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Distrito Federal

Decreto Distrital do Distrito Federal nº 2858, de 18 de março de 1975

Nº 2858/1975

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Art. 1. Art. 2. TÍTULO I – DA GUARDA DE TOS DOCUMENTO TÍTULO II – DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
16 artigos
Art. 1.
- As atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal serão executadas de acordo com o disposto neste Decreto.

Dispõe sobre a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal e dá outras providências.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 20 inciso II, da Lei n° 3.751, de 13 de abril de 1960,

DECRETA:

Art. 2.
- Considera-se documento oficial para os efeitos deste Decreto, todo e qualquer documento arquivado pelos órgãos da Administração Direta do Governo do Distrito Federal.

TÍTULO I

DA GUARDA DE TOS DOCUMENTO

Art. 3.
- O Arquivo Central da Secretaria de Administração guardará por tempo indeterminado os seguintes documentos oficiais: (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 152 de 26/03/1975)
Idocumentos históricos de qualquer natureza;
IIprojetos ou plantas de urbanização ou construção;
IIIoriginal de folhas de pagamento de pessoal;
IVfolhas ou cartões de frequência;
Vprocessos de inquérito administrativo;
VIprocessos de que hajam resultado punições a qualquer funcionário ou servidor do Distrito Federal;
VIIoriginais de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, Decisões, Pareceres Normativos e demais documentos da mesma natureza;
VIIIestudos que tenham dado origem a Decretos, Portarias e Ordens de Serviços;
IXprocessos de prestação de contas.

Parágrafo 1° - Para os efeitos deste Decreto, são considerados históricos, dentre outros, os seguintes documentos:

Ios documentos que autorizaram a edificação de prédios ou monumentos considerados património histórico do Distrito Federal;
IIdocumentos que deram ou vieram a dar origem à criação de órgãos ou entidades da Administração do Distrito Federal;
IIIdocumentos relacionados com o traçado urbanístico e arquitetônico do Plano Piloto e Cidades Satélites do Distrito Federal;
IVcópias de Decretos de nomeação dos Prefeitos, Governadores, Secretários de Estado e dirigentes das entidades da Administração Indireta do Distrito Federal;
Vos documentos e estudos que deram origem ao Brasão de Armas e à Bandeira do Distrito Federal;
VIdocumentos e estudos que deram ou vieram a dar origem a leis básicas do Distrito Federal;
VIIoutros documentos que por suas características e a critério da autoridade competente vierem a ser considerados históricos.

Parágrafo 2° - Fica a Secretaria de Administração responsável pela organização e manutenção de um arquivo de documentos históricos.

Art. 4.
- Serão guardados no Arquivo Central da Secretaria de Administração, pelo prazo de 10 anos, os seguintes documentos oficiais: (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 152 de 26/03/1975)
a)processos de auto de infração;
b)processos de defesa de auto de infração;
c)processos de concessão de direitos e vantagens a funcionários;
d)processos de baixa de inscrição, em cpe o requerente está em débito com o Governo do Distrito Federal.
Art. 5.
- Os documentos não abrangidos petos artigos 3° e 4°, deste Decreto, serão arquivados pelo prazo de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, de acordo com a regulamentação a ser baixada pela Secretaria de Administração.
Art. 6.
- Os documentos que, por exigência legal, são renovados anualmente serão guardados pelo prazo máximo de 2-(dois) anos, a partir do seu arquivamento.
Art. 7.
- Os prazos de guarda dos processos e documentos serão contados a partir da data do despacho para arquivamento exarado pela autoridade compétente.
Art. 8.
- Os documentos específicos de cada órgão de que trata o presente Decreto, passíveis de eliminação, deverão ser relacionados, de acordo com sua natureza e remetidos ao Arquivo Central da Secretaria de Administração, com prazo previsto para eliminação.
Art. 9.
- Os órgãos setoriais de Documentação e Comunicação da Administração Direta do Governo do Distrito Federal poderão guardar, pelo prazo máximo de 3 (três) anos, os processoae documentos,que possam ser obJeto de consultas constantes.
Parágrafo único- Decorrido o prazo previsto neste, artigo, os processos e documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Central da Secretaria de Administração.

TÍTULO II

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 10.
- A eliminação de todo e qualquer documento na Administração Direta do Distrito Federal é de competência exclusiva da Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa da Secretaria de Administração.
Art. 11.
- Será designada pelo Secretário de Administração uma comissão incumbida de examinar e classificar os documentos que se encontraram no Arquivo Central da Secretaria de Administração, eliminando-se aqueles que, de acordo com os prazos estabelecidos neste Decreto, não mais justificarem a respectiva guarda. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 153 de 09/04/1975)
Art. 12.
- Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica o processo adequado que assegure a sua total descaracterização.

Parágrafo 1° - A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta do órgão competente da Secretaria de Administração.

Parágrafo 2° - Caberá à Secretaria de Administração a alienação ou incineração dos documentos eliminados e descaracterizados.

Art. 13.
- Os documentos oficiais referidos nos artigos 3°, 4°, e 5° poderão ser eliminados, desde que previamente microfilmados e após a lavratura de termo próprio, de acordo com o que dispõe a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Parágrafo único- Os documentos oficiais de valor histórico referidos no Parágrafo 1° do art. 3° não poderão ser eliminados sob nenhuma hipótese sendo, entretanto, permitida sua microfilmagem.
Art. 14.
- Os casos omissos ou as dúvidas surgidas na execução deste Decreto serão resolvidos pela comissão a que se refere o artigo 11 e, em última instância, pelo Secretário de Administração.
Art. 15.
- Este Decreto integra o Livro IV da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, de acordo com o artigo 5° do Decreto n° 1.891, de 21 de dezembro de 1971.
Art. 16.
- O presente Decreto entrará em vigor, na data de sua publicação, revogado o Decreto n° 2.245, de 24 de abril de 1973;

Distrito Federal, 18 de março de 1.975.

87° da República e 15° de Brasilia

ELMO SEREJO FARIAS

JOSÉ AFFONSO MONTEIRO DE BARROS MENUSIER

IVAN GUANAIS DE OLIVEIRA

FERNANDO TUPINAMBA VALENTE

WLADIMIR MURTINHO

PEDRO DO CARMO DANTAS

SIZINIO DE ANDRADE GALVAO

NEWTON MUYLAERT DE AZEVEDO

JOSÉ GERALDO MACIEL

MARIVAL PEREIRA TAPIOCA

AIMÉ ALCIBIADES SILVEIRA LAMAISON

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 43 de 20/03/1975

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