Distrito Federal
Decreto Distrital do Distrito Federal nº 8531, de 14 de março de 1985
Nº 8531/1985
Aprova o Regimento do Arquivo Público do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 20, Inciso II da Lei Nº 3.751, de 13 de abril de 1960, combinado com o artigo 34 da Lei Nº 4.545, de 10 de dezembro de 1.964,
DECRETA :
Art. 1.
- Fica aprovado o Regimento do Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF que, assinado pelo Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal, a este acompanha.
Art. 2.
- A distribuição das funções de confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores e das funções do Grupo de Direção e Assistência Intermediárias pelas unidades orgânicas de que trata o Regimento aprovado por este Decreto são as constantes do Anexo que a este acompanha.
Parágrafo único- A criação das funções de que trata este artigo, dar-se-á através de Ato próprio.
Art. 3.
- Fica o Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal responsável pelo acompanhamento e controle do disposto neste Decreto.
Art. 4.
- Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, 14 de março de 1.985.
97º da República e 25º de Brasília.
JOSÉ ORNELIAS DE SOUZA FILHO
CÉSAR ROMULO SILVEIRA NETO
SECRETARIO DE GOVERNO
JOSÉ ANTONIO AROCHA DA CUNHA
SECRETARIO DE ADMINISTRAÇÃO
EURIDES BRITO DA SILVA
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA
REGIMENTO DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL
TlTULO I
Das Competências Básicas e da Estrutura
Art. 1.
- Ao Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, órgão relativamente autônomo, de direção superior da Administração Direta do Distrito Federal, vinculado à Secretaria de Educação e Cultura tem por finalidade recolher, preservar e garantir acesso aos documentos arquivístico de valor permanente produzidos e acumulados pela Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal, constituindo-se em instrumento de apoio ao planejamento, à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento cientifico e tecnológico de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade, compete basicamente:
Iexecutar a programação anual do arquivo;
IIassegurar a proteção especial, a preservação e a manutenção dos documentos arquivísticos de valor permanente de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade;
IIIatender às consultas dos órgãos oficiais do Governo do Distrito Federal e ao usuário em geral, provendo o acervo de tratamento adequado;
IVcolaborar com programas educacionais de divulgação do patrimônio documental sobre o Distrito Federal;
Vdivulgar para a comunidade a história do Distrito Federal através de cursos, seminários, exposições, palestras e outros meios;
VIrealizar e incentivar pesquisas sobre a história do Distrito Federal;
VIIrealizar estudos e pesquisas visando ampliar o conhecimento da problemática arquivística do Governo do Distrito Federal, ouvindo o Órgão Central do Sistema de Arquivo.
Art. 2.
- Para a execução de suas atividades específicas e o cumprimento das atividades de Administração Geral, a estrutura administrativa do Arquivo Público, compreende:
SUPERINTENDÊNCIA
GERÊNCIA DE ARQUIVO PERMANENTE
Núcleo de Documentos Não Convencionais
Núcleo de Documentos Convencionais
Núcleo de Restauração e Conservação
GERÊNCIA DE PESQUISA
Núcleo de Pesquisa Interna
Núcleo de Pesquisa Externa
GERÊNCIA CULTURAL E TÉCNICA
Núcleo de Difusão Cultural
Núcleo de Imagem e Som
DIVISÃO DE APOIO ADMINISTRATIVO
SEÇÃO DE – Orçamento e Finanças
Art. 3.
- A Gerência de Arquivo Permanente, õrgão de programação e de execução, diretamente subordinada à Superintendência, compete:
Isupervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Documentos Não Convencionais, do Núcleo de Documentos Convencionais e do Núcleo de Restauração e Conservação;
IIpropor a programação anual da Gerência;
IIIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 4.
- Ao Núcleo de Documentos Não Convencionais, õrgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
Iacompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;
IIdescrever e arranjar os documentos não convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;
IIIguardar e preservar adequadamente os do cumentos não convencionais;
IVpreparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;
Vmanter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;
VIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 5.
- Ao Núcleo de Documentos Convencionais, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
Irecolher os documentos de valor permanente da Administração Direta, Indireta e Fundações;
IIpreparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;
IIIguardar e preservar adequadamente os documentos convencionais;
IVmanter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;
Vdescrever e arranjar os documentos convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;
VIlavrar certidões quando solicitadas e autorizadas;
VIIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 6.
- Ao Núcleo de Restauração e Conservação, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
Ifiscalizar o controle sistemático dos valores termoigrométricos ambientais dos depósitos do arquivo permanente;
IIsupervisionar a manutenção dos documentos convencionais e não convencionais, determinando o melhor método de acondicionamento e guarda;
IIIefetuar a limpeza regular dos documentos, embalagens e equipamentos e diagnosticar o estado de conservação dos mesmos;
IVrestaurar os documentos convencionais e não convencionais de acordo com os processos técnicos indicados;
Vexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 7.
- A Gerência de Pesquisa, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:
Isupervisionar, coordenar e controlar e programação e a execução das atividades do Núcleo de Pesquisa Interna e do Núcleo de Pesquisa Externa;
IIpropor o planejamento anual da Gerência ;
IIImanter intercâmbio com arquivos não integrantes do Sistema e com instituições científicas e culturais correlatas, nacionais e estrangeiras;
IVexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 8.
- Ao Núcleo de Pesquisa Interna, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:
Iatender e orientar o usuário na realização de pesquisas documentais e nas informações solicitadas;
IIrealizar pesquisas sobre assuntos de interesse do ArPDF;
IIIparticipar, na definição e no aperfeiçoamento dos instrumentos de pesquisa para recuperação de documentos;
IVdesenvolver metodologias adequadas à pesquisa histórica;
Vdesenvolver e estimular a pesquisa sobre a história do Distrito Federal;
VIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 9.
- Ao Núcleo de Pesquisa Externa, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:
Imanter contatos periódicos com os arquivos intermediários da Administração Direta, Indireta e Fundações com vistas a conhecer o seu funcionamento, a sua organização e a sua massa documental;
IIrealizar estudos nos Arquivos Intermédiarios sugerindo processos de preservação e guarda de documentos;
IIIacompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência dos documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;
IVelaborar pesquisas sobre a avaliação histórica da Administração Direta, Indireta e Fundações do Governo do Distrito Federal;
Vexecutar outras atividades afins ou julga das de sua alçada.
Art. 10.
- À Gerência Cultural e Técnica, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:
Isupervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Difusão Cultural e do Núcleo de Imagem e Som;
IIpropor a programação anual da Gerência;
IIIentrosar-se com as demais Gerências com o objetivo de realizar um trabalho integrado que vise um atendimento eficiente ao usuário;
IVcolocar à disposição dos estudiosos as fontes arquivísticas sob guarda da Gerência de Arquivo Permanente;
Vpropor atividades de divulgação do acervo e das pesquisas históricas realizadas pelo ArPDF;
VIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 11.
- Ao Núcleo de Difusão Cultural, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:
Iprovidenciar a publicação e divulgar estudos e pesquisas sobre a história do Distrito Federal;
IIdivulgar catalagos e outros instrumentos de difusão do acervo do ArPDF;
IIIoferecer subsídios aos programas educacionais visando a divulgação da história do Distrito Federal nas escolas;
IVdesenvolver atividades de difusão cultural voltadas para a comunidade em geral, realizando cursos, exposições, seminários, palestras e outros;
Vconservar, ampliar e aperfeiçoar a biblioteca do ArPDF;
VIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 12.
- Ao Núcleo de Imagem e Som, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:
Ireproduzir documentos, através da microfilmagem, do laboratório de Imagem e Som ou de processo eletrostático;
IIorganizar os arquivos micrográficos atendendo aos requisitos técnicos de segurançaa, sigilo e preservação dos suportes físicos;
IIIatender às solicitações dos usuários quanto à reprodução de documentos, convencionais e não convencionais, respeitadas as normas vigentes;
IVexecutar outras tarefas afins ou julgadas de sua alçada.
TlTULO II
Da Execução das Atividades de Administração Geral
Art. 13.
- A Divisão de Apoio Administrativo, órgão de coordenação e controle, diretamente subordinado à superintendência, coirpete:
Idirigir, coordenar e controlar a execução das competências das unidades orgânicas que lhe são diretamente subordinadas;
IIpropor o planejamento fundamental da Divisão;
IIIexecutar atividades de implantação, operação e manutenção dos sistemas administrativos e gerenciais;
IVmanter articulação com as demais unidades orgânicas do ArPDF.
Art. 14.
- A Seção de Documentação e Comunicação Administrativa, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de apoio Administrativo, compete:
Iautuar, receber e distribuir processos;
IIcontrolar a tramitação de processos e outros documentos;
IIIprestar informações sobre a tramitação de processos e outros documentos;
IVatestar prestação de serviços telefônicos;
Vregistrar e arquivar correspondência expedida e recebida;
VIpromover a publicação de despachos decisões e outros atos, quando necessários;
VIIexecutar serviços de mecanografia;
VIIIexecutar outras atividades afins ou das de sua alçada.
Art. 15.
- A Seção de Recursos Materiais e manutenção, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
Imanter registro de fornecedores;
IIinstruir processos de liquidação de fornecimento de material, execução de obras e serviços, bem como da aplicação de penalidades por inadimplência;
IIIrealizar licitações;
IVconferir, examinar, receber e armazenar o material adquirido;
Vmanter controle físico do material estocado;
VIinventariar bens imóveis e móveis do ArPDF;
VIIfiscalizar a utilização dos bens patrimoniais;
VIIIpromover a nanutenção de bens móveis e imóveis;
IXorientar e controlar a utilização e manutenção de veículos;
Xadotar providências relativas à portaria e vigilância do ArPDF ;
XIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 16.
- A Seção de Administração de pessoal, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
Imanter e controlar o registro dos servidores;
IIprovidenciar os atos necessários à admissão, demissão, designação e dispensa de servidores;
IIImanter e controlar o registro financeiro dos servidores;
IVadotar as medidas relativas a efetuação do pagamento dos direitos dos servidores;
Vefetuar e controlar os descontos e recolhimentos dos descontos obrigatórios ou autorizados pelos servidores;
VIapurar a frequência dos servidores;
VIIexpedir declarações e certidões requeridas e autorizadas;
VIIIprestar informações a respeito dos direitos e deveres dos servidores;
IXcontrolar as férias, afastamento e licenças dos servidores;
Xmanter controle sobre as tabelas de pessoai do ArPDF e prestar as informações que se fizerem necessárias a respeito;
XIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 17.
- A Seção de Orçamento e Finanças, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
Iregistrar e movimentar os créditos orçamentários;
IIrealizar e controlar a execução orçamentária, bem como propor as alterações que se fizerem necessárias ao orçamento;
IIIemitir empenhos e outros documentos, bem como promover suas retificações e anulações quando necessárias;
IVadotar as providências relativas a liquidação da despesa;
Vefetuar pagamentos e recolhimentos devidos;
VIcontabilizar os atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do ArPDF;
VIIelaborar balancetes e demonstrativos orçamentários, financeiros e patrimoniais;
VIIIefetuar controle sobre as disponibilidades financeiras do ArPDF;
IXexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
TÍTULO III
Das Atribuições do Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal e das demais Funções do Grupo Direção e Assessoramento Superiores.
CAPÍTULO I
Das Atribuições do Superintendente
Art. 18.
- Ao Superintendente do ArPDF, cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Idirigir, coordenar e controlar a execução das atividades das unidades orgânicas do ArPDF;
IIdespachar com o Secretário de Educação e Cultura;
IIIbaixar normas específicas de acordo com as competências do ArPDF;
IVcelebrar contratos, acordos ou convênios;
Vpropor à Secretaria de Educação e Cultura a Programação Anual e Plurianual do ArPDF;
VIpropor alterações das tabelas de pessoal do ArPDF;
VIIadmitir, dispensar e demitir pessoal sob regime da Consolidação das Leis do Trabalho;
VIIIdesignar, nomear, dispensar e exonerar ocupantes e substitutos de funções de confiança e cargos de níveis superior e intermediário;
IXexercer o poder disciplinar na esfera de sua competência;
Xdeterminar a instauração de processos administrativos;
XIassessorar o Secretário de Educação e Cultura em assuntos relativos à arquivologia;
XIIbaixar normas internas de Administração Geral;
XIIIautorizar a concessão de suprimentos de fundos, obedecida a legislação expedida pelos órgãos sistêmicos centrais;
XIVautorizar a realização de despesas;
XVassinar, com o diretor da Divisão de Apoio Administrativo, cheques para pagamentos, bem como outros documentos necessários à movimentação de contas e ordens bancárias;
XVIsubmeter a apreciação do Secretário de Educação e Cultura a proposta orçamentária os pedidos de créditos adicionais e o plano de aplicação de recursos;
XVIIautorizar a realização de licitações e dispensá-las nos casos previstos na legislação;
XVIII - autorizar a aplicação de penalidades a fornecedores nos casos previstos na legislação;
XIXdesignar membros de comissões e de grupos de trabalho;
XXdelegar competências e constituir mandatários;
XXIzelar pela fiel observância e execução do presente regimento;
XXIIexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
CAPÍTULO II
Das Atribuições das Funções de Confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores.
Art. 19.
- Aos Gerentes da Gerência de Arquivo Permanente, da Gerência de Pesquisa e da Gerência Cultural e Técnica, cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Idirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgãnicas de suas áreas de competência;
IIassessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;
IIIsugerir ao Superintendente a designação e dispensa de servidores;
IVexercer o poder disciplinar na esfera de suas competências;
Vpropor ao Superintendente o planejamento fundamental anual de suas áreas de competência;
VIelaborar relatório das atividades de suas unidades;
VIIpropor, coordenar, avaliar e controlar os programas e projetos desenvolvidos nas suas áreas de atuação;
VIIIcontrolar a eficiência dos procedimentos, técnicos adotados nas suas unidades orgânicas;
IXopinar sobre as medidas a serem adotadas para aperfeiçoamento do pessoal;
Xexecutar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 20.
- Ao Chefe da Divisão de Apoio Administrativo cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Idirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgânicas de suas áreas de competência;
IIassessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;
IIIsugerir a designação e dispensa de servidores;
IVassinar conjuntamente com o Superintendente do ArPDF, os cheques e ordens bancárias para pagamentos ou movimentação de contas;
Vassinar conjuntamente com o Chefe do Núcleo de Orçamento e Finanças, balancetes e demonstrativos contábeis e financeiros do ArPDF;
VIassinar prestações de contas do ArPDF;
VIIpropor ao Superintendente o planejamento anual de suas áreas de competência;
VIIIelaborar relatório das atividades de suas unidades;
IXpropor a aplicação de penalidades a fornecedores inadimplentes;
Xassinar Carteira Profissional de Trabalho e Contrato Individual de Trabalho;
XIinstruir pedido de requisição e remoção de servidores.
Art. 21.
- Aos Assessores cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Iassessorar o Superintendente no desempenho de suas atribuições;
IIanalisar e fornecer informações relacionaidas com as atividades do ArPDF;
IIIelaborar ou analisar minutas de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, convênios, acordos, contratos, relatórios e exposições de motivos de interesse do ArPDF;
IVrealizar estudos técnicos e emitir pareceres;
Vassistir o Superintendente em assuntos que lhes forem submetidos;
VIexecutar outras atividades que lhes forem atribuídas pelo Superintendente.
CAPÍTULO III
Das Atribuições dos Ocupantes de Funções do Grupo Direção e Assistência Intermediárias e Empregos Permanentes.
Art. 22.
- Aos Assistentes cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Iassistir a Chefia no desempenho de suas atribuições;
IIestudar e sugerir formas de simplificação de métodos e processos de trabalhos;
IIIparticipar da elaboração da programação da respectiva unidade;
IVcolaborar na orientação técnica das atividades a serem desenvolvidas pela unidade;
Vcontrolar a qualidade e eficácia das atividades desenvolvidas pela unidade;
VIexecutar outras atividades que lhes forem atribuídas.
Art. 23.
- Ao Encarregado de Reprografia, diretamente subordinado ao Núcleo de Imagem e Som, cabe desempenhar atividades definidas pela chefia imediata.
Art. 24.
- Aos demais servidores do ArPDF cabe o desempenho das seguintes atribuições:
Izelar pelo cumprimento do regime disciplinar;
IIcumprir os seus deveres e as ordens dos superiores hierárquicos;
IIIzelar pela conservação e perfeita utilização dos bens do ArPDF;
IVsugerir ao Chefe imediato medidas que julgarem úteis à consecução dos fins do ArPDF e ao aperfeiçoamento dos respectivos serviços.
CAPÍTULO IV
Das Atribuições Genéricas.
Art. 25.
- A todos os ocupantes de funções de direção e chefia, cabe o desempenho das seguintes atribuições :
Idirigir as respectivas unidades, observadas as competências especificadas no presente Regimento;
IIprogramar as atividades da unidade;
IIIzelar pela manutenção, conservação, limpeza de móveis, máquinas, equipamentos e pendências sob sua responsabilidade;
IVproferir despachos interlocutórios;
Vassinar os expedientes e demais atos relativos às atividades da unidade;
VIadotar ou sugerir medidas adequadas à boa execução dos serviços;
VIIorientar os subordinados na execução de suas tarefas;
VIIIzelar pelo regime disciplinar.
TÍTULO IV
Das Disposições Gerais
Art. 26.
- O Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, poderá contratar ou acordar a execução de suas competências com órgãos públicos ou privados, desde que tal procedimento seja recomendado por carências de recursos humanos, materiais e técnicos do ArPDF.
Art. 27.
- As atividades do ArPDF relacionadas com pessoal, material, patrimônio, transporte, orçamento, finanças, documentação e comunicação administrativa, são as constantes deste Regimento e se regerão pelas orientações normativas emanadas dos órgãos centrais dos respectivos sistemas.
Art. 28.
- O Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal, em seus impedimentos, será substituído por servidor por ele indicado e designado pelo Secretário de Educação e Cultura.
Art. 29.
- Os titulares de funções de direção e chefia, em seus impedimentos eventuais, serão substituídos por servidores por ele indicados e designados pelo Superintedente do ArPDF.
Art. 30.
- A subordinação hierárquica dos órgão do Arquivo define-se na posição de cada um deles na estrutura administrativa e pelo enunciado de suas respectivas competências.
Art. 31.
- As dúvidas surgidas na interpretação deste Regimento serão dirimidas pelo Secretário de Educação e Cultura.
Brasília, 14 de março de 1985,
EURIDES BRITO DA SILVA
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA