Pernambuco
LEI Nº 14.487, DE 24 DE NOVEMBRO DE 2011.
Nº 14487/2011
Art. 1.
Fica criada no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Parágrafo únicoA Comissão de que trata o caput deste artigo terá caráter permanente.
(Vide Resolução nº 1184, de 1º/07/2013 – Regimento Interno)
Cria, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO:
Faço saber que tendo em vista o disposto nos §§6º e 8º do art. 23, da Constituição do Estado, o Poder Legislativo decreta e eu promulgo a seguinte Lei:
Art. 2.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, subordinada a Mesa Diretora, terá a competência para disciplinar, classificar, avaliar, analisar, selecionar e descartar a documentação produzida e recebida no âmbito do Poder Legislativo, e especificamente:
IPromover o levantamento da produção documental e identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;
IISolicitar serviços de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos em razão de sua especificidade ou volume;
IIIEstabelecer e executar a política de avaliação de documentos;
IVCoordenar, supervisionar, controlar e estabelecer diretrizes para a gestão de documentos;
VEstabelecer normas e instruções para disciplinar a produção de documentos de forma a manter, a uniformizar e a padronizar os procedimentos;
VICoordenar, orientar e supervisionar a execução das rotinas diárias dos arquivos setoriais;
VIIElaborar a Tabela de Temporalidade e as suas alterações de acordo com a legislação específica e com a produção documental;
VIIIEncaminhar as Tabelas de Temporalidade à Mesa Diretora para conhecimento e aprovação;
IXProceder a divulgação da Tabela de Temporalidade mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio que se fizer necessário;
XElaborar a Tabela de Retenção de Documentos setoriais, assessorar e gerir todos os organismos gestores;
XICriar programas de Gestão e de Preservação de Documentos Púbicos, produzidos ou recebidos, em decorrência das funções legislativas e de acordo com as políticas públicas de preservação do meio ambiente;
XIIEstimular a integralização do uso da ferramenta intranet no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - ALEPE;
XIIIDisciplinar a retenção dos documentos gerados em todos os setores, inclusive em suportes digitais, para o posterior recolhimento ao Arquivo Central da Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, em conformidade com a Tabela de Retenção de Documentos;
XIVOrientar e proceder a execução das ações disciplinadas na Tabela de Temporalidade;
XVEstabelecer critérios e meios de Preservação dos documentos a serem eliminados de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade, lavrando a respectiva ata de eliminação, ficha de controle de eliminação, listagem de eliminação de documentos e edital de ciência de eliminação de documentos, mediante publicação no Diário Oficial do Estado e digitalização, se necessário, no arquivo central;
XVIReter, de acordo com as normas arquivístivas disciplinadas pela legislação brasileira, de 3 (três) a 5 (cinco) unidades documentais, como prova da ação institucional, administrativa e histórica.
Art. 3.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da ALEPE terá treze (13) membros, sob a Presidência do Assistente Chefe da Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, e será composta por representantes indicados em caráter permanente pelos seguintes setores:
IAssistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo - 04 membros;
IIAssistência Legislativa - 01 membro;
IIIAssistência de Comunicação Social - 01 membro;
IVSuperintendência Geral - 01 membro;
VSuperintendência Administrativa - 01 membro;
VISuperintendência de Recursos Humanos - 01 membro;
VIISuperintendência de Planejamento e Execução Orçamentária - 01 membro;
VIIISuperintendência de Modernização Institucional e Tecnológica - 01 membro;
IXAuditoria - 01 membro;
XProcuradoria Geral - 01 membro;
§ 1ºOs representantes deverão possuir conhecimento da legislação pertinente, avaliação e gestão de documentos e informações, bem como das funções, atividades e estrutura organizacional da área específica de competência que representa.
§ 2ºO caráter permanente da indicação dos membros que consta do caput deste artigo extingue-se: por infração a presente Lei, por decisão da maioria absoluta dos membros da comissão ou por iniciativa pessoal do membro.
Art. 4.
A Comissão terá a seguinte organização:
IPresidente;
IIVice-Presidente;
IIISecretário;
IVSegundo Secretário;
VProcurador;
Parágrafo únicoO vice-presidente, o secretário e o segundo secretário serão eleitos por maioria simples dos membros da comissão por um período de quatro anos, podendo ser reeleitos.
Art. 5.
A Comissão reunir-se-á ordinariamente às segundas-feiras e, extraordinariamente quando necessário.
§ 1ºAs reuniões serão coordenadas pelo Presidente da Comissão e, na sua ausência ou impedimentos, pelo Vice-Presidente e pelo Secretário sucessivamente;
§ 2ºO quórum para realização das reuniões será de 1/5 (um quinto) e para deliberações será de metade mais um dos membros da Comissão;
§ 3ºAs reuniões extraordinárias serão convocadas por escrito pelo Presidente, com antecedência mínima de quarenta e oito horas, mencionando a pauta dos trabalhos;
§ 4ºO prazo de convocação poderá ser reduzido em caso de urgência, podendo a pauta ser comunicada verbalmente mediante justificativa;
§ 5ºA duração das reuniões deverá ser de 03 (três) horas, podendo estender-se mediante aprovação dos integrantes após ser observado quórum mínimo necessário;
§ 6ºSerão consideradas aprovadas as matérias que obtiverem a maioria dos votos dos presentes à reunião;
IAs ausências, mesmo que justificadas, implicarão no processo de substituição dos membros, observados os seguintes critérios:
a)Poderá ser solicitada pelo presidente a substituição do Membro da CPAD ao Gestor que o indicou quando: tiver três faltas justificadas consecutivas ou cinco alternadas nas reuniões ordinárias em um período de seis meses; tiver duas faltas não justificadas num período de três meses.
§ 7ºOs membros nomeados para a Comissão, quando convocados pelo seu Presidente, darão prioridade à execução das atividades por ela desenvolvidas;
IA ausência de qualquer membro deverá ser justificada ao Presidente, por escrito, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas.
§ 8ºO Presidente terá somente o voto de qualidade;
§ 9ºDe cada reunião será lavrada Ata, que após a leitura e aprovação, será assinada por todos os integrantes presentes e encaminhada à Assistência Legislativa para publicação no Diário Oficial do Estado.
Art. 6.
Compete aos integrantes:
IAo Presidente:
a)Convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias;
b)Cumprir e fazer cumprir as deliberações da Comissão;
c)Assinar as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos;
d)Representar interna e externamente a Comissão ou designar quem o faça;
e)Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da Comissão;
f)Coordenar os trabalhos das equipes referentes à elaboração das Tabelas de Temporalidade.
IIAo Vice-Presidente:
a)Auxiliar o Presidente na elaboração da agenda de trabalho e na administração, quando solicitado, desempenhando as tarefas que lhe forem atribuídas;
b)Substituir o Presidente na sua ausência.
IIIAo Secretário:
a)Assessorar o Presidente durante as reuniões, lavrar as respectivas atas encaminhando-as para publicação;
b)Elaborar pauta e notificar os integrantes da Comissão sobre a realização das reuniões;
c)Receber e expedir a correspondência;
d)Requisitar material de consumo e do patrimônio para a Comissão;
e)Substituir o Presidente na ausência deste e do Vice-Presidente.
IVAo Segundo Secretário:
a)Auxiliar o Secretário na execução de suas funções e no desempenho das tarefas que lhe são atribuídas;
b)Substituir o Secretário na sua ausência.
VAo Procurador:
a)Assessorar a Comissão quanto aos assuntos jurídicos e prazos legais dos documentos;
b)Fornecer subsídios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais e quaisquer outros vinculados à sua área de atuação.
VIAos Membros:
a)Comparecer às reuniões, delas participar, discutindo e votando a pauta dos trabalhos e cumprir as determinações do Presidente no âmbito da Comissão;
b)Executar o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas na ALEPE;
c)Selecionar e preparar os conjuntos documentais a serem eliminados;
d)Proceder a eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade;
Art. 7.
O funcionamento da Comissão terá caráter permanente.
Art. 8.
Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo os seus efeitos a 1º de junho de 2011.
Palácio Joaquim Nabuco, Recife, 24 de novembro do ano de 2011, 195º da Revolução Republicana Constitucionalista e 190º da Independência do Brasil.
GUILHERME UCHÔA
Presidente
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado.