Bahia
Decreto Estadual da Bahia nº 31438, de 21 de dezembro de 1984
Nº 31438/1984
Dispõe sobre a organização do Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB, e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições,
D E C R E T A
CAPÍTULO I
Finalidade e Competência
Art. 1.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB, órgão em regime especial da administração centralizada, que compõe a estrutura da Secretaria da Educação e Cultura, de acordo com a Lei Delegada nº 67, de 1º de junho de 1983, é órgão central do Sistema Estadual de Arquivo - SEA, criado pela Lei Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983, tem por finalidade desempenhar atividades referentes ao recolhimento, guarda, preservação e conservação de documentos que evidenciem a memória histórica, geográfica, administrativa, técnica, legislativa e jurídica do Estado da Bahia, competindo-lhe:
I planejar, orientar, coordenar, supervisionar, executar e avaliar as ações inerentes à sua finalidade;
II manter articulação com demais órgãos estaduais e municipais visando à promoção, à orientação e à execução de sua finalidade;
III promover intercâmbio com instituições congêneres públicas, ou privadas nacionais internacionais ou estrangeiras, serviços e profissionais especializados, objetivando o desenvolvimento e aperfeiçoamento das ações em matéria de sua competência;
IV executar convênios, acordos de cooperação técnica ou financeira firmados pelo Estado, através da Secretaria da Educação e Cultura com outras entidades especializadas nacionais, internacionais ou estrangeiras, em matéria de sua competência;
V assistir, coordenar e supervisionar os arquivos dos órgãos da administração centralizada e descentralizada, a fim de integrá-los ao Sistema Estadual de Arquivo - SEA;
VI identificar arquivos privados, para efeito de declaração de interesse público;
VII prestar assistência técnica a outros Arquivos, em matéria de sua competência;
VIII exercer outras atividades correlatas.
Parágrafo único- O Arquivo Público do Estado da Bahia - APEB poderá adotar o regime de descentralização administrativa para o estabelecimento de arquivos intermediários e permanentes em diferentes regiões do Estado.
CAPÍTULO II
Estrutura
Art. 2.
- O Arquivo Público do Estado da Bahia, que será supervisonado e dirigido por um Diretor, tem a seguinte estrutura:
I Gabinete do Diretor;
II Coordenação de Planejamento - COPLAN;
III Gerência Administrativa e Financeira - GEAFI;
a) Seção de Comunicação e Informação;
b) Seção de Material e Patrimônio;
c) Seção de Encargos Auxiliares;
d) Seção de Execução Orçamentária;
e) Seção de Contabilidade.
IV Serviço de Arquivo Intermediário - SEARI:
a) Seção de Registro e Cadastro;
b) Seção de Deposito e Transferência;
V Gerência Técnico-Cultural - GETEC:
a) Seção de Reprografia;
b) Seção de Restauração e Preservação;
c) Seção de Pesquisa;
d) Seção de Biblioteca, Hemeroteca e Mapoteca;
VI Gerência de Arquivo Permanente - GERAP:
a) Seção de Arquivo Colonial e Provincial;
b) Seção de Arquivo Republicano;
c) Seção de Registros Documentais Não-Convencionais e de Arquivos Privados;
d) Seção de Arquivos Regionais.
Parágrafo único- A Coordenação de Planejamento COPLAN/APEB não terá subdivisão estrutural, podendo constituir grupos de trabalho, até o máximo de 04 (quatro).
Art. 3.
- O assessoramento jurídico ao APEB cabe à Procuradoria Geral do Estado, nos termos da legislação em vigor.
CAPÍTULO III
Competência das Unidades
Art. 4.
- Ao Gabinete do Diretor, chefiado pelo Secretário Administrativo, compete:
I coordenar a representação social do Diretor;
II coordenar o fluxo de informações e as relações públicas de interesse do APEB;
III exercer outras atividades correlatas.
Art. 5.
- A Coordenação de Planejamento - COPLAN, vinculada tecnicamente à ASPLAN da Secretaria da Educação e Cultura, além do desempenho das atividades previstas na legislação do Sistema Estadual de Planejamento, compete:
I coordenar, elaborar e avaliar a programação física e financeira das atividades;
II manter atualizado o cadastro de informações e estatísticas;
III indicar ao Diretor a necessidade de pessoal do APEB;
IV articular-se com os demais órgãos da Secretaria da Educação e Cultura, ou a esta vinculados, visando à elaboração e compatibilização dos planos de estudos, análise e experimentações;
V exercer outras atividades correlatas.
Art. 6.
- À Gerência Administrativa e Financeira - GEAFI, que desempenha, no âmbito do APEB, as atividades relativas ao Sistema Estadual de Administração e ao Sistema Estadual de Administração Financeira e de Contabilidade, competes
I Pela Seção de Comunicação e Informação:
a) executar os serviços de mecanografia;
b) preparar e encaminhar o expediente;
c) expedir, receber e distribuir correspondência e controlar a tramitação de documentos;
d) manter e controlar o arquivo geral do órgão;
e) controlar as ocorrências de pessoal;
f) exercer outras atividades correlatas.
II Pela Seção de Material e Patrimônio:
a) estabelecer as necessidades de material, determinando programas de aquisição, controle e fornecimento;
b) executar os serviços de tombamento, inventário anual, balancetes mensais, controle e reparo de bens patrimoniais;
c) manter atualizado o catálogo de fornecedores;
d) exercer outras atividades correlatas.
III Pela Seção de Encargos Auxiliares:
a) preparar processos de licitação;
b) executar e controlar os serviços de reprografia e de certidão, mediante pagamento a ser fixado pela Direção do APEB;
c) controlar o uso de viaturas;
d) controlar o estoque e fornecimento de peças e acessórios, mantendo registro de consumo de combustível e lubrificantes;
e) executar e controlar os serviços de portaria, telefonia, zeladoria e vigilância;
f) exercer outras atividades correlatas.
IV Pela Seção de Execução Orçamentária:
a) acompanhar a execução orçamentária;
b) controlar as contas bancárias;
c) receber, anotar e encaminhar avisos de crédito;
d) efetuar pagamentos;
e) proceder à verificação física das disponibilidades;
f) exercer outras atividades correlatas.
V Pela Seção de Contabilidade:
a) manter registros das receitas e despesas orçamentárias e das operações contábeis e financeiras;
b) elaborar balancetes, balanços e demais peças demonstrativas, de acordo com as normas pertinentes;
c) efetuar a liquidação da despesa e os registros contábeis;
d) exercer outras atividades correlatas.
Art. 7.
- Ao Serviço de Arquivo Intermediário - SEARI, que tem por finalidade cadastrar os arquivos da administração pública centralizada e descentralizada, bem como administrar e controlar os arquivos intermediários do Sistema Estadual de Arquivo, compete:
I Pela Seção de Registro e Cadastro:
a) cadastrar os arquivos públicos correntes no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado;
b) promover e executar os critérios de avaliação e seleção de documentos nos arquivos correntes;
c) preparar a documentação dos arquivos correntes para a transferência ao Arquivo Intermediário.
II Pela Seção de Depósito e Transferência:
a) manter o Arquivo Intermediário;
b) programar a transferência dos arquivos correntes para os intermediários;
c) catalogar e classificar os documentos constantes do Arquivo Intermediário;
d) destinar os documentos depositados no Arquivo Intermediário, visando sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente;
e) atender ás consultas do órgão de origem dos documentos transferidos;
f) exercer outras atividades correlatas.
Art. 8.
- À Gerência Técnico Cultural - GETEC, que tem por finalidade promover a organização, guarda e utilização do acervo bibliográfico e dos periódicos e a preservação do acervo do APEB pela microfilmagem, higienização e restauração, compete:
I Pela Seção de Reprografia:
a) viabilizar a indexação e a reprodução em microfilmes do acervo do APEB;
b) microfilmar ou adquirir microfilmes de outras instituições no Estado, no País ou no estrangeiro que guardem relação com o Estado da Bahia, mediante expressa autorização do Diretor;
c) promover a pesquisa do material microfilmado através de maquinas de leitura;
d) conservar catálogos dos microfilmes sob à sua guarda;
e) guardar em local fora do APEB os microfilmes relativos ao acervo documental;
f) proceder à reprografia de documentos, quando necessário, por solicitação das demais unidades do órgão, ou pelos usuários, nesta hipótese mediante pagamento a ser fixado pela Direção do APEB;
g) promover outras formas de reprodução;
h) exercer outras atividades correlatas.
II Pela Seção de Restauração e Preservação:
a) viabilizar a preservação do acervo do APEB mediante a restauração de documentos;
b) restaurar, quando necessário, não só a documentação constante do arquivo permanente, como aquelas dos arquivos intermediários;
c) encadernar e gravar livros, documentos manuscritos das demais unidades e os impressos da Biblioteca;
d) restaurar documentos para outros órgãos públicos ou privados, mediante determinação do Diretor;
e) restaurar mapas;
f) exercer outras atividades correlatas.
III Pela Seção de Pesquisa:
a) reconstituir as competências e atribuições dos órgãos cujos documentos já foram recolhidos ao Arquivo Permanente;
b) elaborar instrumentos de pesquisa dos arquivos permantentes;
c) manter um banco de dados com fluxo de atualização permanente;
d) exercer outras atividades correlatas.
IV Pela Seção de Biblioteca, Maperoteca e Mapoteca:
a) organizar e manter o acervo bibliográfico de apoio à pesquisa do órgão e aperfeiçoamento dos conhecimentos do arquivo público;
b) indicar e fornecer fontes de pesquisa bibliográfica às demais Seções, Gerências e Direção do APEB;
c) levantar a documentação necessária ao órgão, promovendo sua aquisição;
d) promover o intercâmbio com outras bibliotecas e instituições congêneres;
e) manter, classificar e organizar uma biblioteca especializada em assuntos pertinentes ao Estado da Bahia;
f) conservar e classificar os periódicos existentes no acervo do APEB, providenciando a sua microfiImagem;
g) atender os usuários enviando material sob sua guarda à sala de pesquisas;
h) atender as consultas provenientes das demais unidades do órgão;
i) exercer outras atividades correlatas.
Art. 9.
- à Gerência de Arquivo Permanente - GERAP, que tem por finalidade coordenar o recolhimento, a guarda e a preservação de documentos, bem como o fornecimento de dados e elementos às consultas promovidas pela administração pública e público em geral, compete:
I Pela Seção de Arquivo Colonial e Provincial:
a) recolher, registrar, inventariar, classificar e catalogar os documentos das épocas Colonial e Provincial;
b) fornecer ao protocolo certidões requeridas que estejam contidas nos documentos sob sua guarda;
c) atender às consultas dos usuários, referentes ao acervo permanente, enviando o material sob sua guarda à sala de pesquisa, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
d) atender os pesquisadores estranhos ao quadro de pessoal do Arquivo, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
e) exercer outras atividades correlatas.
II Pela Seção de Arquivo Republicano:
a) recolher, registrar, inventariar, classificar e catalogar os documentos dó período Republicano;
b) fornecer ao protocolo certidões requeridas que estejam contidas nos documentos sob sua guarda;
d) atender às consultas dos usuários, referentes ao acervo permanente, enviando o material sob sua guarda à sala de pesquisa, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB; atender os pesquisadores estranhos ao quadro de pessoal do Arquivo, de acordo com as normas estabelecidas pelo APEB;
e) exercer outras atividades correlatas.
III Pela Seção de Registros Documentais Não-Convencionais e de Arquivos Privados:
a) recolher, registrar, inventariar, classificar e catalogar documentos cartográficos, iconográficos, fotográficos, sonoros, audiovisuais e outros que não estejam sob a forma escrita em papel;
b) elaborar instrumentos de pesquisas dos documentos sob sua responsabilidade;
c) registrar os arquivos privados;
d) elaborar instrumentos de pesquisas dos acervos provenientes de arquivos privados doados ao APEB;
e) atender às consultas dos usuários referentes ao acervo sob sua guarda inclusive daqueles que estiverem microfilmados;
f) exercer outras atividades correlatas.
IV Pela Seção de Arquivos Regionais:
a) coordenar, supervisionar e controlar as atividades dos Arquivos Regionais;
b) promover a implantação de novos Arquivos Regionias;
c) prestar assistência técnica e administrativa aos Arquivos Regionais;
d) exercer outras atividades correlatas.
CAPÍTULO IV
Atribuições dos Titulares de Cargos de Direção e de Funções de Chefia:
Art. 10.
- Cabe ao Diretor:
I dirigir, coordenar e supervisionar todas as atividades técnico-administrativas do APEB;
II cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares;
III aprovar os planos, programas e projetos das unidades que integram a estrutura do APEB;
IV indicar ao Secretário da Educação e Cultura os nomes para o exercício das funções gratificadas;
V submeter à aprovação do Secretário da Educação e Cultura o plano de ação do APEB;
VI encaminhar ao Secretario da Educação e Cultura a proposta orçamentária do APEB, bem como os planos de aplicação dos recursos financeiros;
VII movimentar, em conjunto com o Gerente Administrativo e Financeiro, os recursos financeiros do APEB;
VIII assinar, juntamente com o Gerente Administrativo e Financeiro, os balancetes mensais, os balanços do exercício e as prestações de contas;
IX propor ao Secretário da Educação e Cultura a abertura de créditos adicionais;
X manter permanente articulação com os demais órgãos da SEC;
XI submeter à apreciação do Secretário da Educação e Cultura os casos omissos e as propostas de alteração da legislação do APEB;
XII designar os membros da comissão de licitação;
XIII homologar os pareceres da comissão de licitação;
XIV promover, anualmente, publicação especializada de documentos de interesse público;
XV encaminhar ao Secretário da Educação e Cultura os relatórios das atividades do APEB, os balanços e as contas relativas a cada exercícios;
XVI promover a avaliação das atividades do APEB;
XVII exercer outras atribuições inerentes ao cargo.
Art. 11.
- Cabe ao Chefe da Coordenação de Planejamento - COPLAN:
I coordenar a elaboração e a avaliação da programação física e financeira do APEB, em articulação com as gerências e chefia de serviço, enviando relatórios ao Diretor;
II promover e controlar os processos e instrumentos de informática e de estatística;
III compatibilizar as necessidades de pessoal indicadas pelas gerências e serviço, enviando relatório analítico ao Diretor, para a sua aprovação;
IV assistir a elaboração e compatibilizar os planos de análise, estudos, pesquisas e experimentações dos diversos órgãos do APEB, para apreciação do Diretor;
V exercer as atribuições específicas que lhe sejam cometidas em normas, instruções e manuais de procedimento:
VI exercer outras atribuições inerentes ao cargo.
Art. 12.
- Aos Gerentes e ao Chefe do Serviço, além do desempenho das atividades decorrentes da competência específica das respectivas unidades, cabe:
I planejar, coordenar, dirigir, controlar e avaliar as atividades pertinentes à área de sua competência;
II cumprir e fazer cumprir as diretrizes, normas e procedimentos técnicos, administrativos e financeiros do APEB;
III propor ao Diretor as medidas que julgem convenientes para maior eficiência e aperfeiçoamento das atividades sob sua direção;
IV enviar à COPLAN a proposta de programação das Gerências e do Serviço, bem como fornecer as informações necessárias ao acompanhamento, avaliação e controle dos projetos, planos operativos ou atividades desenvolvidas pelas respectivas unidades;
V apresentar ao Diretor proposta visando à captação de recursos financeiros;
VI encaminhar ao Diretor relatórios mensais, anuais ou, quando solicitados, a qualquer tempo, sobre as atividades desenvolvidas pela Gerência ou Serviço;
VII manter-se articulado com as demais unidades, com vistas à integração das atividades do APEB;
VIII articular-se com órgãos e entidades públicas e privadas interessadas nas atividades do APEB;
IX propor treinamento para servidores que lhes são subordinados;
X apreciar e pronunciar-se em assuntos relativos à respectiva unidade, quando solicitados;
XI exercer outras atividades inerentes ao cargo.
Art. 13.
- Aos Chefes de Seção, além do desempenho das atividades decorrente da competência especifica das respectivas unidades, cabe:
I programar, coordenar, dirigir, controlar e avaliar as atividades pertinentes à Seção;
II cumprir e fazer cumprir o programa de trabalho da Gerência e da Chefia de Serviço;
III propor medidas ou procedimentos que visem à maior eficiência e aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas pela Seção;
IV identificar as necessidades de recrutamento, seleção e aperfeiçoamento de recursos humanos da Seção, bem como opinar sobre a movimentação de pessoal nela lotado;
V controlar a frequência de pessoal e proporescala de ferias dos servidores da Seção;
VI atribuir aos servidores a execução das atividades pertinentes à Seção;
VII exercer outras atividades inerentes ao cargo.
Art. 14.
- Cabe ao Secretario Administrativo:
I orientar, supervisionar e dirigir os serviços a cargo do Gabinete;
II secretariar as reuniões do Diretor com os titulares da COPLAN, Gerências e Serviço;
III organizar, controlar e manter atualizado o arquivo do Diretor;
IV providenciar, sob a orientação do Diretor, a convocação das reuniões de que trata o inciso II;
V organizar, controlar e manter atualizada a agenda do Diretor;
VI assistir o Diretor no despacho do expediente;
VII orientar a elaboração de atos e correspondência do Diretor;
VIII transmitir às unidades do APEB as determinações, ordens e instruções do Diretor;
IX exercer encargos especiais que lhe forem de terminados pelo Diretor;
X exercer outras atribuições inerentes ao cargo.
CAPÍTULO V
Regime de Pessoal
Art. 15.
- O pessoal do APEB será constituído de servi dores do quadro da Secretaria da Educação e Cultura, regidos pelo Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado.
§ 1º- Excepcionalmente, para execução de serviços técnicos, de natureza eventual ou temporária, poderão ser admitidos, por prazo não execedente a 2 (dois) anos, servidores contratados pelo regime da legislação trabalhista.
§ 2º- O APEB poderá dispor de servidores colocados à sua disposição por órgãos e entidades da administração pública estadual.
Art. 16.
- Os cargos em comissão do APEB, integrantes do Grupo Direção e Assessoramento, são os constantes do Anexo I deste Decreto, criados no Anexo I da Lei Delegada nº 67, de 19 de junho de 1983.
Paragráfo único - A Coordenação de Planejamento e o Serviço de Arquivo Intermediário serão dirigidos por Chefe de Serviço DAS-3.
Art. 17.
- As funções gratificadas do APEB são as constantes do Anexo 11, que integra este Decreto.
CAPÍTULO VI
Substituições
Art. 18.
- A substituição dos titulares dos cargos de direção e funções de chefia, em suas ausências ou impedimentos eventuais, far-se-á da seguinte forma:
I o Diretor, por um dos Gerentes;
II o Chefe da Coordenação de Planejamento, por um servidor da unidade;
III os Gerentes e Chefe de Serviço, por um dos Chefes de Seção da respectiva unidade.
§ 1º- Haverá sempre um servidor, previamente designado, para cada caso de substituição de que trata este artigo.
§ 2º- Em caso de ausência ou impedimento temporário por um período superior a 30 (trinta) dias, o substituto dos ocupantes de cargos em comissão será designado pelo Governador do Estado.
CAPÍTULO VII
Disposições Gerais
Art. 19.
- O APEB poderá constituir grupos de trabalho, por designação do Diretor, que disporá sobre competência, duração e as atribuições dos responsáveis, ouvido o Secretário da Educação e Cultura para aprovação do respectivo coordenador.
Art. 20.
- O uso de delegação de competência será adotado de modo sistemático, visando a aproximar, o quanto possível, a decisão ao nível de execução.
Art. 21.
- O Coordenador de Planejamento, os Gerentes e o Chefe de Serviço disporão de Secretário-Assistente com atribuições de atendimento de partes, preparação de expediente e execução de tarefas específicas que lhes forem cometidas pelo respectivo titular.
Art. 22.
- Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação revogadas as disposições em contrário.
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA, em 21 de dezembro de 1984.
JOÃO DURVAL CARNEIRO
Governador
EDVALDO MACHADO BOAVENTURA
Secretário da Educação e Cultura
WALDECK VIEIRA ORNELAS
Secretário do Planejamento, Ciência e Tecnologia
ANEXO I
QUADRO DE CARGOS EM COMISSÃO DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DA BAHIA - APEB
DENOMINAÇÃO
SÍMBOLO
QUANTIDADE
Diretor
DAS-5
01
Gerente
DAS-4
03
Chefe de Serviço
DAS-3
02
ANEXO II
QUADRO DE FUNÇÕES GRATIFICADAS DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DA BAHIA - APEB
D E N O M I N A Ç Ã O
SÍMBOLO
QUANTIDADE
GABINETE DO DIRETOR
Secretário-Administrativo
2-F
01
COORDENAÇÃO DE PLANEJAMENTO
Secretário-Assistente
1-F
01
GERÊNCIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
Chefe da Seção de Comunicação e Informação
2-F
01
Chefe da Seção de Material e Patrimônio
2-F
01
Chefe da Seção de Encargos Auxiliares
2-F
01
Chefe da Seção de Execução Orçamentária
2-F
01
Chefe da Seção de Contabilidade
2-F
01
Secretário-Assistente
1-F
01
SERVIÇO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Chefe da Seção de Registro e Cadastro
2-F
01
Chefe da Seção de Depósito e Transferência
2-F
01
Secretário-Assistente
1-F
01
GERÊNCIA TÉCNICO-CULTURAL
Chefe da Seção de Reprografia
3-F
01
Chefe da Seção de Restauração e Preservação
3-F
01
Chefe da Seção de Pesquisa
3-F
01
Chefe da Seção de Biblioteca, Hemeroteca e Mapoteca
3-F
01
Secretário-Assistente
1-F
01
GERÊNCIA DE ARQUIVO PERMANENTE
Chefe da Seção de Arquivo Colonial e Provincial
3-F
01
Chefe da Seção de Arquivo Republicano
3-F
01
Chefe da Seção de Registro Documentais Não-Convencionais e de Arquivos Privados
3-F
01
Chefe da Seção de Arquivos Regionais
3-F
01
Secretário-Assistente
1-F
01
Coordenador de Grupo de Trabalho
3-F
04