Distrito Federal
Decreto Distrital do Distrito Federal nº 39443, de 8 de novembro de 2018
Nº 39443/2018
Art. 1.
Ficam estabelecidas normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória nas contratações de empresas especializadas na prestação de serviços de organização e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, conforme definido pelo Caderno Técnico de Eventos a ser disponibilizado no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG.
Parágrafo únicoEste Decreto tem como objetivo orientar e definir a realização dos eventos sob a responsabilidade dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública direta e indireta, com exceção das empresas públicas, as quais são regidas pela Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016 e pelo Decreto nº 37.967, de 20 de janeiro de 2017, do Governo do Distrito Federal.
Dispõe sobre normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória na contratação e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, incisos VII e XXVI, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:
CAPÍTULO I
DO COMITÊ DE EVENTOS
Art. 2.
Fica determinada a criação do Comitê de Eventos para cada órgão ou entidade do Distrito Federal, a ser regulamentado por portaria específica de cada unidade promotora de eventos, com a finalidade de deliberar sobre a autorização prévia dos serviços listados no calendário anual, visando garantir o equilíbrio orçamentário e financeiro para a realização das respectivas contratações no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.
§ 1ºO órgão ou entidade que possuir outros órgãos subordinados a sua estrutura poderá instituir comitê geral, que substituirá a criação de comitês de eventos específicos para cada unidade promotora de eventos.
§ 2ºOs órgãos e entidades do Distrito Federal terão o prazo máximo de 120 dias para instituir os Comitês de que trata o caput deste artigo, contados a partir da entrada em vigor deste Decreto.
Art. 3.
É competência do Comitê de Eventos a aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal.
§ 1ºA aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal ocorrerá nas reuniões periódicas do Comitê de Eventos ou ad referendum.
§ 2ºAs unidades técnicas responsáveis pelo evento devem registrar no Plano Anual de Compras e Contratações (PACC) os eventos previstos, elaborar os calendários anuais de eventos e publicá-los no sítio eletrônico institucional do órgão ou entidade, até a data de 31 de dezembro do ano em que for aprovado o ato.
§ 3ºO registro dos eventos no PACC, por meio do Sistema e-ComprasDF, subsidiará a análise prévia do Comitê de Eventos e permitirá sua autorização no módulo de Formulário para Aprovação da Realização do Evento, a ser definido e disponibilizado pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG, com as seguintes informações:
Inúmero do processo;
IItítulo do evento;
IIIUnidade Gestora;
IVnome do Demandante;
Vcargo do Demandante;
VItipo de evento;
VIInúmero de dias do evento;
VIIIinício e término da realização do evento;
IXendereço eletrônico do responsável pelo evento;
Xpúblico estimado;
XIendereço do evento;
XIInome, telefone e endereço eletrônico do Fiscal/Executor do evento;
XIIIvalor estimado da contratação.
§ 4ºAlém das informações estabelecidas no § 2º deste artigo, a unidade demandante deverá anexar o Termo de Referência aprovado pela autoridade competente no Formulário para Aprovação da Realização do Evento, para fins de acompanhamento e controle governamental, para garantir a transparência e a lisura nas contratações.
§ 5ºCaso haja a necessidade, serão permitidas retificações no Formulário para Aprovação da Realização do Evento.
CAPÍTULO II
DAS ATRIBUIÇÕES
Art. 4.
Serão consideradas unidades demandantes os órgãos e entidades do Poder Executivo do Distrito Federal que propuserem eventos, ficando os mesmos responsáveis pela execução destes.
§ 1ºSão competências das unidades demandantes:
Iregistrar no PACC do exercício correspondente a relação dos eventos a serem executados no ano subsequente, em cumprimento ao disposto nos artigos 12, 14 e 15 do Decreto Distrital nº 35.592, de 2 de julho de 2014, e os incisos I e II do artigo 2º do Decreto nº 37.729, de 26 de outubro de 2016;
IIpublicar em seu sítio eletrônico o calendário anual de eventos;
IIIencaminhar à Secretaria de Estado de Comunicação a relação de eventos abertos previstos para fins de maior publicização;
IVautuar os processos licitatórios de eventos;
Vencaminhar às Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) ou unidade técnica correspondente o custo anual estimado dos eventos, acompanhado das informações quanto à origem do crédito orçamentário.
VIindicar seus Fiscais/Executores de eventos;
VIIemitir Ordem de Serviço à contratada, atestar e encaminhar a Nota Fiscal para o pagamento, utilizando exclusivamente o Sistema e-ContratosDF;
VIIIacompanhar a realização dos eventos.
§ 2ºAs unidades demandantes deverão registrar no e-ComprasDF, até 31 de dezembro de cada ano, os eventos constantes no seu calendário, referente ao ano subsequente.
Art. 5.
A equipe de fiscalização deverá observar o disposto no Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010 e demais legislação correlata.
Art. 6.
O Fiscal/Executor é responsável pelo atesto da Nota Fiscal e ainda pela operacionalização do Formulário para Aprovação da Realização do Evento junto ao Comitê de Eventos no e-ComprasDF.
Parágrafo únicoSão competências específicas do Fiscal/Executor de evento, sem prejuízo das demais atribuições legais:
Iemitir Ordem de Serviço (OS), que deve ser devidamente assinada eletronicamente pelo Fiscal/Executor de evento;
IIfiscalizar, in loco, a realização dos eventos;
IIIprestar contas da realização do evento, conforme Check List constante no Caderno Técnico de Eventos - Relatório de Avaliação Pós-Evento, em até 05 dias úteis após sua execução;
IVatestar a Nota Fiscal e enviar à unidade técnica competente para providências de pagamento, por meio do Sistema e-ContratosDF.
CAPÍTULO III
DAS FASES DA TRAMITAÇÃO
Art. 7.
São fases da tramitação dos processos relativos aos eventos:
Iautuação do processo pela unidade administrativa interessada para cada demanda/evento, de acordo com sua classificação, que poderá ser de pequeno, médio ou grande porte, segundo os critérios estabelecidos pelo órgão/entidade demandante.
IIcadastramento do Formulário para Aprovação da Realização do Evento, do sistema e-ComprasDF, com Termo de Referência devidamente aprovado pela autoridade competente, bem como a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento, com antecedência mínima em relação ao início da execução do evento de:
a)120 dias úteis, para eventos de pequeno porte;
b)150 dias úteis, para eventos de médio porte;
c)180 dias úteis, para eventos de grande porte.
IIIrealização de procedimento licitatório e consequente formalização da Ata de Registro de Preços e/ou Nota de Empenho/Contrato por meio de ata já registrada;
IVemissão da Ordem de Serviço (OS) pela unidade demandante devidamente assinada pelo Fiscal/Executor;
Vfiscalização, in loco, da realização do evento;
VIprestação de contas pelo Fiscal/Executor da realização do evento - conforme Check List constante no Relatório de Avaliação Pós-Evento, bem como das Informações Exigidas para Comprovação da Prestação do Serviço de Apoio a Eventos, ambos do Caderno Técnico de Eventos.
Parágrafo únicoOs prazos estipulados nas alíneas "a", "b" e "c" do inciso II deste artigo poderão ser excetuados, desde que haja autorização expressa do Comitê responsável pelo evento.
CAPÍTULO IV
DA EXECUÇÃO DO EVENTO
Art. 8.
Caberá às Unidades Demandantes:
Irealizar análise prévia da conformidade dos itens demandados em relação aos itens licitados, após a homologação do regular procedimento licitatório, celebração da Ata de Registro de Preços, se for o caso, e emissão da Nota de Empenho/Contrato;
IIdefinir nos casos de locação específica a melhor entre as 3 (três) propostas equivalentes do local para realização do evento e propostas de preços finais apresentadas pela empresa contratada, sempre respeitando os princípios que regem a Administração Pública;
IIIefetuar registro de conformidade da proposta e adequá-la, quando necessário, dentro dos limites estabelecidos no Edital e no Contrato, procedendo também à alteração de seu Formulário para Aprovação da Realização do Evento no e-Compras e incluí-lo ao Processo Eletrônico;
IVobservar que a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento deverá ser feita exclusivamente com base na relação dos itens apurados no Edital, Ata de Registro de Preços, se for o caso, e Nota de Empenho/Contrato.
CAPÍTULO V
DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE E DA CONTRATADA
Art. 9.
São obrigações dos órgãos e entidades contratantes:
Icadastrar a estrutura do evento no e-ComprasDF, com devido preenchimento do Formulário para Aprovação da Realização do evento;
IIinstaurar procedimento licitatório, após aprovação da Realização do evento pelo Comitê;
IIIprestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela contratada durante as ações precursoras à apresentação da proposta de serviços;
IVproporcionar todas as facilidades para que a contratada possa desempenhar seus serviços dentro das normas estabelecidas no Contrato;
Vacompanhar e fiscalizar a execução do contrato, por intermédio de servidores designados como Fiscal/Executor no âmbito da Unidade, nos termos do artigo 67, da Lei nº. 8.666, de 21 de junho de 1993, exigindo seu fiel e total cumprimento;
VIregistrar ocorrência de execução dos eventos autorizados, atestados e anexá-la aos autos, bem como justificar qualquer diferença de valor referente à Proposta de Serviço apresentada pela contratada e a Nota Fiscal para pagamento;
VIIproceder com o atesto na Nota Fiscal, bem como a indicação de glosa, caso algum serviço ou material não tenha sido prestado ou fornecido conforme a Proposta de Serviço previamente aprovada pela Unidade Demandante.
VIIIinformar à SUAG, ou unidade técnica equivalente gestora do contrato, qualquer descumprimento das condições e obrigações pela contratada na execução dos serviços autorizados;
IXemitir relatório de acompanhamento da execução do evento;
Xmanter arquivo digital de todos os documentos comprobatórios da realização do evento para posterior prestação de contas aos órgãos de controle;
XIcomunicar ao órgão/entidade demandante e Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) toda e qualquer irregularidade ocorrida ou observada na execução dos serviços.
Art. 10.
São obrigações da empresa Contratada:
Iprestar o serviço conforme Ordem de Serviço emitida pelo demandante.
IIapresentar, após a realização do evento, toda documentação necessáriapara análise do demandante, tais como certidões e documentos fiscais em conformidade com a Ordem de Serviço;
IIIdar integral cumprimento as condições e especificações estabelecidas em contrato;
IVprestar todos os esclarecimentos solicitados pelo órgão e entidade demandante;
Vresponsabilizar-se pelos profissionais devidamente capacitados e qualificados, necessários à perfeita execução dos serviços, cabendo-lhes todos os pagamentos, inclusive dos encargos sociais, trabalhistas, previdenciários e fiscais, impostos, taxas alimentação e locomoção, previstos na legislação vigente, em decorrência de sua condição de empregadora, sem qualquer ônus adicional para o órgão/entidade demandante;
VIdesignar preposto a quem a fiscalização se reportará de forma ágil, bem como organizar e coordenar os serviços contratados.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 11.
Este Decreto entra em vigor 120 dias após a sua publicação.
Art. 12.
Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 08 de novembro de 2018
130º da República e 59º de Brasília
RODRIGO ROLLEMBERG