Distrito Federal
Decreto Distrital do Distrito Federal nº 24204, de 10 de novembro de 2003
Nº 24204/2003
Art. 1.
Ficam instituídas, em caráter permanente, a Comissão Central de Arquivos - CCA, para compor o Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal.
Institui a Comissão Central de Arquivos - CCA e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, inciso VII, da Lei Orgânica do Distrito Federal e tendo em vista o art. 5º do Decreto nº 8.530, de 14 de março de 1985, combinado com o art.4º da Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, DECRETA:
Art. 2.
A Comissão Central de Arquivos - CCA terá como atribuição orientar, preliminarmente, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD no processo de avaliação documental.
Art. 3.
O processo de avaliação documental referido no artigo anterior tem como objetivo racionalizar e controlar a produção de documentos, normalizar o fluxo documental, elaborar o código de classificação de documentos das atividades-fim e preservar o patrimônio documental do Distrito Federal.
Art. 4.
O exercício das atividades desenvolvidas pelos integrantes das comissões é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração, sendo prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de cada membro.
Art. 5.
A Comissão Central de Arquivos - CCA funcionará onde estiver instalado o Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.
Parágrafo únicoAs reuniões da Comissão Central de Arquivos - CCA poderão ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razão superior indicar conveniente.
Art. 6.
A Comissão Central de Arquivos - CCA é constituída por um representante do Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF, que presidirá a Comissão, um representante da Secretaria de Estado de Gestão Administrativa e um da Secretaria de Estado de Cultura, com conhecimentos na área de arquivo e, preferencialmente, por arquivista, historiador, administrador, contador e advogado.
Parágrafo únicoO mandato dos membros terá duração de um (1) ano, admitindo-se recondução por igual período.
Art. 7.
Compete à Comissão Central de Arquivos - CCA, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal: Compete à Comissão Central de Arquivos - CCA, caso demandada: (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Iprestar orientação técnica aos órgãos setoriais integrantes do SIARDF; analisar novas propostas e alterações em Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIanalisar propostas de alterações em Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos; analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas para eliminação de documentos; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIIanalisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas para eliminação de documentos; manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IVmanifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF; sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos do Distrito Federal. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Vpropor programas de gestão e preservação de documentos públicos; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIsugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos do Distrito Federal; e (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIIestimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Art. 8.
As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD conduzirão o processo de avaliação documental, que consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, fixação de prazos de guarda e sua destinação e terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de determinação de funções e atividades dos órgãos geradores.
Art. 9.
As atividades de avaliação documental serão reservadas para execução direta pelos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD, ficando vedada a eliminação de documentos, sem prévia autorização do Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.
Parágrafo único: As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos serão vinculadas hierarquicamente ao Gabinete ou unidade equivalente nos órgãos, inclusive sendo criada no Sistema Eletrônico de Informações - SEI a unidade CSAD vinculada ao Gabinete ou estrutura equivalente, garantindo independência e lisura no processo de avaliação de documentos. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Art. 10.
As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD serão integradas, preferencialmente, por: titular do órgão ou entidade determinará a constituição da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD, a qual será composta por, no mínimo 5 (cinco) servidores e dentre estes nomeará o presidente. (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Iarquivista; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIadministrador; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIIadvogado; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IVcontador; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Vhistoriador; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIprofissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação; e (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIIservidor responsável pelas atividades de arquivo. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Parágrafo único- O titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal constituirá a Comissão Setorial formada por um mínimo de 7 (sete) e máximo de 9 (nove) membros e dentre estes nomeará o presidente.
§ 1ºAs Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD serão integradas por servidores do órgão/entidade sendo profissionais: (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Iarquivista; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIadministrador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIIadvogado; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IVcontador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Vhistoriador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIprofissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação; e (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIIservidor responsável pelas atividades de arquivo. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
§ 2ºNa ausência dos servidores relacionados no parágrafo anterior, o titular do órgão ou entidade designará os membros da comissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Art. 11.
As Comissões Setoriais serão constituídas por funcionários e/ou servidores do próprio órgão ou de outros.
Art. 12.
Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD: Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD: (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Isugerir ao titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal a indicação de equipe de trabalho que procederá à identificação dos conjuntos documentais a serem analisados;
I. Elaborar e submeter ao Arquivo Público do Distrito Federal o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIdesenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades-fim, bem como estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos respectivos a essas atividades;
II. Tratar os documentos e processos digitais e não digitais por meio classificação, avaliação e destinação, aplicando os planos de classificação e a tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividadesmeio e fim; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IIIsupervisionar e controlar a aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e fim; e
III. A Comissão deverá sugerir ao titular do órgão ou entidade, a constituição de grupos de trabalho para tratar os documentos em cada edifício ou complexo do órgão ou entidade. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
IVencaminhar ao Órgão Central do SIARDF propostas de adaptação no Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referentes às atividades-meio e fim.
IV. Submeter anualmente ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de eliminação de documentos sem valor que ultrapassaram o prazo de guarda, conforme a legislação em vigor; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
V. Submeter anualmente ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de recolhimento de documentos em fase de guarda permanente, conforme a legislação em vigor; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VI. Sugerir ao titular do órgão ou entidade a adequação das instalações físicas e segurança predial dos acervos arquivísticos, conforme legislação vigente; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VII. Enviar anualmente relatório de atividades da Comissão ao Arquivo Público do Distrito Federal. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
VIII. Realizar outras ações de gestão de documentos determinadas pelo Arquivo Público do Distrito Federal, como órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Art. 13.
A Comissão Setorial, por intermédio de seu presidente, poderá sugerir a indicação de especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados, para plena consecução de suas atribuições.
Art. 14.
Para proceder à identificação dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comissão, os titulares dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal designarão equipes de trabalho.
§ 1ºAs equipes de trabalho, referidas no caput deste artigo, serão formadas, preferencialmente, por funcionários e/ou servidores que possuam experiência em atividades de arquivo, de documentação e/ou de protocolo.
§ 2ºCompete à equipe de trabalho designada:
Iproceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;
IIvisitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;
IIIidentificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;
IVpropor à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;
Vfornecer informações necessárias à tomada de decisão da Comissão Setorial; e
VIaplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Art. 15.
Concluído o processo de atribuição de prazos para cada conjunto documental identificado, a Comissão Setorial elaborará relatório propondo o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, os quais deverão ser analisados e aprovados pelo Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF.
Parágrafo únicoA Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos será publicada no Diário Oficial do Distrito Federal pelo órgão elaborador.
Art. 16.
Qualquer pedido de reconsideração de critérios de valoração adotados na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverá ser dirigido ao órgão no prazo de 30(trinta) dias, contados a partir da publicação.
Parágrafo único- O pedido de alteração será analisado pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD e, posteriormente, pela Comissão Central de Arquivos - CCA, que deverão manifestar-se, sucessivamente, no prazo de 30 (trinta) dias cada uma delas.
Art. 17.
Ao Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF caberá o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos adotadas pelos órgãos setoriais.
Art. 18.
Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, condicionados à existência de dotação orçamentária.
Art. 19.
Ao Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF caberá a prestação de orientação técnica necessária ao fiel cumprimento deste Decreto.
§ 1ºFicará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, o órgão ou entidade que descumprir este Decreto por ação ou omissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
§ 2ºCaberá ao Arquivo Público do Distrito Federal submeter formulário diagnóstico para averiguar o cumprimento deste Decreto a todos órgãos e entidades. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
§ 3ºCaberá ao Arquivo Público do Distrito Federal propor a instauração de processo administrativo ao órgão ou entidade que descumprir este Decreto por ação ou omissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)
Art. 20.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 21.
Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 10 de novembro de 2003
115º da República e 44º de Brasília
JOAQUIM DOMINGOS RORIZ
Citada por 1 norma
Normas do acervo que mencionam esta.