Decreto Estadual de São Paulo nº 63936, de 17 de dezembro de 2018

- A administração e a operação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc compreendem:

I - cadastramento de usuário: criação de usuário e atribuição de perfil de acesso vinculado à unidade produtora e acumuladora de documentos do órgão ou entidade em que atue, conferindo-lhe acesso ao SPdoc por meio de seu CPF - Cadastro de Pessoas Físicas e senha;

II - implantação:

III - interoperabilidade: integração com outros sistemas informatizados que possibilite ações automatizadas e interdependentes em cada um deles;

IV - migração: transferência de dados ou informações de documentos cadastrados em outros sistemas de gestão de documentos para o SPdoc;

V - usuário: indivíduo que utiliza o SPdoc;

VI - perfis de usuário: conjunto de permissões concedidas ao usuário do SPdoc para atender suas necessidades de operação e/ou administração do sistema.

- Para o adequado funcionamento do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, sua administração será exercida de forma integrada e hierarquizada, compreendendo:

I - Administração Central;

II - Administração Setorial;

III - Administração Subsetorial, se for o caso.

- São responsáveis pela gestão do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, de forma integrada e observados os limites das respectivas atribuições, ambos da Secretaria de Governo:

I - o Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, instituído pelo Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, e regido pelo Decreto nº 62.162, de 24 de agosto de 2016, a quem compete o planejamento da implantação progressiva e aperfeiçoamento contínuo do sistema;

II - a Unidade do Arquivo Público do Estado, reorganizada pelo Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009, a quem compete a administração do sistema.

- A Administração Central do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc será exercida pela Unidade do Arquivo Público do Estado, por meio do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais, do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, a quem compete:

I - orientar o desenvolvimento, a implantação e o aperfeiçoamento contínuo do SPdoc, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão de documentos;

II - definir e homologar perfis, requisitos e funcionalidades;

III - analisar:

IV - cadastrar:

V - prestar orientação técnica aos Administradores Setoriais, no que diz respeito às dúvidas e aos erros sistêmicos, direcionando à PRODESP aqueles decorrentes de funcionamento inadequado ou irregular do SPdoc;

VI - capacitar os Administradores Setoriais para a administração local do SPdoc;

VII - notificar os Administradores Setoriais sobre eventos relativos à indisponibilidade do SPdoc.

- A Administração Setorial do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc será exercida no âmbito dos órgãos e entidades estaduais, compreendendo:

I - elaboração do Plano de Implantação do Sistema SPdoc, observado o instrumento padrão veiculado no Anexo deste decreto;

II - análise de conveniência, oportunidade e viabilidade técnica da integração ao Sistema SPdoc ou da migração de dados de outros sistemas informatizados preexistentes;

III - formalização do início da implantação do sistema por meio da apresentação do Plano de Implantação do Sistema SPdoc junto à Administração Central, observadas as condições previstas no artigo 14 deste decreto;

IV - contínua capacitação de usuários e manutenção da infraestrutura local necessária ao pleno funcionamento do Sistema SPdoc.

1. nas Secretarias de Estado;

2. na Procuradoria Geral do Estado;

3. nas autarquias, observado o disposto no artigo 18 deste decreto;

4. nas empresas em cujo capital o Estado tenha participação majoritária;

5. nas demais entidades direta ou indiretamente controladas pelo Estado.

- Aos Administradores Setoriais cabe, em suas respectivas áreas de atuação:

I - em relação à Administração Central:

II - em relação aos Administradores Subsetoriais e seus suplentes, designados de acordo com o disposto nos artigos 6º, § 3º, e 9º deste decreto:

III - em relação aos usuários do SPdoc:

IV - participar dos processos de implantação, interoperabilidade e migração a que se referem os incisos II, III e IV do artigo 2º deste decreto.

- São responsáveis pela Administração Subsetorial do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc os Administradores Subsetoriais e seus suplentes.

- A quantidade de Administradores Subsetoriais será definida por ato do Titular do órgão ou Dirigente da entidade que os designar, considerando a necessidade de desconcentração das atividades de administração do SPdoc em função da existência de unidades, com ou sem estruturação formal de subsedes regionais, em:

I - localidades com grande distância geográfica em relação à sede; ou

II - localidades de difícil acesso.

- Aos Administradores Subsetoriais cabe, em suas respectivas áreas de atuação:

I - em relação aos assuntos que devam ser tratados com a Administração Central pela Administração Setorial:

II - em relação à Administração Setorial:

III - capacitar os usuários, bem como prestar-lhes orientação técnica, visando ao pleno funcionamento do SPdoc.

- A implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc será feita de maneira progressiva dependendo, em relação a cada órgão e entidade, do prévio atendimento das seguintes condições:

I - oficialização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-fim do órgão ou entidade, por meio de sua Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, em conformidade com a legislação pertinente;

II - apresentação de diagnósticos sobre os sistemas legados existentes de controle de documentos e outros sistemas do órgão ou entidade;

III - promoção de estudos necessários para efetuar a migração de dados ou a integração com sistemas legados de controle de documentos e outros sistemas de informação do órgão ou entidade, evitando a perda ou a corrupção de documentos e informações, nos termos da legislação pertinente;

IV - análise:

V - designação, pelo Titular do órgão ou Dirigente da entidade, do Administrador Setorial do SPdoc e seu suplente;

VI - designação, pelo Titular do órgão ou Dirigente da entidade, do Administrador Subsetorial do SPdoc e seu suplente, diante da necessidade de desconcentração das atividades de administração do SPdoc em suas respectivas áreas de atuação.

- A designação dos Administradores Setoriais e respectivos suplentes constitui condição para que o órgão ou entidade da Administração Direta ou Indireta do Estado possa dar início, junto à Unidade do Arquivo Público do Estado, ao processo de implantação do SPdoc.

- A designação dos Administradores Setoriais, Subsetoriais e respectivos suplentes, recairá em servidores com graduação em curso de nível superior e experiência profissional comprovada em assuntos relacionados com as atividades a serem desempenhadas.

- As áreas de tecnologia da informação e comunicação de cada órgão ou entidade da Administração Direta e Indireta do Estado deverão oferecer suporte, dirimir dúvidas e solucionar problemas de infraestrutura tecnológica interna relacionados ao funcionamento do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc.

- O número de protocolo de recebimento de documento, gerado pelo Sistema SPdoc, assegura o acesso, por meio de página disponível na internet, denominada SPdoc Cidadão, aos dados e informações de caráter público cadastrados e referentes ao documento protocolizado.

- Qualquer pessoa que tiver acesso aos dados e informações contidos no Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc é responsável pelo seu uso em conformidade com a legislação pertinente, observando-se, em especial o disposto no § 2º do artigo 36 do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012.

- Os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta que ainda não apresentaram plano de implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc deverão fazê-lo até 30 de setembro de 2019.

- É facultativa a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc nas universidades públicas estaduais.

- Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio dos Bandeirantes, 17 de dezembro de 2018

MÁRCIO FRANÇA

Francisco Sérgio Ferreira Jardim

Secretário de Agricultura e Abastecimento

Vinicius Almeida Camarinha

Secretário de Desenvolvimento Econômico, Ciência, Tecnologia e Inovação

Romildo de Pinho Campello

Secretário da Cultura

João Cury Neto

Secretário da Educação

Ricardo Daruiz Borsari

ecretário de Saneamento e Recursos Hídricos

Luiz Claudio Rodrigues de Carvalho

Secretário da Fazenda

Paulo Cesar Matheus da Silva

Secretário da Habitação

Mário Mondolfo

Secretário de Logística e Transportes

Márcio Fernando Elias Rosa

Secretário da Justiça e da Defesa da Cidadania

Eduardo Trani

Secretário do Meio Ambiente

Edna Andrade de Souza

Chefe de Gabinete, Respondendo pelo Expediente da Secretaria de Desenvolvimento Social

Maurício Juvenal

Secretário de Planejamento e Gestão

Marco Antonio Zago

Secretário da Saúde

Mágino Alves Barbosa Filho

Secretário da Segurança Pública

Lourival Gomes

Secretário da Administração Penitenciária

Clodoaldo Pelissioni

Secretário dos Transportes Metropolitanos

Cícero Firmino da Silva

Secretário do Emprego e Relações do Trabalho

Carlos Renato Cardoso Pires de Camargo

Secretário de Esporte, Lazer e Juventude

João Carlos de Souza Meirelles

Secretário de Energia e Mineração

José Roberto Aprillanti Junior

Secretário de Turismo

Linamara Rizzo Battistella

Secretária dos Direitos da Pessoa com Deficiência

Aldo Rebelo

Secretário-Chefe da Casa Civil

Saulo de Castro Abreu Filho

Secretário de Governo

Publicado na Secretaria de Governo, aos 17 de dezembro de 2018.

ANEXO

a que se refere o artigo 6º, inciso I, do Decreto nº 63.936, de 17 de dezembro de 2018 Plano de Implantação do Sistema SPdoc

Oficializa o início da implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc

Por meio deste plano, o (a) (indicar órgão/entidade), atesta o compromisso de iniciar processo de trabalho necessário ao cumprimento de todas as condições exigidas à implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc.

Do plano de ação

O Plano de Implantação do SPdoc é composto das seguintes fases (conjuntos de atividades):

Fase 1 - Planejamento da implantação e estratégia de divulgação (tempo para reunião com APESP e definição de grupo de trabalho no órgão/entidade);

Fase 2 - Levantamento da estrutura e usuários do órgão/ entidade (planilhas);

Fase 3 - Definição de responsabilidades (designar os Administradores Setoriais e Subsetoriais e indicar possíveis unidades não oficiais);

Fase 4 - Avaliação do impacto da implantação do SPdoc nos procedimentos e rotinas de trabalho (mapear procedimentos e rotinas de trabalho e elaborar relatório);

Fase 5 - Capacitação de administradores do órgão/entidade e agentes multiplicadores (treinamento); Fase 6 - Capacitação dos servidores públicos do órgão/ entidade (treinamento);

Fase 7 - Preparação da base de produção (cadastro de órgão/entidade, unidades, TTD-Fim, espécies documentais, órgãos externos e sistemas legados, bem como associar perfis);

Fase 8 - Oficialização da implantação (notícia, evento de conclusão, ajustes e acompanhamento no sistema para o início do uso nas rotinas de trabalho).

Do cronograma

O cronograma ora proposto fica sujeito a alteração:

I - a depender da capacidade do APESP em executar as atividades de Administração Central do SPdoc e como gestor do aprimoramento contínuo do SPdoc;

II - em decorrência de fatos supervenientes e dificuldades não previamente consideradas em sua totalidade quando da elaboração do Plano de Implantação;

III quando da superveniência de dificuldade tecnológica ou necessidade de manutenção do SPdoc pela PRODESP que comprometa a realização das atividades de implantação;

IV - por questões de caso fortuito, força maior, decorrentes ou não de calamidades públicas e decorrentes de intervenção federal, Estado de Sítio, Defesa ou de Guerra.