Rio Grande do Sul
Decreto Estadual do Rio Grande do Sul nº 52715, de 20 de novembro de 2015
Nº 52.715/2015
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CAPÍTULO I – DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO CAPÍTULO II – DO COMITÊ GESTOR CAPÍTULO III – DA ASSINATURA ELETRÔNICA CAPÍTULO IV – DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA PARTE DO – Estado, deverão ser arquivados segundo as normativas e recomendações emanadas pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 1.
O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, nos termos deste Decreto.
§ 1ºA implantação do Sistema mencionado no "caput" deste artigo ocorrerá conforme cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.
§ 2ºA implementação de expedientes administrativos eletrônicos é de responsabilidade dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.
§ 3ºO Sistema PROA fica definido como solução tecnológica única para o Poder Executivo Estadual.
Art. 2.
Para fins do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, disposto neste Decreto, considera-se:
Imeio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou de tráfego de documentos e arquivos digitais;
IItransmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação;
IIIassinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento, admitindo as seguintes formas de identificação do signatário:
a)assinatura digital; e
b)assinatura cadastrada.
IVusuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha acesso, de forma autorizada, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração;
Vusuário externo: qualquer pessoa física que tenha acesso, de forma autorizada, mediante cadastramento prévio, as informações produzidas ou custodiadas pela Administração que não seja caracterizada como usuário interno;
VIDocumento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
VIIprocesso eletrônico: conjunto de entradas, de saídas e de movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de assinatura eletrônica, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;
VIIIcertificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;
IXcertificado digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade Certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação;
Xcertificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou "token", observando-se que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e serem protegidas por senha ou hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil;
XIgestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando a sua eliminação ou guarda permanente;
XIIconversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do expediente administrativo objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo expediente administrativo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica;
XIIIcópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento físico;
XIVcarimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional;
XVplano de classificação de documentos: instrumento elaborado a partir de estudos das estruturas e das funções do órgão, que resulta em um esquema de distribuição de documentos em níveis hierárquicos, de acordo com métodos de arquivamento; e
XVItabela de temporalidade de documentos: instrumento aprovado por autoridade competente, que determina os prazos de guarda e destinação final dos conjuntos documentais produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Estado.
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Gabinete de Consultoria Legislativa DECRETO Nº 52.715, DE 20 DE NOVEMBRO DE 2015. (publicado no DOE n.º 222, de 23 de novembro de 2015)
Dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA - no âmbito do Poder Executivo Estadual.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado,
DECRETA:
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR
Art. 3.
O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será composto por um representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições:
ISecretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o presidirá;
IIGabinete do Governador;
IIISecretaria da Casa Civil;
IVSecretaria-Geral de Governo;
VProcuradoria-Geral do Estado;
VISecretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional;
VIISecretaria da Fazenda;
VIIICompanhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul - PROCERGS;
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IXAutoridade Certificadora do Estado do Rio Grande de Sul - AC-RS; e
XSistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.
§ 1ºOs integrantes do Comitê Gestor serão indicados pelos titulares dos respectivos órgãos e designados por ato do Governador do Estado.
§ 2ºO Comitê Gestor, por seu Presidente, poderá convidar representantes de outros órgãos, entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil, para participar das reuniões e discussões por ele organizadas.
§ 3ºA função de membro do Comitê Gestor será considerada prestação de serviço relevante, não remunerada.
Art. 4.
O Comitê Gestor supervisionará o gerenciamento, a especificação, o desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção corretiva e evolutiva do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico.
Art. 5.
São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:
Idefinir a metodologia, o fluxo e a tramitação dos expedientes administrativos eletrônicos, a padronização da infraestrutura, aplicações e dados;
IIgarantir a adequação do Sistema aos requisitos legais e às necessidades da Administração Pública Estadual;
IIIdefinir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do sistema;
IVpromover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao desenvolvimento e implantação do Sistema; e
Vpriorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção do Sistema e encaminhálas às áreas pertinentes.
Art. 6.
As deliberações referentes ao Sistema de Processo Administrativo Eletrônico dar-se-ão por meio de resoluções do Secretário de Estado da Modernização Administrativo e dos Recursos Humanos e publicadas no Diário Oficial do Estado.
CAPÍTULO III
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 7.
A tramitação do expediente administrativo por meio eletrônico será admitida mediante a utilização de assinatura eletrônica, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela sua prática.
§ 1ºO credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação.
§ 2ºAo credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas comunicações.
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Art. 8.
A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:
Iassinatura digital: baseada em certificado digital e atenderá aos requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil -, conforme disposto na Lei nº 12.469, de 3 de maio de 2006;
IIassinatura cadastrada: credenciada em sistema de controle de acesso informatizado, com fornecimento de "login" e senha para o credenciamento, assegurada a adequada e inequívoca identificação.
Art. 9.
A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.
Art. 10.
São de exclusiva responsabilidade dos usuários:
Io sigilo da assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível; e
IIa preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as definições do Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.
CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA
Art. 11.
PROA, "software" específico para a tramitação do expediente administrativo eletrônico, deverá:
Iter características que permitam auditoria para fins de garantia da disponibilidade, da integridade, da confidencialidade e da autenticidade das informações;
IIrealizar o armazenamento e a recuperação de dados em centro de processamento de dados fornecido por órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, incluindo empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias; e
IIIadequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Art. 12.
Todos os atos processuais do expediente administrativo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão, preferencialmente, formatos abertos de arquivos, baseado na padronização ABNT NBR ISO/IEC 26300.
Parágrafo únicoCaso não seja possível tecnicamente atender ao disposto no "caput" deste artigo, os atos processuais do expediente administrativo eletrônico utilizarão preferencialmente o formato "Portable Document Format" (PDF/A), baseado na padronização ABNT NBR ISO 19005.
Art. 13.
s documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao expediente administrativo eletrônico, a requerimento ou à petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados válidos para fins do expediente administrativo eletrônico.
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§ 1ºOs representantes digitais dos documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual têm a mesma força probante dos originais para fins do expediente administrativo eletrônico.
§ 2ºA arguição de falsidade do documento juntado será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.
§ 3ºOs originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1º deste artigo deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida decisão irrecorrível nos casos previstos no § 2º deste artigo.
§ 4ºOs documentos originados em meio físico, após digitalizados e juntados ao expediente administrativo eletrônico, que por razões legais necessitem a guarda dos originais por
PARTE DO – Estado, deverão ser arquivados segundo as normativas e recomendações emanadas pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS.
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CAPÍTULO V
DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA
Art. 14.
Todas as comunicações oficiais, que estiverem sujeitas a manifestação ou decisão administrativa e transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, serão feitas por meio eletrônico, respeitando o cronograma, definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, previsto no art. 1°, § 1º deste Decreto.
Parágrafo únicoOs autos de expedientes administrativos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível deverão ser autuados na forma Decreto nº 43.803, de 20 de maio de 2005.
Art. 15.
No expediente administrativo eletrônico, as notificações, quando possível, serão feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.
§ 1ºAs notificações que viabilizem o acesso à íntegra do expediente administrativo eletrônico correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.
§ 2ºQuando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 24 (vinte e quatro) horas do último dia.
§ 3ºNo caso do § 2º deste artigo, se o sítio se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.
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§ 4ºQuando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de notificação, esta poderá ser praticada segundo as regras ordinárias, digitalizando-se os documentos físicos produzidos, anexando-se os arquivos digitais gerados, que serão considerados oficiais para todos os efeitos legais.
Art. 16.
Compete às unidades administrativas verificar diariamente no sistema a existência de carga de expedientes administrativos eletrônicos pendentes de providências.
CAPÍTULO VI
DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO
Art. 17.
Nenhum auto de infração ou expediente administrativo eletrônico dele decorrente poderá ser arquivado sem despacho fundamentado da autoridade competente.
Art. 18.
arquivamento ou desarquivamento justificado do expediente administrativo eletrônico somente poderá ser determinado por autoridade competente conforme normatização estabelecida.
Art. 19.
Para a prática de ato em expediente administrativo eletrônico desarquivado, os responsáveis pelo arquivo distribuirão o expediente administrativo eletrônico para a unidade requisitante, lançando a necessária tramitação.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 20.
uso inadequado do expediente administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
Art. 21.
Fica convalidado o uso de outros sistemas eletrônicos de gestão de expedientes administrativos até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e que não tenham causado prejuízo aos interessados.
Art. 22.
A adoção de certificados digitais para a realização de transações eletrônicas seguras a fim de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica deverá atender ao disposto na Lei nº 12.469, de 3 de maio de 2006, e regramento da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
Art. 23.
Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogados os Decretos nº 51.566, de 10 de junho de 2014, e nº 51.677, de 24 de julho de 2014.
PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 20 de novembro de 2015.
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Citada por 1 norma
Normas do acervo que mencionam esta.