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Distrito Federal

Decreto Distrital do Distrito Federal nº 3143, de 13 de janeiro de 1976

Nº 3143/1976

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TÍTULO – 1. TÍTULO – II TÍTULO – III TÍTULO – IV TÍTULO – V TÍTULO – VI
78 artigos

Estabelece normas gerais sobre Comunicação Administrativa para o Distrito Federal e dá outras providências.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II, do artigo 20, da Lei n°. 3.751 de 13 de abril de 1960,

DECRETA:

TÍTULO – 1.

Art. 1.
- A execução das atividades de recebimento e autuação de papéis e documentos oficiais na Administração do Distrito Federal é da competência exclusiva de órgãos que compõem o Sistema de Comunicação Administrativa do Distrito Federal.

Parágrafo 1°. - A execução das atividades de que trata este artigo poderá ser descentralizada ouvida previamente a Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa.

Parágrafo 2°. - A descentralização a que se refere o parágrafo anterior se efetivará através de Decreto do Governador do Distrito FederaL

Parágrafo 3°. - Ocorrendo a descentralização prevista no parágrafo 1°., o Secretário de Administração baixará Portaria estabelecendo a faixa numérica a ser usada pelo órgão descentralizado.

Art. 2.
- A execução das atividades de distribuição, controle e informação sobre o andamento de papéis e documentos oficiais na Administração do Distrito Federal é de competência dos órgãos que compõem o Sistema de Comunicação Administrativa.

Parágrafo 1°. - Compõem o Sistema de Comunicação Administrativa, para os efeitos deste Decreto:

Ios órgãos da própria Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa da Secretaria de Administração;
IIos órgãos de comunicação administrativa das Secretarias, da Procuradoria Geral, do Gabinete do Governador, das Administrações Regionais e dos Órgãos Relativamente Autônomos;
IIIos órgãos de expediente dos Gabinetes, das Coordenações, dos Departamentos e de órgãos equivalentes da Administração Direta do Distrito Federal;
IVos órgãos de comunicação administrativa das entidades da Administração Indireta e das Fundações.

Parágrafo 2°. - As entidades da Administração Indireta do Distrito Federal e as Fundações adequarão às suas condições próprias e através de normas específicas, os princípios estabelecidos neste Decreto.

TÍTULO – II

CAPÍTULO – I

Art. 3.
- Os papéis e documentos oficiais do Distrito Federal, transformados ou não em processo, para os efeitos de autuação, tramitação e arquivamento, podem ser classificados em função:
IDA NATUREZA:

- normativos, constitutivos, de correspondência ordinária e declaratórios;

IIGRAU DE SIGILO:

- sigilosos e não sigilosos;

IIIDO PRAZO DE TRAMITAÇÃO:

- normais, urgentes e sujeitos a prazo;

IVDA ORIGEM:

- primários e secundários;

VDA PROCEDÊNCIA:

- internos e externos;

VIDO VALOR DE GUARDA:

- permanentes, transitórios e eventuais;

Art. 4.
- Consideram-se não sigilosos os documentos que, por sua natureza e assunto, não requerem medidas especiais de proteção, custódia, manuseio e divulgação.
Art. 5.
- Os documentos considerados "Urgentes" são os que requerem, na sua tramitação, maior celeridade que a rotineira.

Parágrafo 1°. - A classificação do documento como URGENTE poderá ser aposta pelas autoridades referidas no parágrafo único do art. 17 bem como pelos Diretores ou Chefes de Divisão e por autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administração Indireta e das Fundações.

Parágrafo 2°. - Os documentos referidos no parágrafo único do art. 36, receberão a classificação de URGENTE, nos órgãos de protocolo, quando recebidos para autuação.

Art. 6.
- Documentos sujeitos a prazo são aqueles cuja tramitação não pode ultrapassar o período de tempo determinado em lei, regulamento, regimento, ou fixado por autoridade competente.
Art. 7.
- Consideram-se documentos primários os originais e, secundários, quaisquer reproduções
Art. 8.
- Documento interno é aquele que tramita no âmbito do mesmo órgão ou entre os vários órgãos da Administração do Distrito Federal.
Art. 9.
- Documento externo é aquele que tramita entre a Administração do Distrito Federal e órgãos, autoridades ou pessoas estranhas ao âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.
Art. 10.
— São documentos de valor de guarda permanente os que a legislação específica determinar.
Art. 11.
- Sao documentos de valor transitório aqueles cuja guarda só interessa temporariamente à Administração e eventuais, os de interesse passageiro.

CAPÍTULO – II

Art. 12.
- É sigiloso o documento cujo assunto deva ser de conhecimento restrito e requeira medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, manuseio e divulgação.
Art. 13.
- Os assuntos considerados sigilosos serão classificados de acordo com a natureza do assunto e não, necessariamente, de acordo com as suas relações com outro assunto.

SEÇÃO – I

Art. 14.
- Para os documentos oficiais do Distrito Federal, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do âmbito de sua divulgação, são os seguintes os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias de classificação:

- SECRETO

- CONFIDENCIAL

- RESERVADO

Art. 15.
- O grau de sigilo ou classificação SECRETO é dado ao documento cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.
Parágrafo único- A classificação do documento como SECRETO é privativa do Governador, Secretários de Estado, Chefes dos Gabinetes Civil e Militar, Comandantes da Polícia Militar e do Corpo de Bombeiros, Consultor Jurídico, Procurador Geral e Dirigentes de Entidades da Administração Indireta e das Fundações.
Art. 16.
- O grau de sigilo ou classificação CONFIDENCIAL é dado ao documento que, embora não requeira alto índice de segurança, é suscetível de ensejar prejuízos a terceiros ou embaraços à atividade administrativa, se tratado ou conhecido por agente público não autorizado.
Parágrafo único- A classificação de documento como CONFIDENCIAL será determinada pelas autoridades referidas no parágrafo único do art. 15, bem como pelos Subprocuradores-Gerais, Dirigentes de órgãos Relativamente Autônomos, Chefes de Gabinete dos Secretários e do Procurador Geral e autoridades, de hierarquia equivalente, das entidades da Administração Indireta e das Fundações.
Art. 17.
— O grau de sigilo ou classificação RESERVADO é dado ao documento cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.
Parágrafo único- A classificação do documento RESERVADO será determinada pelas autoridades referidas no parágrafo único do art. 16, bem como pelos Coordenadores, Diretores de Departamento, Administradores Regionais, Juiz Presidente da Junta de Recursos Fiscais, Presidentes de Órgãos de Deliberação Coletiva e por autoridades, de hierarquia equivalente, das entidades da Administração Indireta e das Fundações.
Art. 18.
— A classificação do documento é processada na forma do art. 14, podendo as páginas, parágrafos, seções, partes componentes, anexos, etc., merecer diferentes classificações, mas o documento, como um todo, terá somente, uma única classificação geral.
Art. 19.
— Todas as autoridades que tenham classificado documentos sigilosos são obrigadas a revê-los constantemente e a baixá-los de classificação, tão logo as circunstâncias o permitam.
Art. 20.
— A classificação exagerada retarda, desnecessariamente, a tramitação do documento e deprecia a importância do grau de sigilo, devendo, portanto, o critério para a classificação ser o menos restritivo possível.

SEÇÃO – II

Art. 21.
- A segurança relacionada com a expedição, manuseio e custódia do documento sigiloso é de responsabilidade de todo aquele que a ele tiver acesso.

Parágrafo 1°. - Toda e qualquer pessoa que, oficialmente, tome conhecimento de assunto sigiloso: fica automaticamente responsável pela manutenção de seu sigilo.

Parágrafo 2°. - Ocorrendo qualquer irregularidade que afete a segurança de assuntos sigilosos, a autoridade competente providenciará, imediatamente, a abertura de sindicância ou de inquérito para apurar a responsabilidade do ocorrido.

Parágrafo 3°. - Qualquer pessoa que tenha extraviado documento sigiloso participará imediatamente essa ocorrência ao seu chefe imediato e (ou) a autoridade responsável pela custódia do documento.

Art. 22.
- Sempre que a preparação, impressão ou reprodução de documento sigiloso incumbirem a outrem que não seu autor, destinatário ou encarregado de sua guarda ou posse, deverão estes adotar as medidas necessárias a salvaguarda da reserva, pela qual ficam responsáveis solidariamente com aquele.

Parágrafo 1°. - Os documentos sigilosos somente poderão ser reproduzidos mediante expressa autorização da autoridade que os classificou ou de autoridade a ela superior, excluído o caso previsto no art. 60.

Parágrafo 2°. - Qualquer reprodução de documento sigiloso recebe a classificação correspondente à do original.

Art. 23.
- Os documentos sigilosos deverão ser guardados em arquivos sigilosos.
Parágrafo único- O acesso a arquivo o u registro referentes a documentos sigilosos só será permitido ao autor ou destinatário do ducumento ou, ainda, a servidores , devidamente credenciados pelas autoridades competentes para classificar o documento como sigiloso.

TÍTULO – III

CAPÍTULO – I

Art. 24.
- Autuação é o ato pelo qual o documento recebido em protocolo se constitui em processo.
Parágrafo único- Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação tais como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa de publicação, pedido de cópia de documentos e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.
Art. 25.
- Considera-se processo, para os efeitos deste Decreto, o papel ou documento recebido e autuado pelos órgãos de que trata o artigo 1°.
Art. 26.
- O processo deve ser formado por assunto, isoladamente, não sendo permitido o agrupamento, em uma só autuação de assuntos distintos.
Parágrafo único- O documento secundário, por si só, não pode constituir processo.
Art. 27.
— Toda correspondência encaminhada aos órgãos da Administração do Distrito Federal, será aberta nos órgãos de protocolo do Sistema de Comunicação Administrativa e autuada se necessário, excluída a correspondência nominal e aquela com nota "secreto", "Confidencial" ou "reservado".

CAPÍTULO – II

Art. 28.
— No recebimento do documento inicial verificar-se-á:
Ise está dirigido à autoridade competente;
IIse está redigido em termos;
IIIse está assinado pelo próprio, por seu representante legal ou por procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;
IVse está acompanhado, quando necessário, de plantas, escrituras, escritas, faturas, etc.;
Vse apresenta comprovante de pagamento de emolumentos eventualmente exigíveis em virtude de lei;
VIse consta o nome, o estado civil e domicílio do requerente, que também indicará, quando servidor do Distrito Federal, o cargo ocupado, a respectiva matrícula e a unidade administrativa em que é lotado;
VIIse consta o "autue-se" e a assinatura do Chefe imediato, quando tratar-se de servidor do Distrito Federal;
VIIIse consta a qualificação e domicílio fiscal, em se tratando de pessoa juríiica;
IXse está acompanhado de versão em vernáculo, firmada por tradutor juramentado, quando tratar-se de documento redigido em idioma estrangeiro.
Art. 29.
— Os documentos cujos originais sejam prescindíveis, poderão ser apresentados em reprodução autenticada.
Art. 30.
— No ato de recebimento do documento deverá ser entregue ao interessado, pelo agente que o receber, um comprovante de protocolo.
Art. 31.
- Indicar-se-ão no canto superior direito da primeira folha do documento, pela carimbagem:
Io nome ou sigla da unidade administrativa responsável pela autuação;
IIo número do processo;
IIIa data da autuação.
Art. 82.
- Constituído o processo, as peças que nele forem inseridas serão colocadas em sequência, numeradas e rubricadas, observando-se a ordem cronológica.

Parágrafo 1°. - Para efeito de numeração das peças, a capa do processo não será considerada.

Parágrafo 2°. - As peças do processo deverão ser presas uma às outras de forma adequada ao seu volume.

Parágrafo 3°. - O processo poderá ser dividido em volumes, quando o número de peças assim o exigir, com termos de abertura e de encerramento para cada um, comunicando-se o fato aos órgãos responsáveis pelo controle da tramitação.

Art. 33.
- O processo deverá tramitar sempre com a capa do órgão de origem, na qual só poderão registrar-se os elementos especificados no modelo, vedadas outras anotações, salvo as previstas no Título - II, deste Decreto, se for o caso.
Parágrafo único- Os processos oriundos de órgãos não pertencentes à estrutura administrativa do Distrito Federal receberão numeração no órgão de autuação onde derem entrada, desprezando-se, para efeito de controle e tramitação, o número de autuação do órgão de origem.

CAPÍTULO – III

Art. 34.
- O registro da entrada de documentos nos órgãos para autuação, será feito em impressos adequados a três tipos de catálogo:
Inumérico-cronológico;
IIalfabético-nominal;
IIIprocedência ou assunto.
Parágrafo único- O registro de movimentação de processos para controle dos órgãos que compõem o Sistema de Comunicação Administrativa será feito impresso adequado ao tipo de catálogo numérico-cronológico.

CAPÍTULO – IV

Art. 35.
- Os processos, antes de serem encaminhados aos órgãos de destino, deverão ter todas as suas peças ordenadas, numeradas e devidamente rubricadas.
Art. 36.
- Nenhum processo poderá permanecer no órgão responsável pela sua distribuição por mais de 24:00 (vinte e quatro) horas, salvo nos casos de diligência e aqueles recebidos às sextas-feiras, vésperas de feriado e ponto facultativo.
Parágrafo único- Terão andamento prioritário e imediato os processos formados a partir de documentos relativos a:
Ipedidos de informação oriundos do Poder Executivo, Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional;
IImandados de segurança;
IIIcitações judiciais ou administrativas;
IVpedidos de exoneração ou dispensa;
Vdemissão;
VIauxílio-funeral;
VIIdiárias para afastamento da sede;
VIIIfolhas de pagamento; e
IXoutros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, devam ter tramitação preferencial.

TÍTULO – IV

CAPÍTULO – I

Art. 37.
— Nenhum despacho será emitido no documento inicial do processo, salvo quando ocorrer:
Ipedido de autuação assinado por autoridade competente;
IIdespacho final se o processo não sofrer tramitação.
Art. 38.
— O servidor a quem competir informar o processo, bem como a autoridade à qual tocar a decisão não se eximirão de fazê-lo desde logo, se, apesar da inobservância de alguma formalidade, estiverem presentes os elementos fundamentais ou substancialmente necessários à informação ou à decisão.
Art. 39.
— As informações deverão ser elaboradas com síntese e clareza, atendendo, quando for o caso, aos seguintes requisitos:
Iresumo do histórico das fases principais, remissão aos pareceres exarados, transcrição ou citação de leis ou decretos em apreciação;
IIparte conclusiva, dentro dos limites hierárquicos do informante.
Art. 40.
— Não havendo discordância entre informações ou elemento novo a acrescentar, as autoridades limitar-se-ão, preferentemente, à decisão ou simples encaminhamento, com remissão às folhas do processo onde se encontram os dados essenciais ao esclarecimento da matéria.
Art. 41.
- Os pronunciamentos serão de preferência datilografados, evitando-se espaço em branco e utilizando-se, sempre que possível, o verso da folha.
Parágrafo único- A recomendação contida neste artigo, será observada, ainda, para encaminhamentos, aposição de carimbos e outras anotações em folhas de processo.
Art. 42.
- Todas as assinaturas, firmas e rubricas em documentos e processos formados no âmbito do Distrito Federal deverão constar, em seguida, o nome, o cargo ou a função do signatário, tipográfica ou datilograficamente ou, ainda, manuscritos em letra de imprensa.

Parágrafo 1°. - As assinaturas, firmas ou rubricas deverão ser feitas a tinta, não sendo aceitas, sob qualquer pretexto, assinaturas que não se apresentem com esta exigência.

Parágrafo 2°. - Os órgãos de Comunicação Administrativa restituirão aos de origem, o documento ou processo que estiver em desacordo com este artigo.

Art. 43.
- Antes da solução final do assunto contido em processo, não serão dadas a conhecer, ao interessado, quaisquer informações, pareceres ou despachos, a não ser quando esses últimos encerrem alguma exigência, cabendo, nesse caso, ao órgão onde se encontrar o processo prestar a informação.
Parágrafo único- Não havendo prejuízo para o funcionamento da repartição ou para o interesse público e a critério da chefia, poder-se-á conceder vista do processo, às partes ou a seus representantes legais.
Art. 44.
- O processo terá tratamento rápido, em todos os órgãos por que necessite tramitar, para sua completa instrução e decisão.

Parágrafo 1°. - Quando por necessidade do serviço, interesse da Administração, diligência, complexidade da matéria ou outro motivo de força maior, for ultrapassado o prazo ideal, deverá o órgão que o exceder, justificar no processo, o retardamento.

Parágrafo 2°. - Conta-se o prazo ideal:

Ipara os servidores e autoridades, desde o recebimento do processo;
IIpara as partes e terceiros intervenientes desde a notificação, intimação ou publicação no órgão oficial do Poder Executivo do Distrito Federal.

CAPÍTULO – II

Art. 45.
- Entende-se por juntada, para os efeitos deste Decreto, o ato pelo qual se reúne a um processo, documento ou mesmo outro processo que, por sua natureza, tenham entre si, dependência ou relação.
Art. 46.
- A juntada ocorre:
Ipor anexação;
IIpor apensação.

Parágrafo 1°. - A juntada dependerá de expressa solicitação de autoridade competente e, quando realizada, deverá ser comunicada, imediatamente, ao órgão responsável pelo controle de andamento do processo.

Parágrafo 2°. - Constará da comunicação de que trata o parágrafo 1°. deste artigo, dentre outros, os seguintes dados: data da realização, os números dos processos e a espécie da juntada.

SEÇÃO – I

Art. 47.
— Juntada por anexação é aquela em que um documento ou processo é devidamente incorporado a outro, passando as partes a constituir peça única.
Parágrafo único- O documento solto será juntado ao processo, por anexação, passando a ser peça integrante do todo.
Art. 48.
— A juntada por anexação será feita no próprio órgão em que se encontrar o processo a ser anexado.
Art. 49.
- Na juntada por anexação observar-se-á, obrigatoriamente, em relação aos documentos ou processos a serem anexados, o seguinte elemento:

- dependência entre os documentos ou processos;

SEÇÃO – II

Art. 50.
— Ajuntada por apensação é a reunião de dois ou mais processos, sem se incorporarem em definitivo, e que, pela correspondência ou similitude dos assuntos para o estudo e apreciação, devam ser agrupados visando à uniformidade de tratamento.
Art. 51.
- A juntada por apensação será feita no próprio órgão em que se encontrar o processo a ser apensado.
Parágrafo único- Os processos juntos por apensação, tão logo tenham produzido os efeitos desejados, poderão ser desapensados.

CAPÍTULO – III

Art. 52.
- Desapensação é o ato de retirar um processo que está a outro apensado, quando houver surtido o efeito que levou à apensação.
Parágrafo único- A desapensação será efetuada através de "Termo de Desapensação" lavrado no processo que contenha o pedido inicial de apensação.
Art. 53.
- As peças de um processo poderão ser retiradas, no interesse da Administração ou a pedido de terceiros.
Art. 54.
- A retirada de qualquer peça de um processo, quando ocorrer, será feita no próprio órgão onde o mesmo se encontrar, mediante "Termo de Retirada de Peça"

Parágrafo 1°. - A peça retirada a pedido de terceiros, além do termo competente, só será entregue mediante recibo assinado pelo interessado, que passará a fazer parte do processo.

Parágrafo 2°. - O processo que tiver peça retirada não terá suas folhas por isso renumeradas, permanecendo vago o número correspondente.

Art. 55.
- É privativo do Arquivo Central, da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa, a retirada de peças de processo arquivado em definitivo, na Administração Direta do Distrito Federal.
Art. 56.
- A retirada de peças de processo sob a guarda do Arquivo Central, só poderá ser autorizada pelas autoridades referidas no artigo 66 deste Decreto.

Parágrafo 1°. - A retirada somente será efetuada mediante ofício da autoridade competente ou, se for o caso, através de despacho exarado em requerimento do interessado no processo.

Parágrafo 2°.- O expediente a que se refere o parágrafo anterior será encaminhado em uma só via ao Arquivo Central, independentemente de protocolização, que terá um prazo mínimo de 24:00 (vinte e quatro) horas para atender.

Parágrafo 3°. - A peça retirada será entregue, mediante recibo, a quem autorizou seu desentranhamento ou ao interessado.

Parágrafo 4°. - O disposto no parágrafo 1°. , deste artigo, não se aplica à retirada dos documentos de que trata a Lei nº. 5.553, de 6 de dezembro de 1966.

CAPÍTULO – IV

Art. 57.
— É assegurada a expedição de cópias de inteiro teor ou de partes isoladas do processo arquivado, quando requeridas para defesa de direito próprio ou de terceiro, ou para esclarecimento de situações.
Art. 58.
— A cópia deverá ser requerida com a indicação da finalidade específica a que se destina, a fim de que se possa verificar legítimo interesse do requerente na sua obtenção.

Parágrafo 1°. - Quando a finalidade da cópia for instruir processo judicial, deverão ser mencionados o direito em questão, o tipo de ação, o nome das partes e o respectivo juízo, se a açao já tiver sido proposta.

Parágrafo 2°. - Se o requerimento for assinado por procurador, deverá ser juntado o competente instrumento de procuração.

Art. 59.
— O pedido de cópia será indeferido quando:
Io requerente não tiver interesse legítimo no processo;
IIa matéria objeto de cópia se referir:
a)a assunto cuja divulgação afete a segurança ou prejudique interesse público relevante;
b)a pareceres ou informações, salvo se a decisão a ser copiada aos mesmos se reporte;
IIIo processo que ainda estiver sem decisão final, ressalvados os casos de interesse comprovado da Administração. (Inciso revogado(a) pelo(a) Decreto 3903 de 20/10/1977)
Art. 60.
— A autorização ou indeferimento de expedição de cópia de processo arquivado em definitivo na Administração Direta, é de competência exclusiva do Secretário de Administração.

Parágrafo 1°. - A autorização de expedição de cópia será exarada, atendendo requerimento da parte interessada e ouvido, se for o caso, o órgão específico que tratou da matéria objeto da cópia.

Parágrafo 2°. - Autorizada a expedição da cópia, a parte interessada juntará ao requerimento uma via da guia de recolhimento da Taxa de Expediente devida nos termos da ligislação em vigor.

Parágrafo 3°. - A cópia será entregue pelo Arquivo Central, à parte interessada, mediante recibo, o qual será anexado ao processo.

CAPÍTULO – V

Art. 61.
- Havendo necessidade de esclarecimento da matéria, comprovação indispensável ou exigida em lei imprescindíveis ao exame e decisão do processo, este poderá ser posto em diligência pela autoridade que o estiver examinando.

Parágrafo 1°. - O processo permancerá no órgão encarregado do cumprimento das exigências, por prazo limitado às necessidade de atendimento da diligência.

Parágrafo 2°. - A diligência far-se-á imediatamente, inclusive expedindo-se, quando necessário, correspondência de convocação ao interessado para conhecer e cumprir a exigência do processo.

Parágrafo 3°. - O prazo concedido para cumprimento da exigência deve ser datado e anotado no processo.

Parágrafo 4°. - Decorrido o prazo concedido e não tendo sido dado cumprimento à exigência, o processo será restituído à autoridade que determinou a diligência, com a informação do não atendimento.

Parágrafo 5°. - O órgão que se encarregar da diligência manterá o processo sob sua guarda e responsabilidade.

Art. 62.
- É proibido o encaminhamento de processo para pessoas físicas e para entidades estranhas à organização pública, mesmo que seja para dar cumprimento a diligência.
Parágrafo único- O cumprimento de diligência que trata este artigo, será processado através dos Órgãos do Sistema de Comunicação Administrativa.

CAPÍTULO – VI

Art. 63.
— A tramitação de processos far-se-á sob estrito controle e conhecimento dos órgãos referidos no parágrafo 1°., do artigo 2º., deste Decreto.

Parágrafo 1º. - A comunicação de tramitação de processo será feita aos órgãos referidos no parágrafo 1º, do artigo 2º, deste Decreto, num prazo máximo de até 24:00 (vinte e quatro) horas após a sua remessa.

Parágrafo 2º. - A informação de andamento e o controle de tramitação do processo, desdobram-se, em função do órgão executor, em quatro níveis:

l - pelo órgão próprio de Protocolo da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa até ao nível dos seguintes órgãos:

a)Secretarias, Procuradoria-Geral e Gabinete do Governador;
b)Órgãos Relativamente Autônomos;
c)Administrações Regionais;
d)Órgãos da Administração Indireta;
f)Autarquias; Fundações;
g)Órgãos estranhos ao Complexo Administrativo do Distrito Federal.
IIPelos Setoriais de Comunicação Administrativa descentralizados fisicamente, com faixa numérica de autuação, até o nível dos seguintes órgãos:

a ) Secretarias, Procuradoria-Geral e Gabinete do Governador;

b)Órgãos Relativamente Autônomos;
c)Administrações Regionais:
d)Órgãos da Administração Indireta;
e)Autarquias:
f)Fundações:
g)Órgãos estranhos ao Complexo Administrativo do Distrito Federal;
h)No âmbito da respectiva unidade Administrativa a que se subordinam.
IIIpelos Setoriais de Comunicação Administrativa das Secretarias e equivalentes, sem faixa numérica de autuação, até ao nível dos seguintes órgãos:
a)Gabinete da respectiva unidade administrativa de cuja estrutura sejam integrantes:
b)Coordenações;
c)Departamentos;
d)Órgãos de deliberação coletiva da respectiva unidade administrativa.
IVpelas unidades de expediente, no âmbito dos respectivos órgãos a que se subordinam.
Art. 64.
- Fica proibida a tramitação de cópia de processo, em substituição ao original, excluídos os casos em que a cópia é reconstituição ou substituição de processo original desaparecido.

TÍTULO – V

Art. 65.
- Os documentos a arquivar são, inicialmente, classificados em:
Iprocessos:
IIdocumentos avulsos;
IIIdocumentos colecionados.
Art. 66.
- Os processos só poderão ser arquivados ou desarquivados, mediante despacho ou requisição assinados por Secretários de Estado, Procurador Geral, Chefes dos Gabinetes Civil e Militar, Consultor Jurídico, Chefes de Gabinete de Secretário e do Procurador Geral, Subchefes dos Gabinetes Civil e Militar, Coordenadores, Subprocuradores-Gerais, Diretores de Departamento, Administradores Regionais, dirigentes de órgãos relativamente autônomos, Diretores ou Chefes de Divisão, autoridades de hierarquia equivalente das entidades da Administração Indireta e das Fundações, Juiz Presidente da Junta de Recursos Fiscais, Presidente de órgão de Deliberação Coletiva ou por autoridades equivalentes.
Parágrafo único- O processo cuja decisão tenha sido proferida por autoridade não referida nesse artigo, poderá por ela ser arquivado.
Art. 67.
— Deverão ser remetidos ao Arquivo Central da Secretaria de Administração, para arquivamento definitivo, os processos: (Artigo revogado(a) pelo(a) Decreto 11133 de 13/06/1988)
Iautuados no órgão de Protocolo da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa e nos Setoriais de Comunicação Administrativa das unidades da Administração Direta; (Inciso revogado(a) pelo(a) Decreto 11133 de 13/06/1988)
IIautuados em órgãos não pertencentes à Administração Direta, mas cujas soluções dela tenham sido emanadas. (Inciso revogado(a) pelo(a) Decreto 11133 de 13/06/1988)
Art. 68.
— O encaminhamento de processos ao Arquivo Central será feito pelos órgãos Setoriais de Comunicação.
Parágrafo único- Não será encaminhado para arquivamento definitivo o processo cujo teor não tenha tido solução final da Administração.
Art. 69.
— Os documentos referidos nos incisos II e III do artigo 65 poderão ser mandados arquivar pela autoridade responsável pela sua expedição ou guarda.
Art. 70.
- Os documentos avulsos - balancetes, guias diversas, boletins de frequência, folhas de ponto e outros - serão mandados arquivar pelos respectivos órgãos expedidores, acondicionados em pacotes de tamanho facilmente manuseáveis, com indicação precisa quanto ao seu conteúdo.
Art. 71.
— Os documentos colecionados serão mandados arquivar mediante relação contendo o assunto e a referência ao ano de expedição dos elementos que formam a coleção.
Art. 72.
— A Secretaria de Administração poderá adotar o sistema de microfilmagem para guarda, conservação, reprodução e eliminação de documentos.

TÍTULO – VI

Art. 73.
— Os instrumentos auxiliares necessários à execução das atividades de Comunicação Administrativa regulamentadas por este Decreto serão aprovados por ato do Secretário de Administração do Distrito Federal.
Art. 74.
— Caberá à Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa promover a atualização permanente e sistemática da matéria regulamentada pelo presente Decreto.
Art. 75.
— Ficam, o Coordenador do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa e os titulares dos órgãos referidos no parágrafo 1°., do artigo 2°., responsáveis pelo cumprimento do presente Decreto, sem prejuízo das demais responsabilidades nele contidas.
Art. 76.
- Caberá ao Secretário de Administração do Distrito Federal controlar a observância das disposições contidas neste Decreto, bem como baixar os atos regulamentares necessários á sua fiel execução.
Art. 77.
- O presente Decreto integra o Livro IV, da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, nos termos do artigo 5°., do Decreto nº. 1.891, de 21 de dezembro de 1971.
Art. 78.
— Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogados o Decreto n°. 35, de 3 de março de 1961, Decreto "N" n°. 440, de 28 de setembro de 1965, Decreto "N" n°. 587, de 3 de maio de 1967 e demais disposições em contrário.

Distrito Federal, 13 de janeiro de 1976

88°. da República e 17°. de Brasília.

ELMO SEREJO FARIAS

IVAN GUANAIS DE OLIVEIRA

FERNANDO TUPINAMBA VALENTE

NEWTON MUYLAERT DE AZEVEDO

SIZINIO DE ANDRADE GALVAO

PEDRO DO CARMO DANTAS

JOSÉ AFFONSO MONTEIRO DE BARROS MENUSIER

WLADIMIR MURTINHO

MARIVAL PEREIRA TAPIOCA

JOSÉ GERALDO MACIEL

AIMÉ ALCIBIADES SILVEIRA LAMAISON.

Citada por 2 normas

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