Decreto Estadual de São Paulo nº 22205, de 27 de abril de 1953

Artigo 2.º - Êste decreto entrará em vigor a partir da data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Palácio do Govêrno do Estado de São Paulo, aos 27 de abril de 1953

LUCAS NOGUEIRA GARCEZ

Elpídio Reali

Publicado na Diretoria Geral da Secretaria de Estado dos Negócios do Govêrno, aos 4 de maio de 1953.

Carlos de Albuquerque Seiffarth - Diretor Geral, Subst.

Artigo 2.º - Essa correspondência abrange duas espécies diferentes:

a) - correspondência externa;

b) - correspondência interna, que compreende a administrativa e a militar propriamente dita, ou técnica.

a) - OFÍCIO - quando emanada do Comando Geral e dirigida a quaiquer autoridade cívil ou militar estranha à Corporação ou trocada por suas diversas autoridades entre si e com outras da administração pública, federais estaduais ou municípais:

b) - CARTA OFICIAL - forma epistolar de menos rigor, emanada das autoridades citadas na letra "a" e dirigida a qualquer delas:

c) - TELEGRAMA e RADIOGRAMA - usados eventualmente nas condições da letra "a" em casos de urgência que não aconselhem a correspondência ordinárias;

d) - REOUEQUIMENTO E RELATÓRIO - assinada aos fins previstos no artigo 4.º letras "f" e "k".

Artigo 4.º - Correspondência interna administrativa é a que mantêm entre si as diversas autoridades da Fôrça Pública sôbre qualquer assunto de serviços, não compreendido no artigo 5.º .

a) - OFÍCIO - quando trocada entre as diversas autoridades da Fôrça Pública fora do âmbito das unidades administrativas:

b) - CARTA ou CARTÃO OFICIAL - forma epistolar de uso entre as autoridades referidas na letra "a" de menor rigor oficial que as outras fórmulas;

c) - MEMORANDUM - destinado à transmissão de assuntos diversos entre as diferentes autoridades da Fôrça Pública

d) - PARTE - destinada a levar ao conhecimento do superior uma ocorrência qualquer, ou solicitação que independa de requerimento:

e) - CONSULTA - documento em que se pede à autoridade superior a verdadeira interpretação de um texto de lei ou regulamento que apresente dúvida;

f) - INDICACÃO - documento em que se sugere providência para melhor execução de determinado serviço:

g) - PROPOSTA - documento em que por obediência à disposição regulamentar uma autoridade lembra alguém para exercer determinado pôsto ou função;

h) - PORTARIA - documento de nomeação ou promoção, expedido por autoridade competente em virtude de lei ou regulamento:

i) - REQUERIMENTO -instrumento por meio do qual o signatário pede à autoridade superior uma concessão regulamentar ou o reconhecimento de um direito:

j) - TELEGRAMA e RADIOGRAMA - forma de correspondência empregada no caso da letra "a" dste parágrafo, quando houver urgência e não convenha a correspondência comum;

k) - RELATÓRIO - exposição minuciosa de um fato ou incumbência;

l) - QUEIXA - (ver o Regulamento de Disciplina);

m) - REPRESENTAÇÃO - (ver o Regulamento de Disciplina);

n) - ORDEM DE SERVIÇO - documento pelo qual a autoridade superior determina ou recomenda ao subordinado a execução de um serviço ou providência.

Artigo 5.º - A correspondência técnica relaciona-se com a instrução militar-policial ou operações de guerra e obedecerá disposições contidas em regulamentos próprios.

CAPÍTULO II

Da classificação da correspondência

Artigo 6.º - A correspondência oficial, tanto externa como interna, segundo a natureza do assunto classifica-se em:

a) - SECRETA - a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulgação possa comprometer a segurança, a integridade do Estado ou as suas relações internacionais.

b) - NOMINAL - a que diz respeito a informações de caráter pessoal e cujo conhecimento deverá ser restrito ou exclusivo do destinatário;

c) - RESERVADA - aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório;

d) - ORDINARIA ou OSTENSIVA - a que não se acha incluída nas classes anteriores e cuja divulgação não prejudique à administração.

CAPÍTULO III

Do papel para a correspondência

Artigo 8.º - O papel destinado à correspondência oficial da Fôrça Pública, deve ser igual em tôdas as suas repartições e terá o tipo e características seguintes:

I) - Côr branca;

II) - qualidade própria;

III) - timbre - o do modêlo;

IV) - Dimensões:

a) - Ofício externo 0m22 x 0m33, em meia folha, idêntico ao modêlo;

b) - Ofício interno, parte, informação, indicação, proposta, queixa, reconsideração, consulta e relatório - 0m20 x 0m26, idêntico ao modelo;

c) - Requerimento - 0m22 x 0m33, papel almaço, fôlha dupla, sem timbre;

d) - Memorandum e Ordem de Serviço - 0ml3 x 0m20, idêntico ao modêlo;

e) - Portaria - 0m22 x 0m33 idêntico ao modêlo;

f) - Carta - idêntica ao modêlo;

g) - Cartão - idêntico ao modêlo;

h) - Fórmula de Telegrama ou Rádio as oficiais das agências e idênticas ao modêlo.

CAPÍTULO IV

Da redação da correspondência

Artigo 10 - Na correspondência externa serão usados os indicativos e títulos pessoais obrigatórios no tratamento protocolar.

Artigo 11 - As informações deverão ser sintéticas, claras e a opinião deve ser firmada em princípio Jurídico e na legislação militar. Deve o informante declarar se o pedido é ou não cabível e justificar convenientemente o seu ponto de vista.

Artigo 12 - Nas consultas, deve vir expressa, Obrigatoriamente, a opinião do consulente a respeito da solução que julgue mais acertada, bem como o motivo que justifica a consulta.

Artigo 13 - O cabeçalho dos ofícios obedecerá ao modelo respectivo.

º - Em seguida as palavras - DO - e AO SR. - escrever-se-ão, respectivamente, os, cargos das autoridades signatária e destinatária do documento.

Em vez de empregar frases vagas como "Pede uma providência" "Faz comunicação" deve substantivar-se o resumo. Exemplo

a) - Almanaque - (colocação);

b) - maquina de escrever - (aquisição)

c) - manobra - (relatório);

d) - promoção - (de oficial);

e) - R. D - (sôbre alteração do ar.)

Artigo 14 - Se o assunto ja foi tratado anteriormente pelas mesmas autoridades, ou tiver ligação com lei, decreto, regulamento, ordem, ofício, etc. escrever-se-á a palavra - Referência - abaixo e no mesmo alinhamento vertica, da palavra - Assunto - mencionando-se, adiante dela, os números e datas das peças que tenham relação e com o caso corrente. Exemplo:

a) - decreto n.

b) - ofício n.

Artigo 15 - Se o ofício fôr acompanhado de mapas, cópias, têrmos, cadernetas, certidões, ou outro qualquer documento, escrever-se-á a palavra - Anexo - abaixo da palavra - Assunto - ou Referenciase fôr o caso, e no mesmo alinhamento vertical, indicando-se resumidamente a espécie e número dos documentos remetidos

a) - Ofício do C.G. n. 25, de 4-XII-1935;

b) - memorandum do Gabinete do C.G.|N....

Artigo 16 - o texto do documento será dividido em itens numerados com algarismos romanos colocados no mesmo alinhamento vertical.

º - Esta divisão ficará ao judicioso arbítrio de quem redige, devendo, porém, figurar no mesmo item as idéias correlatas, e nos seguintes as que não obstante se referirem ao assunto não tenham relação intima com as anteriores.

Artigo 17 - A redação dos diversos itens deverá cingir-se á seguinte orientação.

a) - exposição - simples, curta, mas precisa, do que ocorrer sôbre o assunto em questão;

b) - informações - que forem necessárias para esclarecer o chefe em seu despacho com citação do texto de lei. regulamento ou portaria que o ampare;

c) - solicitação - ou indicação da providência julgada necessária. ou conveniente à solução do caso.

Artigo 18 - Apos o ultimo item, a autoridade remetente assinara sôbre um traço horizontal, por baixo do qual se reproduzirá a máquiuina o seu nome escrevendo-se sob êste o pôsto e a função

Artigo 19 - Quando o texto, por sua extensão, não couber na face timbrada do papel, passa-se a outra folha completamente em branco, que se anexará à primeira, ecorrendo-se. dste modo, a canntas meias folhas quantas se tornarem necessárias

Artigo 20 - A pauta da escrita dos documentos será a de n. 2 (dois espaços) salvo para separar as palavras:

Assunto Referência e Anexo, quando será usada a de n. 1.

Artigo 21 - De cada lado da fôlha de papel escrita, deverão ser deixadas as seguintes margens:

a) - à esquerda- 0m035 (0m 025 memorandum);

b) - à direita- 0m01 (inclusive para memorandum);

c) - ao alto- 0m035 (0m 025 para memorandum) (a começar da 2. a folha);

d) - em baixo - 0m.02 (0m,01 para memorandum).

Artigo 22 - As mensagens telegráficas e radiográficas devem ser redigidas de maneira concisa sem prejuizo da clareza. nem possibilidade de falsa interpretação, evitando-se os têrmos de mera Cortezia.

º - A mensagem de resposta citará sempre o número da que a motivou.

Artigo 23 - Todos os documentos trarão, no ângulo inferior esquerdo da página em que a autoridade expedidora assinar, as iniciais do datilógrafo que os houver escrito, e à direita destas iniciais, separadas por pequeno traço horizontal as da autoridade que os redigiu ou ordenou-lhes a redação.

Artigo 24 - Em um mesmo documento só se poderá tratar de um assunto.

Artigo 25 - A numeração das várias espécies de documentos será sucessiva sem interrupção, de 1.º de janeiro a 31 de dezembro do mesmo ano, independente da substituição de autoridade.

Artigo 26 - Tôda correspondência oficial será escrita com tinta ou fita preta, e suas cópias tiradas com papel carbono da mesma cor.

Artigo 27 - É proibida a escrita a maquina no verso das folhas da correspondência externa.

CAPÍTULO V

Do encaminhamento da correspondência

Artigo 29 - O encaminhamento dos papéis será feito por meio de despachos neles exarados, pela forma seguinte:

a) - logo depois da assinatura contida no documento, escrever-se-á - 1.º Despacho - seguindo-se um pouco abaixo a localidade, data abreviada e, sob esta, precedida de - Do e Ao - a designação da autoridade que envia e da que deve receber; o despacho termina como ficou dito para a correspondência em geral,

b) - se o despacho contiver informação, esta será prestada segundo as normas adotadas para a redação dos documentos.

c) - se o despacho tiver por fim apenas transmitir - restituir ou remeter para cumprimento do despacho anterior - etc, sua redação ficará limitada às expressões:

Para conhecimento - Remessa - Para os devidos efeitos - Cumprido - Restituição - Publicar Arquivar - etc.:

d) - para assinatura do despacho, proceder-se-á como ficou dito para a redação dos documentos em geral;

e) - quando o documento tiver de receber outro despacho para seu encaminhamento, será êsse escrito logo abaixo do primeiro dêle separado por um traço horizontal, de margem a margem, mencionando-se então:

2.º Despacho - procedendo-se como para o 1.º, e assim sucessivamente.

Artigo 30 - Dentro da mesma unidade administrativa não se devem exarar despachos intermediários, o papel que ai chegar, por exemplo, com o 3.º despacho, sairá com o 4.º.

Artigo 31 - O mesmo critério aplica-se aos requerimentos: assim os que se originam de uma unidade não devem conferir as informações prestadas pelos comandantes de sub-unidades, chefes de serviço ou sub-comandante da unidade: estas autoridades deverão prestar informações a parte e somente o comandante da unidade lançara no corpo do requerimento sua informação calcada nas anteriores.

Artigo 32 - As informações e os despachos de encaminhamento de papeis devem ser lançados na ordem cronológica, sucessivamente e nunca em fôlhas anteriores

Artigo 33 - Denomina-se processo - ao conjunto formado pelo documento original e todas as demais peças que lhe forem sendo anexadas no decorrer do encaminhamento, até o despacho final.

Artigo 34 - Não e permitido colar tiras de papel sôbre informações ou despachos, com o fim de substutuir dizeres; em tais casos, deve-se cancelar o trêcho a substituir e lavrar-se, logo depois, a informação ou despacho.

CAPÍTULO VI

Das assinaturas por ordem

Artigo 35 - Em cada unidade, assinará por ordem (P.O) o imediato do comandante ou chefe respectivo, de acôrdo com as disposições regulamentares, excetuados o documentos que se destinarem à autoridade superior e o referentes a punições, louvores e outros de exclusiva responsabilidade do chefe.

Artigo 36 - Nos casos de impedimentos fortuitos, oficial assinará pela autoridade a quem substituir. Exemplo:

"Pelo Comandante do B.G.

E.......................

Major sub-comandante

Artigo 37 - Qualquer documento assinado por ordem não provêm da pessoa que o assina, mas da autoridade por ordem de quem é expedido.

Artigo 38 - Quando um documento assinado - por ordem - der lugar a qualquer resposta ou solução, deverá esta ser sempre dirigida à autoridade por ordem de quem o documento foi assinado e nunca a quem o tenha feito por ordem.

Artigo 39 - Qualquer documento assinado - por ordem - obriga tanto como se fôsse subscrito pela própria autoridade por ordem de quem é expedido.

Artigo 40 - Em todo documento trocado entre autoridades sem dependência funcional entre si, deve usar-se a expressão - solicita-se - logo ao inicio, quer leve a assinatura da própria autoridade quer seja assinado por ordem.

CAPÍTULO VII

Do registro e arquivamento da correspondência

Artigo 41 - O registro e arquivamento da correspondência serão feitos por assunto em pastas apropriadas.

Artigo 42 - Cada corpo ou repartição terá o número de pastas estritamente necessárias às exigências do serviço.

Artigo 43 - Os documentos, observada a ordem cronológica, serão superpostos nas respectivas pastas e preparos, por seus orifícios, nos pinos nelas existentes.

Artigo 44 - Os documentos técnicos, tais como ordens de operações, instruções e diretrizes serão arquivados por ordem cronológica em pasta própria.

Secretaria dos Negócios da Segurança Pública, em 26 de abril de 1953

ELPIDIO REALI - Secretário de Estado da Segurança Pública.

DECRETO N. 22.205-B, DE 27 DE ABRIL DE 1953

Aprova o Regulamento de Instruções para a correspondência oficial da Fôrça Pública.

No Capítulo I, artigo 5.°, onde se lê:

"... e obedecerá disposições contidas...",

leia-se:

"... e obedecerá disposições contidas...".

No Capítulo IV, artigo 19, § único, onde se lê:

'... escrevendo-se a referência."

leia-se:

"... escreve-se a referência".