Início
Vade Mecum
Sergipe
Decretos estaduais
Decreto Estadual de Sergipe nº 26510, de 2 de outubro de 2009

Sergipe

Decreto Estadual de Sergipe nº 26510, de 2 de outubro de 2009

Nº 26510/2009

Nesta página

2 Art. 2. Art. 3. Art. 4. Art. 5. Art. 6. Art. 7. Art. 8. Art. 9. Art. 10. Art. 11. Art. 12. Art. 13.

12 artigos

GOVERNO DE SERGIPE DECRETO N°JGZ% O DE OI DE O Uru , fi^0 DE 2009

Institui o Sistema para Gestão Eletrônica de Processos e Documentos para o Governo do Estado de Sergipe - e-DOC Sergipe, e dá providências correlatas. O GOVERNADOR DO ESTADO DE SERGIPE, no uso das atribuições que lhe são conferidas nos termos do art. 84, inciso V, VII e XIX, da Constituição Estadual, de acordo com o disposto na Lei n° 6.130, de 02 de abril de 2007, e Considerando que as medidas de Modernização dos Processos Administrativos, da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, definem a necessidade de adoção de ferramentas de tecnologia da informação, como suporte para a Gestão Eletrônica de Processos e Documentos, de forma a transformar a atual sistemática processual, baseada na tramitação física dos documentos, numa sistemática digital, mais ágil, segura e menos dispendiosa; Considerando a necessidade premente de substituir o atual Sistema de Protocolo Integrado por uma solução moderna e inovadora; Considerando o grande volume de informações gerado pelos órgãos públicos, sua perspectiva de crescimento e os desafios para gerenciá-los; Considerando que boa parte do universo digital é submetida a regras e padrões, o que requer atenção e dedicação por parte das organizações, na retenção, capacidade de busca e pesquisa, gerência e guarda de documentos e registros; Considerando que os dados corporativos não estruturados não podem ser adequadamente tratados com as tradicionais ferramentas de bancos de dados, planilhas ou semelhantes, a exemplo de textos diversos, contratos, circulares, acórdãos, imagens, áudio, e-mails, os quais não possuem campos bem definidos, nem formatos padronizados; contudo, contêm informações importantes que precisam ser classificadas, acessadas, compartilhadas e armazenadas; Considerando a necessidade de facilitar a busca pela informação, eliminar o trâmite de papel, aumentar a velocidade do processo e ampliar a comunicação entre Órgãos da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, e respectivas Unidades Administrativas; ,Q( n GOVERNO DE SERGIPE ^ DECRETO N°dC$lO DEO J DE OUTUBRO DE 2009 Considerando que a Agenda Ambiental na Administração Pública - A3P - propõe a inserção de critérios sócio-ambientais nas atividades administrativas e operacionais em todos os níveis da Administração Pública, visando à minimização dos impactos sócioambientais negativos das atividades governamentais; e, Considerando, ainda, que as boas práticas de governança corporativa são metas perseguidas por todas as organizações, incluindo a Administração Pública do Estado de Sergipe, DECRETA: Art. I o Fica instituído o Sistema para Gestão Eletrônica de Processos e Documentos para a Administração Pública Estadual - Poder Executivo - e-DOC Sergipe, como ferramenta de sustentação para solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos — GED . § I o O e-DOC Sergipe, de que trata o "caput" deste artigo, é um sistema que abrange de forma organizada e sistematizada as atividades de elaboração, redação, alteração, digitalização, anexação, controle, tramitação, administração e gerência de documentos e processos em meios eletrônicos, que tramitem entre Órgãos da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, e respectivas Unidades Administrativas.

Art. 2.

O e-DOC Sergipe, tem a seguinte estrutura: GOVERNO DE SERGIPE " DECRETO N°ã(íól O D E 01 DE O UT(JbHO DE 200 9

IÓrgão Gestor - a cargo da Secretaria de Estado da Casa Civil - SECC, responsável pelas atividades de homologação das políticas, diretrizes, orientação, planejamento, coordenação dos assuntos relativos ao e-DOC Sergipe, as quais serão executadas através do Administrador-Geral, profissional designado pelo Secretário de Estado-Chefe da Cas a Civil;

IIÓrgão Executivo — a cargo da Secretaria de Estado da Administração - SEAD, responsável pela execução das políticas e diretrizes definidas pelo Órgão Gestor, bem como a gestão administrativa do Sistema, atividades essas que, deverão ser desempenhadas por Administrador-Executivo, profissional designado pelo Secretário de Estado da Administração;

IIIÓrgão Técnico - a cargo da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação - EMGETIS, responsável pela hospedagem da solução GED (e-DOC Sergipe) e seus subsistemas, bem como da execução das rotinas e intervenções de caráter tecnológico, necessárias para o funcionamento do Sistema, atividades essas que serão desempenhadas por Administrador-Técnico, designado pelo Diretor-Presidente da EMGETIS;

IVÓrgãos Setoriais — órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, responsável pelo pleno funcionamento do e-DOC Sergipe com as seguintes atribuições:

a)administrar as tecnologias envolvidas, no âmbito da instituição, através de Administrador Local, profissional designado pelo dirigente máximo do Órgão/Entidade;

b)administrar processos mapeados inseridos no e-DOC Sergipe inerentes as suas competências legais, através do Gestor de Processos, profissional designado pelo dirigente máximo do Órgão Gestor do Processo;

c)acessar e fazer uso pleno do e-DOC Sergipe, através do "usuário e-DOC", representado por funcionário devidamente autorizado e cadastrado no sistema pelo Administrador Local.

Art. 3.

Os componentes da estrutura do e-DOC Sergipe, possuem as seguintes atribuições:

Icompete ao Administrador-Geral: GOVERNO DE SERGIPE ^ DECRETO N°âG Z% O D E O/ DE OUTUBRO DE 2009

a)formular as políticas e diretrizes referentes ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos para o Estado de Sergipe;

b)planejar, orientar, supervisionar e controlar as ações referentes ao GED e do e-DOC Sergipe;

c)analisar estrategicamente novos módulos e processos mapeados a serem inseridos no e-DOC Sergipe, homologando mediante emissão de parecer técnico da EMGETIS;

d)acompanhar as atualizações aprovadas, de acordo com a legislação pertinente, na estrutura organizacional dos Órgãos da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, formatando-as e encaminhando-as para o Administrador Executivo do e-DOC Sergipe, em atendimento às necessidades de Governo;

e)manter relacionamento de apoio e orientação com todas as áreas e participantes do Sistema;

f)expedir normas disciplinares para uso da ferramenta homologada para Solução de GED;

g)executar outras atividades quando determinadas pelo Secretário de Estado-Chefe da Casa Civil;

h)gerenciar a atualização de usuários, denominados Natos e Técnicos, no e-DOC Sergipe atribuindo-lhes perfil de acesso.

IIcompete ao Administrador-Executivo:

a)gerenciar o cadastramento de órgãos e entidades e suas unidades administrativas;

b)manter atualizadas as informações referentes à estrutura organizacional da Administração Pública Estadual - Poder Executivo com base nas informações enviadas pelo Administrador Geral do e-DOC Sergipe;

c)manter atualizado os usuários, denominados Natos e Técnicos, no e-DOC Sergipe; GOVERNO DE SERGIPE J DECRETO N°ZC$-dQ D E O/ DE OUTUBRO DE 2009

d)manter relacionamento direto com os responsáveis ou prepostos do Sistema, nos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, expedindo-lhes instruções operacionais;

e)expedir normas para utilização, padronização, envio e recepção de mensagens necessárias ao fiel funcionamento do Sistema;

f)prestar ao Administrador-Geral todas as informações e o apoio necessários ao planejamento, coordenação, acompanhamento, fiscalização e controle das atividades previstas neste Decreto;

g)supervisionar e coordenar a execução das normas de que tratam as alíneas "a" a "f , deste inciso;

h)executar outras atividades quando determinadas pelo Secretário de Estado da Administração.

IIIcompete ao Administrador-Técnico:

a)elaborar ou a contratar serviços de terceiros para implementar o e-DOC Sergipe;

b)viabilizar a aquisição de Certificados Digitais compatíveis com o padrão ICP - Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);

c)disponibilizar hardware e software, suficientes para a implantação do e-DOC Sergipe;

d)disponibilizar informações técnicas, aos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, necessárias ao seu regular funcionamento;

e)prover os meios para o armazenamento e guarda das informações em banco de dados centralizado com sigilo, integridade e disponibilidade;

f)garantir segurança de acesso às informações e funcionalidades referentes ao sistema e-DOC Sergipe;

g)manter a operação da aplicação, garantindo os requisitos de segurança, disponibilidade e acessibilidade; GOVERNO DE SERGIPE DECRETO N°$(TSl O D E Oi DE CUTÚBEO DE 2009

h)receber, analisar e viabilizar a implementação de novos processos mapeados no e-DOC Sergipe;

i)prestar ao Administrador-Geral todas as informações e o apoio necessários ao planejamento, coordenação, acompanhamento, fiscalização e controle das atividades previstas neste Decreto;

j)supervisionar e coordenar a execução das normas de que tratam as alíneas "a" a "h" deste inciso;

k)executar outras atividades quando determinadas pelo Diretor-Presidente da EMGET1S.

IVcompete ao Administrador Local:

a)gerenciar usuários do e-DOC Sergipe no âmbito da sua Instituição;

b)gerenciar a usabilidade do e-DOC Sergipe;

c)orientar na aquisição dos equipamentos necessários para funcionamento do e-DOC Sergipe, no âmbito do órgão setorial;

d)gerenciar os equipamentos necessários ao funcionamento do e-DOC Sergipe, no âmbito do órgão setorial;

e)disponibilizar informações técnicas, aos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, necessárias ao seu regular funcionamento.

Vcompete ao Gestor do Processo:

a)solicitar ao Órgão Gestor da Solução de GED a atualização da Estrutura Organizacional e a inserção de processo, devidamente mapeado, para implementação no e-DOC Sergipe;

b)solicitar ou mapear o processo, de acordo com as especificações necessárias para a Solução de GED, utilizando a Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN — Business Process Modeling Notation) e gravação em arquivo no formato da Linguagem de Definição de Processos (XPDL - XML Process Definition Language),J r GOVERNO DE SERGIPE DECRETO N° âCd% O D E 01 DE 0Uft/e.PiC DE 2009

c)homologar em conjunto com a EMGETIS, o mapeamento do processo a ser inserido no e-DOC Sergipe;

d)intervir no fluxo ou trâmite natural do documento, direcionando-o para a etapa que se fizer necessária;

e)manter relacionamento direto com os responsáveis ou prepostos do processo, nos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, expedindo-lhes instruções;

f)prestar ao Administrador-Executivo todas as informações e o apoio necessários ao planejamento, coordenação, acompanhamento, fiscalização e controle das atividades previstas neste Decreto;

g)supervisionar e coordenar a execução das normas de que tratam as alíneas "a" a "f 5 deste inciso; e,

h)executar outras atividades quando determinadas pelo superior imediato.

VIcompete ao "Usuário e-DOC":

a)acessar o e-DOC Sergipe de acordo com o perfil parametrizado para seu código de acesso;

b)iniciar procedimento para inclusão de documentos e processos no e-DOC Sergipe;

c)proceder com a tramitação de documentos e processos de acordo com o mapeamento do fluxo predeterminado;

d)apor a assinatura digital requerida no parecer para o trâmite do documento oficial, desde que devidamente autorizado o seu uso;

e)consultar o histórico do Sistema e visualizar as ações realizadas;

f)utilizar como referencial de não repúdio a autenticação do usuário, através de seu código de acesso; GOVERNO DE SERGIPE ° DECRETO N° SCW O D E Oi DE QüTUfrP,O DE 2009

g)tomar as providências necessárias à execução eficaz do trâmite do documento, no âmbito de seu órgão ou entidade;

h)informar ao Administrador Local toda e qualquer anormalidade que venha acontecer no funcionamento do e-DOC Sergipe.

Art. 4.

A garantia de segurança de acesso ao e-DOC Sergipe, se dará pelo uso de código e senha do usuário e/ou pela Cerificação Digital no padrão ICP - Brasil, garantindo aos participantes da solução: integridade, inviolabilidade, irretratabilidade, autenticidade, confidencialidade e não repúdio à informação tratada.

Art. 5.

Participa do e-DOC Sergipe:

Ia Administração Direta, constituída pelos Órgãos integrantes da Governadoria Estadual, pelas Secretarias de Estado e por outros Órgãos que lhes sejam legalmente equiparados, bem como por aqueles integrados às suas estruturas administrativas;

IIa Administração Indireta, sob as formas institucionais abaixo, dotadas de personalidade jurídica própria:

a)Autarquias;

b)Autarquias em Regime Especial;

c)Fundações Públicas;

d)Empresas Públicas ; e,

e)Sociedades de Economia Mista.

Art. 6.

São usuários natos do e-DOC Sergipe:

IGovernador do Estado;

IIVice Governador do Estado;

IIISecretários de Estado e autoridades equiparadas;

IVDirigentes máximos de órgãos e de entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo, ou equivalentes.

Art. 7.

São usuários técnicos do e-DOC Sergipe:

Io Administrador-Geral; GOVERNO DE SERGIPE DECRETO N°âfr att O D E Cl DE OUWdRO DE 2009

IIo Administrador-Executivo;

IIIo Administrador-Técnico;

IVo Administrador Local;

Vo Gestor do processo a ser incluído no Sistema.

Art. 8.

São usuários típicos do e-DOC Sergipe:

Ititulares das assessorias dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Estadual - Poder Executivo;

IIdiretores e superintendentes que respondem por Unidade Orçamentária e/ou Administrativa no Órgão;

IIIresponsáveis por Unidades Administrativas, não referenciados no art. 7 o deste Decreto, desde que devidamente autorizado e gerado seu código de acesso pelo Administrador Local;

IVresponsáveis por Unidades de Serviços, não referenciados no art. 7 o deste Decreto, desde que devidamente autorizado e gerado seu código de acesso pelo Administrador Local;

Vservidor ou empregado, públicos, ainda que ocupante exclusivamente, de cargo em comissão não referenciados no art. 7 o deste Decreto, desde que devidamente autorizado e gerado seu código de acesso pelo Administrador Local.

Art. 9.

O e-DOC Sergipe, ferramenta de sustentação para a solução de GED, terá a implementação de novos módulos e fluxos de processos, mediante solicitação do Órgão demandante e homologação pelo Órgão Gestor da Solução de GED para o Estado de Sergipe.

Parágrafo únicoOs custos decorrentes da implementação de novos módulos e fluxos de processos, de que tratam o "caput" deste artigo, correrão por conta das dotações orçamentárias próprias dos, órgãos demandantes; GOVERNO DE SERGIPE 10 DECRETO N° â€- SI O D E 01 DE O UTU Q RO DE 2009

Art. 10.

Realizar-se-ão, sob a forma de auditoria, a cargo do Secretário de Estado-Chefe da Casa Civil, o controle, a fiscalização e a orientação específica das atividades do e-DOC Sergipe.

Art. 11.

Secretário de Estado-Chefe da Casa Civil poderá editar normas complementares para a execução do disposto neste Decreto.

Art. 12.

Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13.

Revogam-se as disposições em contrário. Aracaju, Oi de 0uÍcàco de 2009; 188° da independência e 121° da República. XELWALDO GimjSAS SI GOVERNADOR VÓ ESTADO, EM EXERCÍCIO José/de Oliveira Júnior Secretário df Estado-Chefe da Casa Civil Jorgk Alberto feles Prado Secretário de Es fado da Administração JcffM Araújo Secretário de Estado de Governo INST1TUI-ERN/01240909 SECC

Remissões do artigo