As contratações no âmbito do Conselho Nacional de Justiça observarão os critérios e os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.DO PLANEJAMENTO E ACOMPANHAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
Art. 2º As compras de material de consumo e permanente, e a contratação de obras e serviços deverão ser precedidas de planejamento, em harmonia com o planejamento estratégico do Conselho.
Art. 3º A Secretaria de Administração – SAD deverá elaborar o planejamento das contratações para o exercício seguinte, a ser aprovado pelo Diretor-Geral até 30 de novembro de cada ano.
Parágrafo únicoO planejamento será divulgado na intranet e contemplará:
Ios contratos vigentes, com possibilidade ou não de prorrogação ou renovação; e
IIas novas contratações.
Art. 4º O acompanhamento das contratações será feito por meio de instrumento elaborado pela SAD para o controle de cada fase do processo, e deverá conter:
Ia unidade e o servidor responsável pela análise e instrução do feito; e
IIos prazos limites de instrução e tramitação, conforme orientações constantes dos Anexos I, II e III desta Instrução Normativa, os quais poderão ser adaptados ao fluxo processual estabelecido pela Administração.
§ 1ºOs prazos de instrução e tramitação dos processos serão obtidos:
Ia partir das datas definidas pela unidade demandante para entrega do bem ou para início da execução do objeto a ser contratado; e
IIdo prazo mínimo necessário para a empresa iniciar a execução do contrato.
§ 2ºO instrumento de controle será rigorosamente acompanhado pela unidade responsável pela instrução do processo em cada fase, podendo ser solicitada justificativa ao responsável pela não observância das datas estabelecidas.
Art. 5º Os prazos para instrução e tramitação dos processos de contratação poderão ser alterados e novas contratações poderão ser incluídas, desde que autorizado pelo Diretor-Geral.
DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA
Art. 6º A contratação será precedida da elaboração do projeto básico ou do termo de referência pela unidade solicitante.
Art. 7º A Seção de Elaboração de Editais analisará o projeto básico ou termo de referência e o encaminhará à aprovação da autoridade competente, devendo conter, no mínimo, os seguintes itens:
Idescrição do objeto;
IIjustificativa para a contratação, compreendendo:
a ) motivação da contratação;
b)objetivo a ser alcançado por meio da contratação;
c)benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação;
d)conexão entre a contratação e o planejamento estratégico do Conselho, que devem ser harmônicos;
e)indicação, comprovada e justificada, da necessidade de agrupamento dos itens em lotes, quando houver;
f)estudos acerca do impacto ambiental decorrente da contratação;
g)natureza dos serviços, se continuados ou não;
h)justificativa quanto à necessidade de contratação por dispensa ou inexigibilidade;
i)referência a estudos preliminares;
j)indicação quanto ao tipo de bem ou serviço a ser contratado para efeitos da legislação que rege o pregão; e
k)justificativa que relacione a demanda à quantidade a ser contratada, acompanhada dos critérios de medição utilizados, documentos e outros meios probatórios.
IIIdescrição detalhada dos serviços, das metodologias de trabalho e a definição da rotina de execução a ser adotada, incluindo:
a)local e horário de realização dos serviços;
b)dias e horários de funcionamento do CNJ;
c)frequência e periodicidade da prestação dos serviços;
d)ordem de execução, quando couber;
e)procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas, quando for o caso;
f)deveres e disciplina exigidos; e
g)identificação dos resultados esperados.
IVcronograma de realização dos serviços;
Vprevisão de vistoria dos locais da execução dos serviços, devidamente justificada, podendo tal exigência ser substituída pela divulgação de fotografias, plantas, desenhos técnicos e congêneres;
VIdefinição da unidade de medida utilizada para o tipo de serviço a ser contratado;
VIIprevisão da estimativa quanto aos valores de deslocamentos dos empregados da empresa contratada, nos casos em que a execução do serviço venha a ser prestada em local distinto do habitual;
VIIIelementos que quantifiquem os insumos e pessoal necessários à execução contratual;
IXdeveres da empresa contratada e do Conselho; e
Xprevisão da estimativa quanto aos valores referentes à realização de serviços em horas suplementares.
§ 1ºNa definição do objeto a ser contratado, são vedadas as especificações que:
Isejam restritivas e impliquem limitação da competitividade do certame, exceto quando tecnicamente justificadas pelo responsável pela elaboração do projeto básico ou termo de referência;
IIdirecionem ou favoreçam a contratação de uma empresa específica;
IIInão representem a real demanda do Conselho, não se admitindo especificações que sejam superiores às necessidades, exceto quando tecnicamente justificadas pelo responsável pela elaboração do projeto básico ou termo de referência; e
IVestejam defasadas tecnológica ou metodologicamente.
§ 2ºA definição do objeto da contratação será precisa, suficiente e clara.
Art. 8º O processo será autuado com o memorando que informa a contratação, devendo ser acompanhado de:
Iprojeto básico ou termo de referência;
IIdocumentos contendo os estudos sobre a viabilidade da contratação, plano de sustentação e análise de riscos, nos casos de contratação de tecnologia da informação;
IIIsituações que possam ensejar descumprimento do contrato para fins de aplicação de penalidades;
IVproposta de exigência de qualificação técnica das empresas licitantes, devendo apresentar justificativa para as exigências feitas; e
Vdocumento contendo os critérios técnicos de julgamento das propostas técnicas, no caso de contratações por meio de licitações do tipo técnica e preço.
Art. 9º Para fins de elaboração dos documentos a que se refere o inciso II do art. 8º, considera-se:
IAnálise de Viabilidade da Contratação: documento que demonstra a viabilidade técnica da contratação;
IIPlano de Sustentação: documento que contém as informações necessárias para garantir a continuidade do negócio durante e após a implantação da solução de tecnologia da informação, bem como após o encerramento do contrato; e
IIIAnálise de Riscos: documento que contém a descrição, a análise e o tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso nas fases da contratação.
§ 1ºNo documento alusivo à viabilidade da contratação deverão constar os seguintes elementos:
Idefinição e especificação dos requisitos:
a)de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagens de programação e interfaces;
b)de projeto e de implementação, que estabeleçam o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos e forma de gestão; e
c)de documentação e de implantação, que definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, conforme demanda apurada em levantamento de necessidades.
IIsoluções disponíveis no mercado;
IIIanálise de projetos similares realizados por outros órgãos ou entidades da Administração Pública;
IVidentificação das diferentes soluções que atendam aos requisitos, considerando:
a)a disponibilidade de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública;
b)as soluções existentes no Portal do Software Público Brasileiro;
c)a capacidade e as alternativas do mercado, inclusive quanto à existência de software livre ou software público;
d)a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico e Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico, no âmbito da Administração Pública, que visam assegurar a acessibilidade de serviços e sistemas de Governo Eletrônico, observada a legislação sobre o assunto;
e)a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICPBrasil, quando houver necessidade de utilização de certificação digital, observada a legislação sobre o assunto; e
f)a observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário, que disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.
Vescolha da solução de tecnologia da informação e justificativa da solução escolhida, que contemple, no mínimo:
a)descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da solução escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem;
b)alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos; e
c)identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade.
VIavaliação das necessidades de adequação do ambiente do
Tribunal ou Conselho para viabilizar a execução contratual, nos aspectos de:
a)infraestrutura tecnológica;
b)infraestrutura elétrica;
c)logística;
d)espaço físico;
e)mobiliário; e
f)outras que se apliquem.
VIIindicação da necessidade de capacitação de servidores, com carga horária e materiais didáticos;
VIIIindicação das normas legais com as quais a solução de tecnologia da informação deve estar em conformidade;
IXindicação da necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa, e de garantia técnica e o respectivo período;
Xindicação da formação e experiência profissional da equipe que projetará e implementará a solução de tecnologia da informação, com definição dos cursos acadêmicos e técnicos, e da natureza da experiência profissional exigida, bem como as respectivas formas de comprovação dessa experiência; e
XIindicação dos requisitos tecnológicos de metodologia de trabalho e de segurança da informação.
§ 2ºNo documento alusivo ao Plano de Sustentação deverão constar os seguintes elementos:
Iindicação dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio;
IIindicação sobre a continuidade do fornecimento da solução de tecnologia da informação em eventual interrupção contratual;
IIIindicação das atividades de transição contratual e encerramento do contrato, que incluem:
a)a entrega de versões finais dos produtos e da documentação;
b)a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução de tecnologia da informação;
c)regras para revogação de perfis de acesso e eliminação de caixas postais; e
d)regras para estratégia de independência do Conselho com relação à empresa contratada, que contemplará, pelo menos, a forma de transferência de conhecimento tecnológico e os direitos de propriedade intelectual e autorais da solução de tecnologia da informação sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos não vierem a pertencer ao Conselho.
§ 3ºNo documento alusivo à Análise de Riscos deverão constar os seguintes elementos:
Iidentificação dos principais riscos que possam fazer com que a solução de tecnologia da informação não alcance os resultados que atendam às necessidades da contratação;
IImensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado;
IIIdefinição das ações previstas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados a cada risco;
IVdefinição das ações de contingência, caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem; e
Vdefinição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.
§ 4ºOs processos de contratação de tecnologia da informação de âmbito nacional deverão ser submetidos à Comissão de Tecnologia da Informação e Infraestrutura do CNJ para apreciação.
Art. 10. O processo de contratação, instruído com a documentação pertinente a que se referem os artigos 8º e 9º, será encaminhado pela unidade demandante à Secretaria de Administração, para análise, no prazo indicado no planejamento das contratações a que se referem os artigos 3º e 4º desta Instrução Normativa.
§ 1ºA Secretaria de Controle Interno – SCI poderá promover análise do processo de contratação em qualquer fase de instrução do processo.
§ 2ºA nova versão do projeto básico ou termo de referência, elaborada pela Seção de Editais, será encaminhada à unidade demandante para apreciação.
§ 3ºEm caso de não aceitação das recomendações da SCI e da Seção de Editais, a unidade demandante apresentará as justificativas no prazo previsto no planejamento das contratações.
Art. 11. No processo de contratação deve constar o custo estimado, o qual conterá os valores máximos global e mensal, demonstrável por meio de:
Iplanilha de custos e formação de preços, que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos tópicos do projeto básico ou termo de referência, a fim de permitir a aferição da exequibilidade dos preços praticados;
IIpesquisa fundamentada dos preços praticados no mercado em contratações similares;
IIIadoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso; e
IVpesquisa em catálogos de fornecedores, em avaliações de contratos recentes ou vigentes, em valores adjudicados em licitações de outros órgãos públicos, em valores registrados em atas de Sistema de Registros de Preços – SPR e em analogias com contratações realizadas por empresas.
§ 1ºDevem ser desconsiderados os valores de quaisquer das fontes utilizadas para a estimativa de custo que, manifestamente, não representem a realidade do mercado.
§ 2ºPara fins de elaboração do custo estimado da contratação, não serão aceitas propostas procedentes de pessoas jurídicas integrantes de um mesmo grupo empresarial ou que não estejam regulares com:
Io Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
IIo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
IIIos tributos federais; e
IVa Justiça do Trabalho.
DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS