Santa Catarina
Decreto Estadual de Santa Catarina nº 3575, de 7 de outubro de 2005
Nº 3575/2005
Art. 1.
Fica aprovado o Regulamento da Diretoria de Gestão do Arquivo Público – DGAP, da Secretaria de Estado da Administração, que acompanha e integra o presente Decreto.
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Aprova Regulamento da Diretoria de Gestão do Arquivo Público - DGAP, e estabelece outras providências.
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O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da competência que lhe confere o art. 71, incisos I, III e IV, da Constituição do Estado, em conformidade com o estabelecido na Lei Complementar nº 284, de 28 de fevereiro de 2005, 150, I c/c§ 1º,
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D E C R E T A :
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Art. 2.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
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Art. 3.
Ficam revogados as disposições em contrário.
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Florianópolis, 7 de outubro de 2005
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Governador do Estado
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REGULAMENTO DA DIRETORIA DE GESTÃO DO ARQUIVO PÚBLICO
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TÍTULO I
Da Estrutura Organizacional Básica e das Competências
CAPÍTULO I
Da Estrutura Organizacional Básica
Art. 1.
A estrutura organizacional básica da Diretoria de Gestão do Arquivo Público compreende:
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IDiretoria de Gestão do Arquivo Público;
IIGerência de Gestão Documental;
IIIGerência de Recuperação Documental.
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CAPÍTULO II
Das Competências da Diretoria de Gestão do Arquivo Público -DGAP
Art. 2.
À Diretoria de Gestão do Arquivo Público compete:
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Iarticular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental visando assegurar a uniformidade e a padronização dos procedimentos referentes à destinação dos documentos oficiais;
IIregulamentar e normatizar os procedimentos relativos à administração do patrimônio documental;
IIIcoordenar a realização de planos, estudos e análises visando ao desenvolvimento, aperfeiçoamento e modernização das atividades da área;
IVpropor códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos, bem como autorizar a eliminação de documentos de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual;
Vpropor a celebração de contratos e convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres, bem como seus termos aditivos;
VIavaliar novas tecnologias na área de gerenciamento de informações a serem aplicadas no Arquivo Público e órgãos setoriais e seccionais do Sistema;
VIIpropor o intercâmbio e permuta de publicações e informações com instituições culturais e outros;
VIIImanter intercâmbio cultural com instituições nacionais e estrangeiras;
IXrealizar concursos sobre temas referentes à cultura catarinense, bem como promover cursos e outros eventos relacionados à arquivologia, história e cultura catarinense, após prévia autorização;
Xestimular a celebração de convênios com as prefeituras, na implantação e organização de seus arquivos municipais;
XImanter atualizado o cadastro de arquivos municipais;
XIIcompor a Comissão Estadual para Racionalização e Padronização dos Impressos Oficiais;
XIIIdesenvolver outras atividades relacionadas com a administração do patrimônio documental, determinadas pelo Secretário de Estado da Administração.
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TÍTULO II
Da competência dos Cargos
CAPÍTULO I
Do Diretor
Art. 3.
Ao Diretor de Gestão do Arquivo Público, compete:
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Isugerir ao Secretário de Estado da Administração as diretrizes de atuação da Diretoria;
IIencaminhar ao Secretário de Estado da Administração relatório anual das atividades;
IIIsugerir ao Secretário de Estado da Administração a criação de comissões e grupos de trabalhos necessários ao desenvolvimento das atividades;
IVarticular-se com os órgãos da Administração Federal, Estadual, Municipal e instituições privadas sobre assuntos de interesse da Diretoria;
Varticular-se com a Diretoria de Gestão de Atos Oficiais, que é um dos órgãos normativos do Sistema Administrativo de Gestão Documental;
VIarticular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, visando supervisionar as atividades da área;
VIIconvocar periodicamente os órgãos setoriais e seccionais para reuniões e palestras, visando ao aperfeiçoamento e ao disciplinamento do Sistema de Gestão Documental;
VIIIarticular-se com os órgãos do Poder Executivo Estadual e dos demais Poderes nos assuntos afetos ao uso de tecnologia da informação;
IXestabelecer as políticas e diretrizes para a área de administração do patrimônio documental;
Xfornecer certidões e cópias autenticadas a quem requerer;
XIcoordenar as atividades de administração, conservação e manutenção das instalações físicas do Arquivo Público;
XIIautorizar reproduções de documentos, de acordo com as disposições do órgão e a qualidade dos suportes originais;
XIIIdar conhecimento ao Secretário de Estado da Administração, e solicitar providências quanto à conduta e/ou irregularidades ocorridas no âmbito da Diretoria de Gestão do Arquivo Público – DGAP;
XIVexercer outras atribuições que lhe sejam destinadas pelo Secretário de Estado da Administração;
XVpropor a composição da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Governo do Estado.
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Art. 4.
A Diretoria de Gestão de Arquivo Público – DGAP é responsável pela guarda, conservação, identificação, preservação, acesso e divulgação do patrimônio documental do Estado.
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CAPÍTULO II
Do Gerente de Gestão Documental
Art. 5.
Ao Gerente de Gestão do Documental, compete:
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Iarticular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental, visando orientar e supervisionar as atividades inerentes à área;
IIsugerir a normatização da gestão documental da administração pública estadual;
IIIelaborar relatório mensal das atividades desenvolvidas pela Gerência;
IVorientar os órgãos setoriais e seccionais sobre a avaliação, seleção e destinação de documentos e elaboração das respectivas tabelas de temporalidade;
Vproceder a avaliação das tabelas de temporalidade dos órgãos da administração pública estadual;
VIavaliar, selecionar e organizar os documentos intermediários do Arquivo Público do Estado, mantendo-os em arquivos próprios;
VIIorientar e dar assessoramento técnico por meio da celebração de convênios, quando solicitado, às Prefeituras, na área de gestão documental;
VIIIparticipar dos programas e projetos do poder executivo visando a implantação de uma política estadual na área de tecnologia da informação, garantindo a segurança e o acesso às informações eletrônicas;
IXorientar os órgãos setoriais e seccionais de protocolos, quanto aos procedimentos no recebimento, expedição, tramitação, formação de processos e arquivamento de documentos;
Xelaborar e manter atualizado o plano de classificação de documentos da Administração Pública do Estado;
XIelaborar e manter atualizada a tabela de temporalidade de documentos da atividade meio da Administração Pública;
XIIdesenvolver outras atividades determinadas pelo Diretor do Arquivo Público inerentes à Gerência de Gestão Documental.
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Art. 6.
Ao Gerente de Recuperação Documental, compete:
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Iarticular-se com os órgãos setoriais e seccionais do Sistema de Gestão Documental, visando orientar e supervisionar as atividades inerentes à área;
IIelaborar relatório mensal das atividades desenvolvidas pela Gerência;
IIIrecolher os conjuntos documentais de valor permanente, devidamente organizados, de acordo com as respectivas tabelas de temporalidade;
IVarranjar e descrever os documentos textuais, cartográficos, iconográficos e de imagem em movimentação, garantindo o acesso à informação do acervo;
Vexecutar atividades relativas à emissão de certidões e transcrições de documentos;
VIreceber, sob doação ou custódia, de entidades privadas ou pessoas físicas, coleções de obras literárias de valor permanente que estejam relacionadas com o desenvolvimento histórico, cultural, científico e tecnológico do Estado;
VIImanter exposições permanentes de material bibliográfico do acervo, estabelecendo parcerias com pessoas físicas, instituições públicas e privadas, destinadas a estreitar o vínculo da Instituição com a Comunidade;
VIIImanter coleções de trabalhos, teses e publicações elaboradas por pesquisadores com base nos documentos pertencentes ao acervo do Arquivo Público;
IXpropor a política de preservação documental do Arquivo Público, planejando e coordenando o processo de microfilmagem e digitalização do acervo;
Xexecutar os serviços de proteção, conservação, restauração e encadernação dos documentos que compõem o acervo permanente do Arquivo Público, os quais integram o patrimônio documental do Estado;
XIorientar e dar assistência técnica por meio da celebração de convênios, quando solicitado, às Prefeituras Municipais, na organização e preservação de seus acervos;
XIIdesenvolver outras atividades determinadas pelo Diretor do Arquivo Público, inerentes à Gerência de Recuperação Documental.
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Das Disposições Finais
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Art. 8.
É expressamente vedado atribuir ao servidor ocupante do cargo em comissão, o desempenho de funções ou atribuições não descritas neste Regulamento.
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Art. 9.
Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário de Estado da Administração, a quem compete decidir quanto às modificações julgadas necessárias e promover sua efetivação.
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Art. 10.
O Secretário de Estado da Administração baixará os atos necessários ao fiel cumprimento e aplicação imediata do presente Regulamento.
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