Administração Indireta do Executivo Estadual, que desempenhem atividades de arquivo e de controle de documentos.

I - Orientar, coordenar e supervisionar a execução de tarefas de controle de documentos e de arquivos correntes nos órgãos setoriais, integrando-os e estabelecendo normas gerais de trabalho, de forma a manter uniformização de procedimentos, atendendo às peculiaridades de cada um;

II - racionalizar a produção documental com vistas a evitar a proliferação de papéis;

III - coordenar a elaboração do Plano de Classificação de Documentos da Administração do Estado do Amazonas, acompanhando a sua implantação e providenciando as alterações, quando necessárias;

IV - presidir a Comissão Central de Avaliação de Documentos, que tem por finalidade promover a avaliação, seleção e destinação final dos documentos na Administração Pública Estadual;

V - receber a documentação proveniente dos órgãos setoriais, de acordo com critérios e prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos;

VI - custodiar, preservar, armazenar e ordenar os documentos recebidos dos órgãos setoriais, dando-lhes acessibilidade por meios de pesquisa - guias, Inventários, catálogos, repertórios e índices - garantindo sua integridade e segurança;

VII - orientar os órgãos setoriais quanto às instalações, equipamentos e material em geral, do ponto de vista arquivístico;

VIII - estabelecer normas e critérios para microfilmagem, digitalização ou utilização de outras tecnologias aplicadas a documentos de arquivo, no âmbito do Executivo Estadual;

IX - desenvolver estudos visando à implementação de recursos de informática aplicado a documentos de arquivo;

X - manter intercâmbio com arquivos nacionais e estrangeiros para atualização de técnicas e permutas de experiências e tecnologias;

XI - proporcionar, aos servidores que atuam na área de gestão de documentos e de arquivos, a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento, garantindo-lhes constante atualização;

XII - divulgar o acervo custodiado;

XIII - desenvolver outras atividades na sua área de atribuição.

I - receber, registrar e controlar a tramitação e expedição de correspondência, de acordo com normas e procedimentos estabelecidos pelo Órgão Central;

II - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do Órgão Central, normas disciplinares internas de recepção, produção, tramitação e arquivamento de documentos gerados e recebidos em seus respectivos âmbitos de atuação;

III - organizar e manter arquivos de documentos de uso corrente e intermediário;

IV - classificar e arquivar os documentos de uso corrente e intermediário, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo;

V - recuperar a informação sobre a localização e conteúdo dos documentos;

VI - participar do processo de avaliação de documentos e na elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e entidades da Administração Indireta do Poder Executivo, por meio das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, a serem instituídas por ato próprio do titular da unidade administrativa;

VII - selecionar, periodicamente, os documentos mantidos em seus arquivos, para fins de eliminação ou transferência ao Arquivo Público, de acordo com os prazos pré-fixados na Tabela de Temporalidade;

VIII - transferir os documentos citados no item VII deste artigo, ao Arquivo Público, por meio de Guias de Transferência e dentro dos requisitos técnicos;

IX - manter estreito contato com o Órgão Central, no sentido de receber assistência técnica e orientação quanto aos procedimentos arquivísticos;

X - manter articulação entre si, para efeitos operacionais, com vistas a elevar o nível de eficiência do SAGED-AM;

XI - assessorar o Órgão Central no cumprimento de suas atribuições.

GABINETE DO GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAZONAS, em Manaus, 23 de maio de 2017.

Deputado DAVID ANTÔNIO ABISAI PEREIRA DE ALMEIDA Governador do Estado

JOSÉ ALVES PACÍFICO Secretário Chefe da Casa Civil

SILVIO ROMANO BENJAMIN JUNIOR Secretário de Estado de Administração e Gestão

Publicação: D.O.E. de 23/05/2017