Santa Catarina
DECRETO Nº 39, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2019
Nº 39/2019
Art. 1.
Fica instituído o programa Governo sem Papel, que visa à implantação e gestão de processos administrativos e documentos em formato eletrônico, no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições privativas que lhe conferem os incisos I, III e IV, inciso “a”, do art. 71 da Constituição do Estado e de acordo com o que consta nos autos do processo nº SEA 0792/2019,
DECRETA:
Art. 2.
Fica o Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e) estabelecido como o sistema de gestão e tramitação de processos administrativos e documentos eletrônicos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
Art. 3.
Compete à Secretaria de Estado da Administração (SEA), como órgão gestor do SGP-e:
Ipublicar normas complementares para o fiel cumprimento do disposto neste Decreto;
IIzelar pela contínua adequação do SGP-e à legislação de gestão documental, às necessidades da Administração Pública Estadual e aos padrões de uso;
IIIacompanhar a adequada utilização do SGP-e, preservando a integridade e qualidade de informações nele contidas; e
IVpromover a capacitação dos usuários do SGP-e, orientando-os e prestando o suporte necessário.
§ 1ºCabe aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual a fiscalização do bom uso e da integridade do SGP-e.
§ 2ºO titular da SEA poderá solicitar à autoridade máxima do órgão ou entidade, quando constatado uso irregular do sistema, a delegação de competência para apuração dos fatos, nos termos do § 2º do art. 3º da Lei Complementar nº 491, de 20 de janeiro de 2010.
Art. 4.
A partir de 2 de abril de 2019, todos os processos administrativos e documentos produzidos no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta deverão ser cadastrados e tramitados exclusivamente em formato eletrônico no SGP-e.
§ 1ºAs exceções ao disposto no caput deste artigo deverão ser autorizadas pela SEA.
§ 2ºAs ações relativas à abertura e formação de processos eletrônicos e à transformação de processos físicos em eletrônicos, bem como demais orientações, ocorrerão de acordo com o disposto em instrução normativa a ser publicada pela SEA.
Art. 5.
No âmbito do SGP-e, fica definida a assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível, como o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, podendo ser:
Iassinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de usuário e senha, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico; ou
IIassinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para firmar documento eletrônico ou digital.
Art. 6.
Para fins deste Decreto considera-se:
Iarquivo eletrônico: repositório de documentos e/ou de processos eletrônicos ou digitalizados;
IIdocumento eletrônico: documento produzido sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de processo de digitalização;
IIIprocesso eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos e eventos produzidos e registrados no SGP-e;
IVtransmissão eletrônica: toda forma de comunicação a distância de documentos ou arquivos digitais por meio da internet;
Vusuário interno: servidor público, colaboradores terceirizados e estagiários que tenham acesso, de forma autorizada, ao SGP-e; e
VIusuário externo: qualquer cidadão ou pessoa jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas no âmbito do SGP-e e que não seja caracterizado como usuário interno.
Art. 7.
Para todos os fins de direito, os documentos arquivados em forma eletrônica que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto terão o mesmo valor probante que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.
§ 1ºPresumem-se fiéis, para todos os fins de direito, as reproduções em papel obtidas a partir de documentos arquivados em meio eletrônico de acordo com o que dispõe este Decreto.
§ 2ºOs autos dos processos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a sua formação física.
Art. 8.
Observado o disposto na legislação arquivística brasileira proposta pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos originais, independentemente do meio em que forem gerados, após serem arquivados eletronicamente na forma deste Decreto, poderão ser eliminados ou transferidos para outro suporte local de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade publicado pela SEA.
§ 1ºOs documentos externos digitalizados e inseridos no SGP-e serão considerados como originais, devendo ser tramitados somente em meio eletrônico.
§ 2ºAs certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos ao âmbito da Administração Pública Estadual deverão ser mantidos em arquivo, após inserção no SGP-e, nos seus respectivos órgãos, que deverão promover a guarda determinada pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
Art. 9.
As movimentações geradas no SGP-e serão registradas com a indicação de data e horário de sua realização e a identificação do usuário que as realizou, informações que ficarão acessíveis às partes cadastradas em cada processo.
§ 1ºSerão de exclusiva responsabilidade do usuário identificado as movimentações registradas no SGP-e.
§ 2ºAs tarefas praticadas no SGP-e serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
§ 3ºQuando o ato for praticado para atender a prazo processual, será considerado tempestivo aquele transmitido integralmente até as 23h59min59 (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia.
§ 4ºNão serão considerados, para efeito de tempestividade, o horário inicial da conexão do usuário à internet, o horário inicial do acesso do usuário ao SGP-e ou os horários registrados pelos equipamentos do remetente.
§ 5ºAs anulações e retificações de eventos realizados por usuários internos deverão ser justificadas e registradas no histórico do processo.
§ 6ºApós assinatura, os documentos não poderão ser alterados ou excluídos, devendo a retificação ser realizada por meio de inclusão de novo documento.
Art. 10.
Caso ocorra inoperabilidade do SGP-e, os documentos poderão ser apresentados fisicamente de acordo com os modelos e autuados imediatamente quando o sistema for restabelecido, sendo prioritários os documentos que devem ser apreciados com urgência em virtude de prazo legal instituído.
§ 1ºPara efeitos de instrução processual, serão considerados a data e o horário do recebimento do documento físico na unidade que efetuar o recebimento.
§ 2ºTodos os documentos recebidos em virtude da inoperabilidade do SGP-e devem ser entendidos como documentos comprobatórios, inclusive para fins de arquivamento.
§ 3ºA inoperabilidade do SGP-e será atestada por meio de certidão emitida pela SEA, hipótese em que serão suspensos os prazos processuais até o primeiro dia útil seguinte à sua divulgação no próprio sistema.
Art. 11.
No prazo de até 10 (dez) dias, a partir da data de publicação deste Decreto, cada órgão ou entidade da Administração Pública Estadual deverá designar um responsável setorial pela implantação do programa Governo sem Papel.
Art. 12.
s casos omissos e excepcionais serão solucionados pela SEA.
Art. 13.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Florianópolis, 21 de fevereiro de 2019.
CARLOS MOISÉS DA SILVA
Governador do Estado
DOUGLAS BORBA
Secretário de Estado da Casa Civil
JORGE EDUARDO TASCA
Secretário de Estado da Administração